Event-Software

7 Gründe, eine Event Software zu nutzen

Der Markt an Event-Systemen boomt, was nicht zuletzt an der rasant fortschreitenden Technologie liegt. Für Veranstalter bedeutet dies mehr Möglichkeiten bei der Eventplanung und ein einfacheres Handling des Registrierungsprozesses.  Welche genauen Vorteile eine Eventmanagement Software mit sich bringt und wie Sie dabei Ihre gesamte Eventplanung effizient gestalten, haben wir im Folgenden als Hilfestellung für Sie zusammengefasst.

Bevor es für Sie an die Auswahl eines Systems geht, sollten Sie im ersten Schritt Ihre individuellen Anforderungen  an die Event- Software definieren. Aus den Anforderungen lässt sich letztendlich die Wahl für ein System leichter ableiten.

Stellen Sie sich dabei folgende Fragen:

  • Um welche Veranstaltungsart handelt es sich?
  • Wie groß ist Ihre Veranstaltung? Wie viele Teilnehmer erwarten Sie?
  • Wie viele Ticket-Kategorien bieten Sie an?
  • Wie aufwendig soll Ihre Vermarktung im Vorfeld sein? Und soll die Vermarktung Bestandteil der Event-Management-Software sein?
  • Welche Event-Daten möchten Sie aus dem Tool ziehen?

Je nach Komplexität der Veranstaltung variieren auch die Anforderungen an das Tool. Auch die individuelle Note, die ein Event haben soll, um im Gedächtnis der Teilnhmer zu bleiben, hat Einfluss auf die Wahl und den Nutzen einer Event-Software. Obwohl viele Veranstalter bereits einen eingespielten Rhythmus in Bezug auf die Eventorganisation haben, bietet ein externer Dienstleister generell viele Lösungen für die oben stehenden Fragen.

Wir stellen Ihnen 7 Gründe vor, warum Sie sich für ein Event-System entscheiden sollten:

1.) Online-Registrierung: Mit einer Event-Software erleichtern Sie die Registrierung für Ihre Teilnehmer. Eine Online-Registrierung  gestaltet den Ticket-Kauf nicht nur transparenter, sondern bietet den potenziellen Teilnehmern im Optimalfall auch unterschiedliche Bezahlarten. Der Bezahlprozess wird dadurch flexibler für Ihre Teilnehmer gestaltet. Da die Bezahlung meist über den externen Anbieter läuft,  sparen Sie als Veranstalter zusätzlichen Aufwand.

2.) Event-Kommunikation: Ein Event muss auch die richtigen Personen erreichen. Integrierte Vermarktungs-Tools in der Event-Software, wie z.B. die Möglichkeit E-Mail-Kampagnen durchzuführen, erleichtern Ihnen die Kommunikation mit Ihren Teilnehmern sowohl vor als auch nach dem Event. Mit einer Anbindung Ihres Ticketshops an Social-Media-Kanäle  können Sie Ihre Sichtbarkeit zusätzlich online steigern und noch mehr potenzielle Teilnehmer erreichen.

3.) Interaktion in den Social-Media-Kanälen: Die Integration Ihres Events bzw. Ihres Ticketshops in Social-Media-Kanäle ist heutzutage kaum mehr wegzudenken. Neben der höheren Sichtbarkeit für Ihr Event bietet die Integration auch die Möglichkeit, mit Ihren potenziellen Teilnehmern in allen drei Phasen des Events zu interagieren und sie zu Feedback und Gesprächen zu aktivieren. Darüber hinaus können sich Ihre Teilnehmer bereits vor dem Event vernetzen und sich über interessante Themen Ihres Events austauschen.

4.) Eine Event-Software erleichtert den Einlass: Vor allem bei größeren Veranstaltungen macht dies Sinn. Mit einer App scannen Sie die Tickets Ihrer Teilnehmer bequem per Smartphone oder Barcode-Scanner am Empfang. Lästige Papierlisten gehören damit der Vergangenheit an und Ihr Einlass geht schneller, was wiederum Ihre Teilnehmerzufriedenheit steigert.

5.) Übersichtliches Event-Controlling: Damit Ihr Event-Erfolg auch gemessen werden kann, sollte die Event-Software eine adäquate Datenverwaltung  zur Verfügung stellen. Dabei sollten nicht nur alle wichtigen Daten über Ihre Teilnehmer, sondern auch zum Ticket-Kauf und zu Ihrem Vermarktungserfolg verfügbar sein. Hierdurch haben Sie alle notwendigen Daten immer Blick und können je nach Ergebnis Ihre Event-Strategie anpassen. Durch das vereinfachte Teilnehmermanagement können Sie auch nach dem Event ohne komplizierte Excel-Listen Kontakt mit Ihren Teilnehmern halten und beispielsweise für Event-Umfragen nutzen.

6.) Integration in Ihr eigenes CRM-System: Über eine Event-Software können Sie gewonnene Teilnehmer- und Eventdaten in Ihr eigenes CRM-System überführen. So haben Sie auf der einen Seite ein Tool zur Hand, um die Daten zu generieren, und auf der anderen Seite können Sie diese Daten für Ihre weitere Event-Auswertung und -Kommunikation nutzen.

7.) Ein kompetentes Support-Team als Unterstützung: Mit einem externen Dienstleister haben Sie auch ein erfahrenes Support-Team an der Seite, das Sie bei der Nutzung der Software betreut und berät. Für Sie bedeutet dies wiederum weniger Aufwand bei der Nutzung des Tools sodass Sie sich auf die weitere Organisation Ihres Events konzentrieren können.

Eine Event- Software kann Ihnen viel Arbeitsaufwand ersparen. Dabei spielt es keine Rolle, wie viele Funktionen dieser Systeme Sie nutzen. Bei den meisten Tools lassen sich individuelle Anpassungen machen, die speziell auf Ihre Veranstaltung abgestimmt sind. Somit können Sie die beste Kombination für Ihr Event zusammenstellen.

Antje Schwuchow

Antje Schwuchow

PR Manager bei XING Events GmbH
Bereits seit vielen Jahren ist sie in den Bereichen PR und Marketing unterwegs. Zunächst arbeitete sie lange Zeit in Bonn auf Agenturseite für Kunden aus den verschiedensten Branchen – angefangen beim Outdoorbereich über die Themen Fitness und Gesundheit bis hin zu diversen Bundesministerien. Danach führte sie ihr Weg nach München, wo sie auf die Unternehmensseite sowie in den Finanz- und Kreuzfahrtenbereich wechselte. Mit der digitalen Eventbranche schlägt sie bei XING Events ein neues Kapitel auf.
Antje Schwuchow

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