So geht Teilnehmermanagement auf die leichte Art – Interview mit Philipp Löhmann (Social Media Week Hamburg)

Teilnehmer sind das höchste Gut bei einer Veranstaltung. Soweit nichts Neues. Aber wie stellt man sicher, dass Teilnehmer zufrieden mit der eigenen Veranstaltung sind? Auf diese Frage ist die Antwort nicht immer so offensichtlich. Die Social Media Week Hamburg ist in dieser Hinsicht bei der diesjährigen Veranstaltung einen Schritt weitergekommen. Was die Grippewelle mit gutem Teilnehmermanagement zu tun hat, verrät Ihnen unser Interview mit Philipp Löhmann, Projektleiter bei der Social Media Week Hamburg.

 

Hallo Herr Löhmann, schön, dass Sie sich Zeit für unser Interview genommen haben. Starten wir doch zur Aufwärmung mit einer kurzen Vorstellung. Wer sind Sie und welche Aufgabe haben Sie bei der Social Media Week Hamburg?

Ich bin Junior Projektmanager bei der Agentur hi-life, welche mittlerweile im siebten Jahr die SMWHH organisiert und durchführt. Für mich selbst ist es mittlerweile die dritte SMWHH. Vor, während und nach der Veranstaltung bin ich verantwortlich für die Bereiche Online-Kommunikation und Ticketing und betreue neben den Social-Media-Kanälen auch unsere Website.

 

Wo es Social Media gibt, da sind Hashtags nicht weit. Wie würden Sie die diesjährige SMWHH in drei Hashtags beschreiben?

#trexhype

#influenza

#sitzplatztinder

 

Dieses Jahr stand die SMWHH wieder ganz im Zeichen der Digitalisierung. Social Media an sich ist ja ein Vorreiter dieses Trends, die Eventbranche zieht hier Schritt für Schritt nach. Inwiefern haben sich digitale Lösungen auch bei Ihrer Organisation der SMWHH bemerkbar gemacht?

Durch den Fortschritt in den letzten Jahren ist es für uns als Veranstalter deutlich leichter geworden, z. B. die Bedürfnisse unserer Teilnehmer zu erfassen und zu interpretieren. Auch die Kommunikation mit einzelnen Teilnehmern hat sich dank neuer Tools deutlich vereinfacht und in der Anwendung vor Ort macht sich der technologische Fortschritt bemerkbar. Das alles erleichtert uns die Arbeit und spart uns Zeit und Ressourcen. Natürlich haben sich auch gleichzeitig die Anforderungen an uns geändert. Zum einen müssen wir über das Know-How verfügen, die Technologien sinnvoll und richtig einzusetzen, zum anderen müssen sie von unseren Teilnehmern akzeptiert werden. Natürlich spielen auch Kosten eine Rolle, insbesondere wenn es darum geht, die Infrastruktur für neue Technologien zu schaffen. Das Thema Internet- bzw. Breitbandversorgung ist in Deutschland leider immer noch ein großes Problem, gerade wenn man sich in ungewöhnlichen Locations wie einem Museum bewegt.

 

Mit welchen konkreten Herausforderungen sahen Sie sich konfrontiert und wie konnten die Lösungen von XING Events, Boomset und Choose2Rent dabei helfen, diese zu meistern?

Die größte Herausforderung ist für uns das Teilnehmermanagement, auch mit allen technischen Hilfsmitteln, die uns heute zur Verfügung stehen. Dennoch haben wir hier, dank unserer Partner, dieses Jahr deutlich komfortabler arbeiten können. Das galt vor allem für den XING Teilnehmerbereich: dank diesem können die Teilnehmer Ticket- und Rechnungsdaten selbst ändern, was uns als Veranstalter viel Arbeit erspart. Aber auch beim vollautomatischen Check-In mit boomset und choose2rent vor Ort konnten wir unseren Aufwand deutlich reduzieren und eine bessere Qualität als in den vergangenen Jahren ermöglichen. Neben einer deutlich schnelleren Akkreditierung hat uns vor allem die Flexibilität des Systems überzeugt. Teilnehmerdaten konnten auch noch vor Ort geändert werden und Tickets waren somit auch noch kurzfristig auf andere Personen übertragbar. Das war, insbesondere wegen der Grippewelle, die auch unsere Teilnehmer nicht verschonte, ein super Feature.

 

Wenn es digital wird, kann man bei Veranstaltern die Sorgenfalten bezügl. Datenschutz aus hundert Kilometern Entfernung sehen. War das auch bei Ihnen ein Thema und was hat die Sorgenfalten wieder glattgebügelt?

