Rosige Aussichten: Wie Sie diese 5 typischen Fehler im Eventmanagement vermeiden

Jeder Mensch macht Fehler – ja, selbst ein erfahrener Event-Profi. Das kommt natürlich nicht von ungefähr, denn die Organisation eines Events ist oft komplexer, als man im Vorfeld annimmt. Nicht nur die Vorbereitung erfordert von Ihnen und Ihrem Team jede Menge Professionalität und Know-how, auch die Durchführung und die Nachbereitung stellen Hürden dar, die geradezu danach schreien, über sie zu stolpern. Da Sie als Eventmanager dennoch Überblick über die komplexe Situation bewahren müssen, kann es natürlich sein, dass Ihnen dabei doch einmal Missgeschicke und Fehler unterlaufen. Dann sollten Sie ganz nach dem Motto „hinfallen, aufstehen, Veranstalter-Krone richten, weitergehen“ handeln.

 

Damit das Weitergehen in Zukunft noch besser klappt, erinnern wir Sie an typische Veranstalter-Fehler und geben Ihnen Tipps, wie Sie diese in Zukunft ganz einfach vermeiden können:

 

1.  „Ach das kann bis morgen warten!“

…kann es das wirklich? Wie auch schon das Wort “Event-Planung” verrät, ist jede Sekunde beim Organisieren einer Veranstaltung verplant. Insbesondere wichtige Entscheidungen, die maßgeblich über den Verlauf der Event-Planung entscheiden, sollten nicht kurz vor der Veranstaltung getroffen werden. Denn Sie werden am besten wissen, dass eingerechnete Zeit-Puffer irgendwann aufgebraucht sind. Um genau solche Situationen vermeiden zu können, sollten Sie regelmäßige Meetings einplanen, in denen Sie wichtige Entscheidungen gemeinsam mit Ihrem Team treffen. Kontrollieren Sie stets, ob die getroffenen Entscheidungen auch umgesetzt wurden, damit Ihre Planung reibungslos weiterlaufen kann.

 

 

2. Mehr ist mehr!

Diesen Fehler machen leider immer noch viele Event-Veranstalter: Zu viel bieten. Was gut gemeint ist, kann aber im Endeffekt nach hinten losgehen. Selbstverständlich wollen Sie als Veranstalter mit einem umfangreichen und exklusiven Programm punkten, da es das Aushängeschild für Ihr Event ist. Aber: Überfluten Sie Ihre Teilnehmer nicht mit Informationen! Ein eintägiges Event beispielsweise fordert von den Teilnehmern ständige Aufmerksamkeit. Geben Sie den Teilnehmern genug Zeit zum Netzwerken und verzichten Sie dafür lieber auf den einen oder anderen Speaker. Vor allem wenn Seminare zum aktiven Mitmachen geboten werden, sollten Sie längere Pausen einplanen. In diesem Fall gilt klassicherweise: Weniger ist mehr.

 

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3.  An den falschen Stellen sparen

Auf leeren Magen lässt es sich schwer denken. Das trifft auch auf Ihr Event zu. Zwar ist das Programm mit guten Speakern das weitaus Wichtigste auf Ihrer Veranstaltung, aber auch das Catering sollten Sie nicht außer Acht lassen. Denn auch die weltbeste Veranstaltungs-Agenda bekommt nicht die gewünschte Aufmerksamkeit, wenn sie an ein hungriges Publikum gerichtet ist.

 

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Ähnlich verhält es sich bei der Auswahl der Location: Die perfekte Event-Location zu finden, ist eine Aufgabe für sich. Dies kostet Sie neben Ihrer wertvollen Zeit in den meisten Fällen auch sehr viel Geld. Da der Ausrichtungsort aber maßgeblich über den Erfolg oder Misserfolg Ihrer Veranstaltung entscheidet, sollten Sie hier von Anfang an genug Budget einplanen.

 

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Fazit: Neben dem Hauptpgrogramm tragen das Essen, die Location und viele kleine Details zu einem positiven Gesamteindruck jeder Veranstaltung bei. Versetzen Sie sich als Veranstalter bei der Planung in die Lage der Teilnehmer und gehen Sie auf die Bedürfnisse dieser ein!

 

4.  Event’s over – I’m out! 

Ein weiterer Fehler, den noch allzu viele Veranstalter machen: Die Nachbereitung eines Events vernachlässigen. Denn die Nachbereitung eines Events ist mindestens genauso wichtig wie das Event selbst. Um den Web-Traffic Ihrer Event-Website auch nach dem Event aufrechtzuhalten, ist es zum Beispiel nützlich, einen Recap auf dem eigenen Blog zu posten. Dies kann ein Video, eine Fotostrecke zum Event oder Interviews mit Rednern und Teilnehmern sein. So bekommen auch Nicht-Teilnehmer des Events alle wichtigen Informationen und exklusive Einblicke in die vergangene Veranstaltung.

 

Tipp: Legen Sie einen #Hashtag für Ihre Veranstaltung fest und animieren Sie die Besucher diesen auf Social Media zu nutzen! So werden auch andere an Veranstaltungen dieser Art Interessierte auf Sie und Ihr Event aufmerksam.

 

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5.  Hilfe – Ich sag es ab!

Event-Veranstalter sind Perfektionisten. Klar ist also, dass Ihr Event bis in das letzte Detail durchgeplant ist. Wenn Ihr wertvollster Gast doch noch absagt oder Ihnen das Wetter bei Ihrer Outdoor-Veranstaltung einen Strich durch die Rechnung macht, haben Sie nicht nur einen Plan B, sondern einen Plan C. Auch in Ihrem Kopf sind Sie schon alle Worst-Case-Szenarien mindestens zweimal durchgegangen und wissen, wie Sie im Fall aller Fälle handeln werden. Dennoch: Einige Dinge können Sie im Vorfeld nur schwer abschätzen oder gar nicht vorhersagen. Lassen Sie sich dann nicht aus der Ruhe bringen!

 

Um möglichst gut auf Probleme vorbereitet zu sein, ist es wichtig, dass Sie auch mit Ihrem Team potentielle Probleme im Vorfeld einmal durchgehen und mit ihnen Verantwortlichkeiten abklären. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, in Problem-Situationen während der Veranstaltung ruhig zu handeln und das Beste daraus zu machen. Im Idealfall werden die Teilnehmer kleine Fauxpas gar nicht erst mitbekommen.

 

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Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrem nächsten Event!

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Theresa Braun

Theresa Braun

Theresa Braun ist eigentlich Studentin aus Thüringen, wo sie ihren Bachelor im Bereich der angewandten Medien- und Kommunikationswissenschaft absolviert. Um Teil des Marketing-Teams von XING Events zu werden, zog sie nach München – die ihrer Meinung nach schönste Stadt Deutschlands.
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