Forum Agile Verwaltung: Angebote für Zusammenarbeit zwischen Verwaltungen - Starttermin

organisiert durch Forum Agile Verwaltung e. V.

Beginn: Donnerstag, 06.05.2021 um 16:00

Ende: Donnerstag, 06.05.2021 um 17:30

  • Details zum Event

    Viele Verwaltungen stoßen - gerade auch im Rahmen von Digitalisierungsprojekten - auf ähnliche Herausforderungen. Eigentlich würde es sich anbieten, diese Aufgaben gemeinsam anzugehen, um Lösungen schneller und vor allem besser zu erarbeiten. Aber uneigentlich passiert es dann doch praktisch nie, und entweder laboriert jede Projektgruppe isoliert vor sich hin oder sie versucht, Lösungen "von der Stange" einzukaufen. Also z.B. einfach eine Software einzuführen, die vom jeweiligen Rechenzentrum des Bundeslandes empfohlen wird und die verspricht, die Mühe der Erarbeitung eines eigenen Anforderungskatalogs zu ersparen.


    Seitens des Forums Agile Verwaltung haben wir mehrere Versuche unternommen, kooperative Plattformen anzubieten und in entsprechende Gruppen einzuladen. Diese Versuche waren nicht von Erfolg gekrönt, zumindest nicht bis Sommer 2020. Dann gründete sich auf einmal eine "Arbeitsgruppe Hochschul-Aktenplan" - und die arbeitete erfolgreich. Und möchten die dort gefundene Arbeitsweise als Rahmenmodell nehmen, um auch andere Problemstellungen gemeinsam anzugehen.

    Im vorliegenden Starttermin möchten wir diese Arbeitsweise vorstellen. Ihre Erfolgsfaktoren waren vor allem:

    • Klares Ziel. Gemeinsame Hinarbeit auf ein fest umrissenes Produkt hin ohne Perfektionsanspruch.
    • Überschaubarer Zeitrahmen von 3-6 Monaten.
    • Kein unbegrenztes Commitment der Beteiligten, sondern ein individuell eingrenzbares Zeitbudget, das aufgewendet werden musste.
    • Das Gefühl der Teilnehmenden, schnell erhebliches Wissen aufzubauen.
    • Sehr positives Teamgefühl ein. Es gibt für Menschen fast nichts Motivierenderes, als in einem selbstorganisierten Team - weitgehend ohne Konkurrenzgebaren - entspannt und gelöst auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten.

    Wir sehen verschiedene Themen, für die diese Arbeitsweise auch spannend sein kann:

    1. Für Kommunalverwaltungen: einen verwaltungsspezifischen prozessorientierten und damit "wirklich E-Akten-fähigen" Aktenplan erstellen (bzw. einen vorhandenen Aktenplan wie KGSt, EAPl, Boorberg... anpassen).
    2. Eine digitale Muster-Bauakte für das Gebäudemanagement und seine E-Akten aufbauen.
    3. Erfolgsfaktoren für DMS-/E-Akten-Projekte erarbeiten. Insbesondere Anwender-Beteiligung, Aufbrechen der Silostrukturen etc.
    4. Wie kann man Enaio gut customizen? Man kann aus Enaio sehr viel mehr herausholen, als die Berater von Optimal Systems oder der Rechenzentren wissen. Eine Zusammenstellung von good practices kann die Anwenderakzeptanz erhöhen. (Kann man natürlich auch für andere Produkte wie d.3 usw. machen.)

    Das sind nur erste Ideen. Die Teilnehmer:innen sind herzlich eingeladen, weitere Themen einzubringen, die ihnen am Herzen liegen.

    Am Ende dieser ersten Konferenz soll geschaut werden, für welche Themen es genügend Interessent:innen gibt, um dazu eine Arbeitsgruppe zu eröffnen

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