Datenschutz ist natürlich ein großes Thema bei uns, nicht erst seit der Diskussion um die neue DSGVO. Das ist auch wieder der Thematik unserer Veranstaltung geschuldet, denn insbesondere im Bereich Social Media diskutieren wir jedes Jahr über das Thema Datenschutz und -sicherheit. Da müssen wir als Veranstalter natürlich eine Vorbildfunktion einnehmen, wenn wir das Thema inhaltlich vertreten. Bei der Auswahl unserer Partner, insbesondere im Bereich Teilnehmermanagement, achten wir also verstärkt auf einen hohen Standard im Datenschutz und erwarten eine maximale Transparenz, wie und vor allem wo die Daten gespeichert werden und wie sie geschützt werden.

 

Online-Ticketing und Eventorganisation bei der SMWHH = eine neue Liebe? Werden Sie auch weiterhin auf den digitalen Ticketverkauf setzen?

Haben wir schon immer gemacht, auch als die Konferenz noch kostenlos war und werden wir auch weiterhin tun. Dies ist aber auch dem Inhalt der Veranstaltung geschuldet, da ein klassischer Ticketvertrieb nicht zu unserer Zielgruppe passt. Allerdings werden wir in Zukunft auf DIY-Lösungen verzichten und professionelle Systeme wie das von XING Events nutzen.

 

Was würden Sie anderen Veranstaltern raten bzügl. Einsatz digitaler Lösungen und Umsetzung?

Natürlich sind solche digitalen Lösungen nicht das Allheilmittel für jeden, der das Teilnehmermanagement für seine Veranstaltung professionell aufgestellt wissen möchte. Zunächst sollte jeder Veranstalter schauen, ob solche Lösungen überhaupt zu seiner Veranstaltung und zu seinen Teilnehmern passen und ob er sich selbst in der Lage sieht, ein solches System zu betreuen. Denn auch digitale Lösungen erfordern Arbeit und Know-How. Legt man den Fokus auf das passende Tool für den Zweck, können allerdings Ressourcen gespart und Arbeitsprozesse erleichtert und die Qualität der Veranstaltung für Veranstalter und Teilnehmer gesteigert werden.

 

 

Am Ende des Tages dreht sich alles um die Teilnehmer: Was waren ihre Reaktionen auf die neuen digitalen Lösungen?

Das Feedback der Gäste auf unser neues Einlass-System waren größtenteils positiv. Anhand der deutlich gesunkenen Nachfragen durch Gäste im Vorfeld der SMWHH und des geringeren Arbeitsaufwandes im Bereich Ticketing haben wir eine deutliche Verbesserung der Nutzbarkeit des Ticketshops, des Ticketversands und der Administration feststellen können. Wie schon eingangs erwähnt, hat uns dieses Jahr die Grippewelle ziemlich übel mitgespielt und das Feature, sich kurzfristig und selbstständig die Tickets umzuschreiben, war eines der meistgelobten Features.

 

Vielen Dank für die interessanten Einblicke, Herr Löhmann. Obwohl Ihnen die Grippewelle Stolpersteine in den Weg gelegt hat, bestätigt so ein unvorhersehbarer Fall, dass eine flexible Ticketing-Lösung ein Muss für Veranstalter und Teilnehmer gleichermaßen sein sollte. Wie sieht es bei Ihnen aus? Sind Sie bei Ihrer Event-Organisation schon digital unterwegs? In unserem neuen Whitepaper geben wir Ihnen 7 unschlagbare Gründe, warum es beim Ticketverkauf keine Alternative mehr zum Online-Ticketshop mehr gibt.

 

Für Fragen zum Thema Datenschutz bei XING Events wenden Sie sich gerne an Ihren gewohnten Ansprechpartner oder unseren Kundenservice

Myriam van Alphen-Schrade

Myriam van Alphen-Schrade

Seit fast 10 Jahren ist Myriam als Kommunikationsspezialistin für etablierte Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen aktiv. Seit 2012 verantwortet sie die PR und Kommunikation bei XING Events.
Myriam hat verschiedene Studien zum Thema Social Media veröffentlicht unter anderem den Social Media & Events Report, welcher sich als eine Pflichtlektüre unter Veranstaltern etabliert hat und als wichtige Informationsquelle zum Thema Social Media in der Veranstaltungsbranche dient.
Myriam van Alphen-Schrade

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