Der erste Eindruck zählt: Optimieren Sie Ihren Einlass

Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck. Und der erste Eindruck fängt für Ihre Teilnehmer direkt beim Einlass an. Es ist deshalb entscheidend, dass bereits zu Beginn der Veranstaltung ein reibungsloser Ablauf garantiert wird. Wie Sie Ihren Einlass-Prozess effektiv gestalten und welche Vorteile diese Aspekte mit sich bringen, haben wir hier für Sie zusammengefasst.

Ticketshop Blog

Der Einlass beginnt nicht erst beim Event selbst: Mit der richtigen Eventorganisation können Sie bereits im Vorfeld sicherstellen, dass Ihr Einlass reibungslos verläuft. Hier empfiehlt sich die Erstellung eines Online-Ticketshops. Eine Ticketing-Lösung  gibt Ihnen die Möglichkeit, durch Echtzeit-Statistiken stets einen Überblick über Ihre Teilnehmer und Ticket-Verkaufszahlen zu behalten. Zudem können Sie Ihren Teilnehmern bereits im Vorfeld Tickets und Badges zukommen lassen, die beim Einlass vorgezeigt werden. Somit verhindern Sie lange Warteschlangen beim Einlass.

Egal, ob Sie Barcodes oder QR-Codes für Ihren Check-In benutzen – durch den Ticket-Scan garantieren Sie Ihren Teilnehmern einen schnelleren Einlass. Dabei ist es unerheblich, ob der Teilnehmer ein vorausgedrucktes Ticket mitbringt oder ob der Scan mobil über sein Smartphone erfolgt.

Unser Tipp: Machen Sie die Wahl zwischen Barcode und QR-Code von der Ticket-Art, die Sie anbieten, abhängig. Barcodes lassen sich beispielsweise schwieriger über das Display eines Smartphones ablesen, weshalb sich bei mobilen E-Tickets eher ein QR-Code anbietet.

Die Anschaffung eines Scanners ist Ihnen zu kostenintensiv? Dann empfehlen wir Ihnen das Scannen über eine App. Nach dem Herunterladen der App können Sie die Tickets bequem über die Kamera Ihres Smartphones scannen. Dies hat einen ähnlichen Effekt wie mit einem Barcode oder QR-Code Scanner, erfordert aber weniger Equipment.

Einlass App BlogNeben einem schnelleren Einlass verspricht das Scannen der Tickets auch mehr Sicherheit bei der Datenerfassung, denn die Tickets werden professionell überprüft und entwertet. Dies hilft Ihnen, die lästige Namenssuche am Empfang zu vermeiden, und garantiert Ihnen, dass die richtigen Besucher den Zugang zu Ihrer Veranstaltung finden.

Denken Sie beim Einlassmanagement auch an sich als Veranstalter. Das Scannen ermöglicht Ihnen eine automatisierte und digitale Teilnehmerverwaltung, wodurch Sie beispielsweise in Echtzeit verfolgen können, welcher der vorab angemeldeten Teilnehmer tatsächlich erschienen ist.

Nutzen Sie Ihre gewonnenen Daten auch zur Datenauswertung nach der Veranstaltung:

• Wer hat sich für das Event angemeldet?
• Wer ist wirklich erschienen?
• Wie lange hat der Einlass-Prozess gedauert?

Die digitale Erfassung der Teilnehmerdaten gibt Ihnen einen Überblick über den gesamten Einlass-Prozess und gewährleistet Transparenz durch eine tabellarische oder grafische Dokumentation.

Der Markt bietet eine Vielzahl an Angeboten zu Apps, Scannern oder auch Produkt-Kombinationen, mit denen Sie diese Vorteile nutzen und Ihren Einlass optimieren können. Je nach Veranstaltung und Teilnehmerumfang variieren auch die Ansprüche an das Einlassmanagement. Wir empfehlen Ihnen deshalb, Ihr Einlassmanagement nicht zu standardisieren, sondern immer individuell an Ihre Veranstaltungsart und Teilnehmergröße anzupassen.

Antje Schwuchow

Antje Schwuchow

PR Manager bei XING Events GmbH
Bereits seit vielen Jahren ist sie in den Bereichen PR und Marketing unterwegs. Zunächst arbeitete sie lange Zeit in Bonn auf Agenturseite für Kunden aus den verschiedensten Branchen – angefangen beim Outdoorbereich über die Themen Fitness und Gesundheit bis hin zu diversen Bundesministerien. Danach führte sie ihr Weg nach München, wo sie auf die Unternehmensseite sowie in den Finanz- und Kreuzfahrtenbereich wechselte. Mit der digitalen Eventbranche schlägt sie bei XING Events ein neues Kapitel auf.
Antje Schwuchow

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