5 Gründe für ein Abendprogramm in Ihrer Event Planung

Ein Event lebt von seiner Agenda. Warum teilnehmen, wenn mich die Inhalte der Vorträge nicht weiterbringen, oder? Die Agenda hört bei den meisten Veranstaltungen nach dem letzten Vortrag aber nicht auf. Abendveranstaltung, VIP-Lounge, After-Conference-Party – egal, welche Bezeichnung sie tragen. Veranstalter integrieren die „Party danach“ immer häufiger in ihre Events und machen sie zum Teil der Agenda. Warum die Abendveranstaltungen wichtig für Ihre Teilnehmerzufriedenheit sind und Sie nicht drauf verzichten sollten,  zeigen Ihnen diese 5 Punkte.

  1. Ja, Netzwerken auf einer Business Veranstaltung ist zum täglich Brot geworden. Meistens passiert dies allerdings im Rahmen des offiziellen Veranstaltungsteils und wird wirkt dadurch eher steif. Ein passendes Abendprogrmm sorgt für eine lockere Atmosphäre und wirkt ungezwungener.
  2. Die lockere Atmosphäre dient zum Aufbau engerer Kontakte. Hier sollte nicht die Masse im Vordergrund stehen. Es geht eher um die Intensivierung von geschäftlichen Beziehungen, die bereits während der Veranstaltung geschlossen wurden. Warum? Engerer Austausch bedeutet für Ihre Teilnehmer zugleich, dass aus flüchtigen Kontakten potenzielle Geschäftspartner werden können.  Teilnehmer können so inhaltlich intensiver in die Materie einsteigen, was den Weg für Gespräche nach dem Event ebnet.
  3. Für Ihre Teilnehmer sind solche After-Event-Veranstaltungen eine gute Möglichkeit, Gleichgesinnte zu treffen. So können sie sich in vivo kennenlernen und ihre Geschäftsbeziehung vertiefen. Dieser persönliche Austausch bietet außerdem ein geeignetes Forum, um sich über Best Practices auszutauschen und so gegenseitig zu unterstützen.
  4. Kontakte können zu Leads werden. Bei einem engeren Austausch sprechen die Gesprächsteilnehmer für gewöhnlich detaillierter über den Berufsalltag und momentane Probleme. Bei tiefer gehenden Gesprächen kann herausgefunden werden, ob evtl. das Unternehmen des Gesprächspartners eine Lösung hierfür anbietet. So entsteht bei Interesse direkt eine Zusammenarbeit auf Ihrem Event.
  5. Wie profitieren Sie als Veranstalter von dem engeren Teilnehmerkontakt? Sie können selbst aktiv in der Menge werden und den Kontakt zu Ihren Teilnehmern festigen. Denken Sie dran: Ihre diesjährigen Teilnehmer sind potenzielle Teilnehmer im nächsten Jahr. Durch die eigene Interaktion mit den Gästen können Sie direkt beobachten, wie zufrieden sie sind und können direkt deren Feedback einholen.
    Zudem stärken Sie als Veranstalter Ihre eigene Marke und Ihr Image. Mit einer Abendveranstaltung betonen Sie, dass Ihnen der Austausch Ihrer Teilnehmer wichtig ist und dass Sie wert auf eine Bindung über die eigentliche Veranstaltung hinaus legen.

Antje Schwuchow

PR Manager bei XING Events GmbH
Bereits seit vielen Jahren ist sie in den Bereichen PR und Marketing unterwegs. Zunächst arbeitete sie lange Zeit in Bonn auf Agenturseite für Kunden aus den verschiedensten Branchen – angefangen beim Outdoorbereich über die Themen Fitness und Gesundheit bis hin zu diversen Bundesministerien. Danach führte sie ihr Weg nach München, wo sie auf die Unternehmensseite sowie in den Finanz- und Kreuzfahrtenbereich wechselte. Mit der digitalen Eventbranche schlägt sie bei XING Events ein neues Kapitel auf.
Antje Schwuchow

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