Anforderungen der Teilnehmer

Teilnehmeranforderungen gerecht werden: Warum ist Eventmanagement wichtig?

Mit dem Wandel der Technologie verändern sich auch die Bedürfnisse der Teilnehmer. Die Teilnehmer heutzutage wollen sich vernetzen, sie legen Wert auf neue Technologien und wollen Inhalte über Social-Media-Kanäle teilen. Wie Sie den Anforderungen der Teilnehmer gerecht werden, erfahren Sie in diesen 5 Tipps zum Thema Eventmanagement Software.

Vor dem Event:

1. Vorfreude erzeugen

Versuchen Sie Vorfreude auf die Veranstaltung zu erzeugen. Dies können Sie schaffen, in dem Sie zuvor schon Programminhalte veröffentlichen und nach und nach Sprecher bekannt geben. So verraten Sie nicht alles gleich zu Beginn und geraten bei Ihren potenziellen Besuchern nicht in Vergessenheit. Tipp: Veröffentlichen Sie Umfragen auf der Eventwebsite oder in Ihrer Event-App und lassen Sie so Ihre Teilnehmer die Programminhalte mitgestalten. Dies gibt ihnen das Gefühl das Sie und Ihre Meinung geschätzt werden.

2. Event-App

Die Event-App sollte den Besuchern dabei helfen, sich schon vor dem Event bestmöglich vorzubereiten und sich auf dem Event zurechtzufinden.
Zusätzliche Funktionen wie ein Terminkalender für die Zusammenstellung des eigenen Programms, Informationen zu der Veranstaltung und die Option Notizen anzulegen, gehören dazu. Außerdem können Sie direkt in die Event-App Share-Buttons für Social-Media-Kanäle einbauen und so das Teilen Ihrer Inhalte vereinfachen.

Während des Events:

3. Informationen bereitstellen (Komfort)Networking

Zum Komfort gehören längst nicht nur gutes Essen und eine schöne Location. Heutzutage wird auch erwartet, dass Sie den neuesten Stand der Technik nutzen. Nachdem das Programm auf Ihrer Eventwebsite also vorab schon zu sehen war, sollten Sie auch während der Veranstaltung zugriff darauf gewähren. Geben Sie den Besuchern die Möglichkeit sich die Programmbroschüre auf ihre mobilen Endgeräte zu laden. Auch die Präsentationen der Sprecher sollten für jeden zum Download bereitstehen damit sich die Zuhörer eigene Notizen zu den Vorträgen ergänzen können. Um allen Teilnehmern jederzeit Zugriff auf all Ihre Features zu ermöglichen, sollten Sie sicherstellen, dass diesen freies WLAN und genügend Ladestationen zur Verfügung stehen. Außerdem sollte es die Möglichkeit geben Videoaufnahme und Fotos zu machen, sowohl für sich als auch zum Teilen mit anderen. Dazu sollten Sie Content schaffen, der gerne fotografiert und geteilt wird. Dafür eignen sich besonders Twitter-Walls und Photobooth- Boxen.

4. Vernetzung

Auf Ihrer Veranstaltung sollten überall Kontaktmöglichkeiten zur Vernetzung der Teilnehmer geschaffen werden. Achten Sie darauf, dass dies sowohl face-to-face durch beispielsweise Workshops als auch digital über Facebook oder XING-Gruppen, LinkedIn, Twitter oder Instagram stattfindet.
Tipp: Twitter-Walls eignen sich besonders gut zum Netzwerken. Teilnehmer twittern zu einem bestimmten Thema und finden so Gemeinsamkeiten. Die Interaktion mit anderen findet vorwiegend digital statt, was vielen die Hemmungen nimmt sich aktiv an Themen zu beteiligen. Viele der Teilnehmer verabreden sich aber auch zu einem Treffen vor Ort.

5. Einzigartigkeit

Die Erwartungen an eine Veranstaltung sind heutzutage größer, da vieles schon gesehen und erlebt wurde. Versuchen Sie ein Event zu planen, dass Erlebnisse schafft und über das geredet wird indem Sie Ihre Besucher überraschen. Dazu können Sie die moderne Technologie gezielt einsetzen. Bauen Sie zum Beispiel eine Art Messanger in Ihre Event-App ein: Teilnehmer können sich für das Event anmelden, sehen andere Teilnehmer und können Kontakt mit diesen aufnehmen.
Die Programminhalte, die Location, das Catering sowie zusätzliche Angebote wie zum Beispiel eine Social-Media-Wall gehören zu den wichtigen Dingen die einzigartige Erlebnisse schaffen können. Versuchen Sie also auf jede Kleinigkeit zu achten und schaffen Sie so ein Erlebnis, das gerne geteilt und wovon anderen gerne erzählt wird.

Antje Schwuchow

Antje Schwuchow

PR Manager bei XING Events GmbH
Bereits seit vielen Jahren ist sie in den Bereichen PR und Marketing unterwegs. Zunächst arbeitete sie lange Zeit in Bonn auf Agenturseite für Kunden aus den verschiedensten Branchen – angefangen beim Outdoorbereich über die Themen Fitness und Gesundheit bis hin zu diversen Bundesministerien. Danach führte sie ihr Weg nach München, wo sie auf die Unternehmensseite sowie in den Finanz- und Kreuzfahrtenbereich wechselte. Mit der digitalen Eventbranche schlägt sie bei XING Events ein neues Kapitel auf.
Antje Schwuchow

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