Event-Controlling

Mit effizientem Controlling zu einer erfolgreichen online Eventmanagement

Die Erfolgsmessung ist in vielen Bereichen Gang und Gebe. Dass man sie auch für das eigene Event effektiv anwenden kann, ist noch nicht selbstverständlich. Dabei kann diese Messung ein entscheidender Faktor für Ihren Event Erfolg sein. Wir empfehlen Ihnen deshalb, sie gezielt in die Veranstaltungsplanung zu integrieren. Mit den folgenden Tipps geben wir Ihnen geeignete Hilfsmittel an die Hand, damit Sie bei Ihrem den Erfolg mit unserer Eventmanagement Software im Blick haben.

 

Stellen Sie sich bei Ihrer Eventorganisation zunächst drei Fragen und nutzen Sie diese auch als Leitpfaden in der Planungsphase vor dem Event:

 

Was sind meine Ziele mit dem Event?

Ihre Event-Ziele zu kennen, dient Ihnen als Leitpfaden, um die Messinstrumente zu definieren. Hier spielen sowohl emotionale als auch auch informative Aspekte eine Rolle.

  • Durch die Schaffung von Emotionen hinterlassen Sie als Veranstalter einen bleibenden Eindruck bei Ihren Teilnehmern. Hierdurch pflegen Sie letztendlich Ihr Image oder festigen Ihre Botschaft zum Event oder Ihrer Marke.
  • Mit informativen Inhalten bei Ihrem Event geben Sie Ihren Teilnehmern einen Mehrwert und präsentieren sich gleichzeitig als Experte, was wiederum förderlich für Ihre Imagepflege ist.
  • Steigern Sie dadurch auch den Anreiz Ihrer Teilnehmer, das Event oder auch die vorgestellte Produkte an andere Kontakte weiterzuempfehlen.
  • Zum Schluss steht die Aktion als Ziel: Ihre Teilnehmer wenden ihr gewonnenes Wissen an (nach Informationsveranstaltungen), kaufen Ihr Produkt oder interessieren sich für Ihren Service (bei verkaufsfördernden Veranstaltungen).

Woran werden diese Ziele gemessen?

Mit der Definition von Zielgrößen können Sie die Messergebnisse wiederum einordnen und in einen Kontext bringen. Sie dienen also als Basis und Richtlinie zur Evaluation. Diese können Sie bei null ansetzen oder aber vorher in Worten und Zahlen definieren. Anschließend können Sie Ihre Messergebnisse damit abgleichen.

Wie sehen die Messinstrumente für diese Ziele aus?

  • Für quantitative Ergebnisse wie Ticketverkäufe, erschienene Teilnehmer oder Ticketeinnahmen bietet sich beispielsweise ein Ticketing-Tool an, das Ihnen genaue Statistiken über diese Informationen liefert. Auch Ihr Einlassmanagement beeinflusst Ihr Messverfahren: Mit speziellen Apps für den Einlass können Sie beispielsweise in Echtzeit nachverfolgen, wer tatsächlich zu Ihrem Event erscheint.
  • Zur Evaluation von Emotionen und Eindrücken eignen sich vor allem Umfragen – sowohl verbale als auch non-verbale. Diese können Sie während des Events über direkte Ansprache machen oder aber auch danach durch Online-Befragungen. Auch Beobachtungen vor Ort, wie z.B. die Verweildauer der Besucher an Messeständen, können Ihnen Aufschluss über das Interesse der Teilnehmer geben. Hier können Sie auch die Zufriedenheit Ihrer Teilnehmer in Bezug auf Ihr Event-Angebot analysieren: War das Programm gut strukturiert? Wurden die Inhalte ansprechend vermittelt? Gab es genug Netzwerk-Möglichkeiten?

Nachdem Sie diesen Plan erstellt haben, geht es darum, die Messungen während des Events und/oder nach dem Event vorzunehmen und anschließend auszuwerten. Nutzen Sie diese Ergebnisse auch als Steuerung für Ihre zukünftigen Events:

  • Welche Ziele wurden wie erreicht?
  • Wie kann die Event-Organisation und -Durchführung optimiert werden, damit sich der Ist-Zustand an die Zielgrößen annähert?
  • Welche Anpassungen bei der Erfolgsmessung des Events sollten gemacht werden?

Mit ein paar prinzipiellen Aspekten und Vorbereitungen können Sie aus Ihrem Event-Controlling ein greifbares Instrument machen. Es wird Ihnen Aufschluss darüber geben, wie Ihr Event bei Ihren Besuchern aufgenommen wurde und bietet Ihnen eine Messgrundlage für zukünftige Veranstaltungen. Hierdurch haben Sie die Möglichkeit, Ihre Events in Zukunft noch spezifischer zu optimieren und haben den Erfolg Ihrer Events immer im Blick.

Antje Schwuchow

Antje Schwuchow

PR Manager bei XING Events GmbH
Bereits seit vielen Jahren ist sie in den Bereichen PR und Marketing unterwegs. Zunächst arbeitete sie lange Zeit in Bonn auf Agenturseite für Kunden aus den verschiedensten Branchen – angefangen beim Outdoorbereich über die Themen Fitness und Gesundheit bis hin zu diversen Bundesministerien. Danach führte sie ihr Weg nach München, wo sie auf die Unternehmensseite sowie in den Finanz- und Kreuzfahrtenbereich wechselte. Mit der digitalen Eventbranche schlägt sie bei XING Events ein neues Kapitel auf.
Antje Schwuchow

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