Wie Sie mit E-Mail Marketing Ihre Events effektiv promoten [Gastbeitrag]

 

Ein Event zu organisieren ist sehr aufwändig. Die Planung muss detailliert sein, die Abläufe konkret und natürlich müssen alle Beteiligten involviert und eingeladen werden. Einerseits geht es dabei natürlich darum, interessante Personen auf sein Event zu lotsen, die gegebenenfalls den ein oder anderen Vortrag halten. Andererseits müssen natürlich auch Aussteller und Gäste akquiriert werden. Sarah Weingarten von Newsletter2Go erklärt Ihnen im folgenden Beitrag, wie Sie Ihre Events mit E-Mail Marketing promoten können.

 

Die richtigen Leute erreichen – Newsletter-Empfänger generieren und aktivieren

Gehen wir mit einem Beispiel durch diesen Beitrag:

 

Ein Veranstalter organisiert für das kommende Jahr das erste Mal eine große Messe zum Thema E-Commerce. Die Webseite ist komplett neu, die E-Mail-Adress-Liste noch spärlich. Unser Veranstalter möchte dies ändern. Sein Ziel ist es, die Menschen zu erreichen und auf seine Messe zu bringen: Als Aussteller, Speaker, Teilnehmer. Doch wie kann er das schaffen? Alle drei Zielgruppen haben verschiedene Ansprüche an die Kommunikation. Aussteller wollen Informationen über die Besucherzahlen, die Kosten, die Zeiten uvm. Besucher möchten wissen, welche Vorträge sie hören oder mit wem sie netzwerken können.

 

Eine besonders persönliche und aber auch individuelle Art der Kommunikation mit verschiedenen Zielgruppen ist das E-Mail Marketing. Bevor dies allerdings effektiv wird, müssen Adressen und Empfänger generiert werden – also sogenannte Leads. Um dies zu erreichen, muss unser Veranstalter kreativ werden.

 

Lead-Generierung mit Lead Magnets für Veranstalter

Lead Magnets, das sind beispielsweise Whitepaper, Checklisten, die Teilnahme an Webinaren, Vergünstigungen, Gutscheine, etc. – kurz: es handelt sich um Inhalte, die einen hohen Wert für die jeweiligen Zielgruppen haben. Lead Magnets werden im Tausch gegen Daten herausgegeben, wie beispielsweise die E-Mail Adresse eines Users. Dabei handelt es sich um ein Tauschgeschäft. Mit solchen Lead Magnets können Sie beispielsweise dafür sorgen, dass sich Nutzer Ihrer Zielgruppe für Ihren Newsletter anmelden.

 

Unser Beispiel-Veranstalter macht sich genau solche Lead Magnets zu Nutze. Er erstellt einen Messe-Event-Kalender für den gesamten deutschsprachigen Raum mit allen Messen und Veranstaltungen zum Thema E-Commerce. Diesen Kalender bietet er zum Download gegen die E-Mail-Adresse an. Auf diese Weise erhält er genau die E-Mail-Adressen der Zielgruppe, die für ihn wichtig sind: Unternehmen und Personen aus dem Bereich E-Commerce. Mit der Anmeldung zum Newsletter landen die jeweiligen Interessenten im sogenannten Sales-Funnel des Veranstalters. Ab diesem Punkt ist es ihm möglich, mit Newslettern Kontakt zu ihnen aufzunehmen, sie über sein Event zu informieren und sie dazu einzuladen.

 

Lead Magnets für Veranstalter können sein:

  • Event-Kalender
  • Rabatte und Gutscheine
  • Checklisten: Das darf auf keiner Messe fehlen!
  • Whitepaper: So funktioniert Eventmanagement für Unternehmen
  • Analysen und Studien: So viele Messebesucher schließen auf Messen Verträge ab.
  • Webinare: Event Marketing für Anfänger und Fortgeschrittene

Veranstalter sollten also kreativ sein, um Leads zu generieren. Auch sollten sie beim Erstellen der Lead Magnets genau überlegen, was sie damit erreichen wollen: Möchten sie Leads von potentiellen Ausstellern erhalten oder möchten sie mögliche Besucher ansprechen.

 

Expertentipp: Es empfiehlt sich, im Anmeldeformular für Ihren Newsletter die Angabemöglichkeit “Unternehmen” oder “Privatperson” zu integrieren, sodass Sie bereits von Anfang an Ihre neu gewonnen Leads automatisch in Gruppen segmentieren können. Doch beachten Sie hierbei: Diese Angabe darf aus Datenschutzgründen keine Pflichtangabe sein!

 

Aussteller und Besucher mit guten Newslettern akquirieren

Unser Veranstalter hat mit verschiedenen kreativen Lead Magnets und Aktionen einige Adressen gesammelt und es sogar geschafft, von den meisten abzufragen, ob es sich um ein Unternehmen oder eine Privatperson handelt. Etwa 1000 Empfänger sind in seiner Adressliste. Davon sind 300 Unternehmen und 700 Personen. Nun geht es daran, die Kontakte mit Newslettern zum Event zu versorgen.

 

Dabei haben die unterschiedlichen Zielgruppen natürlich verschiedene Ansprüche an die Newsletter. Für Unternehmen und somit potentielle Aussteller eignen sich Inhalte bezüglich der Teilnehmer, des Programms und auch der Zielgruppe besonders gut. Ein Willkommensmailing ist die ideale Möglichkeit, um die Kontakte mit den wichtigsten Hard Facts zur Messe zu versorgen:

 

  • Wann findet die Messe statt?
  • Wo findet die Messe statt?
  • Wer wird teilnehmen?
  • Wie viele Besucher werden erwartet?
  • Welche Themen und Programme sind geplant?
  • Welche Zielgruppe soll mit der Messe angesprochen werden?
  • Wer nimmt schon Teil, welche Unternehmen und Speaker haben sich angemeldet?

 

Allgemein bietet sich für die Messekommunikation mit E-Mail Marketing folgende Struktur an:

Schaubild E-Mail Marketing

Über welchen Zeitraum sich diese Kampagne erstreckt, bleibt letzten Endes jedem selbst überlassen. Jedoch sollte bedacht werden: Zu viele Mailings auf einmal  können dafür sorgen, dass Kontakte sich wieder vom Newsletter abmelden.

 

Neben den Mailings, die sich direkt auf das Event beziehen, Tickets und Sonderrabatte anbieten, empfiehlt es sich auch, einige Content-Newsletter zu integrieren, die sich inhaltlich auf das Event beziehen. Inhalte für solche Newsletter können Interviews mit Ausstellern und Speakern sein, Partnerschaftspräsentationen, besondere Überraschungen, die die Besucher auf der Messen erwarten werden, uvm.

 

Kurz gesagt gilt: Die Empfänger sollten ganzheitlich mit Informationen über das Event versorgt und zusätzlich mit besonderen Inhalten neugierig gemacht werden.

 

Fazit: E-Mail Marketing bietet sich für die Eventvermarktung besonders gut an. Die Vorteile dabei sind eindeutig: Empfänger und Interessenten können direkt angesprochen und mit aktuellen Informationen versorgt werden. Wer kreativ ist, schafft es, eine nachhaltige Kommunikation zu seinen Empfängern aufzubauen und sie neugierig auf das Event zu machen.

 

E-Mail Marketing

 

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Sarah Weingarten

Sarah Weingarten

Sarah Weingarten schreibt bei Newsletter2Go regelmäßig Beiträge rund um das Thema E-Mail Marketing. Seit Ihrem Masterabschluss im Fach Kommunikation, Variation, Mehrsprachigkeit an der Universtität Potsdam ist sie im Bereich des Online Marketings tätig und nun seit 2017 Online-Redakteurin und Content Marketing Managerin DACH bei Newsletter2Go, einem der führenden Anbieter für professionelle E-Mail Marketing Software in Europa.
Sarah Weingarten

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