XING Events fragt nach

Letztendlich haben alle Eventlösungen den einen Zweck: Die Menschen zusammen zu bringen [Interview]

Antje Schwuchow
Antje Schwuchow, Marketing & Event Manager bei XING Events

Online oder offline? Klassisch oder digital? Und gibt es überhaupt die „perfekte Lösung“ oder sollten Sie besser auf einen individuellen Mix verschiedener Maßnahmen setzen? Wir haben bei unserer Marketing & Event Managerin Antje Schwuchow nachgefragt, was Eventveranstalter bei ihrer Organisation, Planung und Durchführung auf keinen Fall außer Acht lassen sollten.

 

Digital ist das neue klassisch: Was wären deine Top-Kriterien, um Veranstalter von digitaler Eventorganisation und -vermarktung zu überzeugen?

Digitale Eventvermarktung und -organisation vereinfachen und reduzieren den täglichen Arbeitsaufwand enorm. Plakatives Beispiel ist ein Online-Ticketshop. Die Teilnehmer wählen komfortabel und schnell die gewünschte Kategorie, die bevorzugte Zahlungsweise und erhalten umgehend ein Ticket per E-Mail und/oder zum Download. Der große Vorteil für den Veranstalter: Er muss sich weder mit Ticketversand, noch der Zahlungsabwicklung inklusive Rechnungsstellung, Mahnwesen etc. befassen. Stattdessen kann er sich voll und ganz auf seine Kernkompetenz konzentrieren – die inhaltliche Konzeption, Locationscouting und -buchung sowie die Akquise hochkarätiger Speaker und die weiteren tausend kleinen Aufgaben und Herausforderungen, die die Organisation eines Events so mit sich bringen.

 

Über digitale Eventvermarktung kann ein Veranstalter seine Zielgruppe optimal auswählen und vor allem auch neue Teilnehmer generieren. Nehmen wir als Beispiel den XING Eventmarkt. Hier hat ein Veranstalter von Business-Events eine potentielle Zielgruppe von 14 Millionen Mitgliedern im deutschsprachigen Raum. Diese kann er dann nach zahlreichen Kriterien selektieren, das Eventangebot an diese ausspielen und zusätzlich auch mit Newslettern und Anzeigen bewerben – ohne große Streuverluste. Und nicht zu vergessen die viralen Effekte. Eines der wichtigsten Ergebnisse aus unserer Studie zur Eventvermarktung: Besucher von Business-Events verlassen sich zum großen Teil auf persönliche Empfehlungen. Diese sind digital heutzutage ein Kinderspiel.

Die potentiellen Teilnehmer von Business-Events erwarten heutzutage einfach schon, dass Tickets online verkauft werden und Content digital verbreitet wird. Das hat unter anderem schon unsere Studie zur „Digitalen Transformation der Eventbranche“ in 2017 deutlich aufgezeigt – Tendenz steigend.

 

Webinare, virtuelle Messen und Co.: Inwiefern unterscheiden sich diese digitalen Veranstaltungen von Live-Events?

Aus unserer Erfahrung heraus ist zum Beispiel die Zielgruppe eine andere. Online-Events sind ein optimales Instrument zur Neukundenakquise. Für die Bestandskundenpflege sind die Events in der realen Welt die bessere Wahl.

Eine Online-Expo ist perfekt, um erste Informationen einzuholen, sich einen Überblick zu verschaffen und selbstverständlich kann man je nach Format auch dem Sprecher eines Webinars Fragen stellen, aber der Austausch aller Beteiligten untereinander ist nicht vergleichbar mit einer Konferenz vor Ort. Gerade das ist aber für viele ein sehr wichtiges Argument, um Business-Events zu besuchen, weshalb auch wir in diesem Jahr bei unserer Konzeption noch mehr Raum für Networking geschaffen haben. Bei Virtuellen Konferenzen muss ich als Veranstalter außerdem noch mehr darauf achten, dass die Vorträge auch inhaltlich so spannend und gewinnbringend sind, dass die Zuhörer am Ball bleiben. Denn ausgeloggt hat man sich schnell.
Oft wurden wir nach der VExCon gefragt, ob dieses Format auf längere Sicht die realen Events verdrängen wird. Unsere Antwort ist ein klares „Nein“. Wir sehen die virtuellen Events als sehr wertvolle Ergänzung unseres Marketingmixes.

 

Aus deiner Veranstalter-Perspektive gesprochen: Warum sind vor allem virtuelle Events, beispielsweise die VExCon, gerade so im Trend für Veranstalter und Teilnehmer?

Virtuelle Events haben für beide Seiten enorme Vorteile. Aus Veranstaltersicht fallen kompletten Aufgabenbereiche weg; keine Locationbuchung, kein Catering, keine Reisekosten – kurz und knapp gesagt ist das (finanzielle) Risiko sehr viel geringer. Auch für unsere Aussteller auf der VExCon ist die Teilnahme mit weniger Investment verbunden als eine reale Messepräsenz. Man darf jetzt zwar nicht davon ausgehen, dass es keinen Aufwand erfordert – auch hier müssen Messestände kreiert und mit Inhalten gefüllt werden, die Stände müssen besetzt sein mit einem oder mehreren Ansprechpartnern – aber alles in allem kein Vergleich.

Als Besucher kann ich auch ganz unverbindlich einmal „vorbeischauen“, ohne viel zu investieren; weder (Reise-)Zeit, noch Geld. Man kann sich bei einem Tagesprogramm die besten Vorträge raussuchen und den Rest der Zeit anderweitig nutzen, was bei einem realen Eventbesuch natürlich auch möglich, aber längst nicht so komfortabel ist. Teilnehmen kann man von überall, einzige Voraussetzung ist eine Internetverbindung … und die gibt es ja inzwischen nun in fast jedem Café.

 

Und wie genau sieht das dann in der Praxis aus? Wie kann ich mich als Eventveranstalter durch digitale Lösungen von meiner Konkurrenz abheben?

Ich denke die Vorteile gegenüber Veranstaltern, die noch klassisch unterwegs sind, sind relativ deutlich durch die bereits genannten Aspekte. Ein weiterer wichtiger Baustein digitaler Lösung wäre noch der Einlass beim Event selbst. Wenn man als Veranstalter hier eine Lösung bietet, bei der die Teilnehmer ohne lange Schlangen und Wartezeiten durch Scannen des Tickets Zutritt erhalten und im besten Falle auch noch ein schick designtes Badge mit Namen, Position und Titel ausgedruckt wird, hebe ich mich schon sehr deutlich von der klassischen Excelliste beim Einlass ab.

 

Im Vergleich zu anderen Veranstaltern mit digitalen Lösungen sieht es anders aus. Hier ist es nicht wichtig, andere zu übertrumpfen, sondern aus der Masse an digitalen Tools die für das jeweilige Event passenden auszuwählen. Der Königsweg ist nicht, immer alle Trends aufzugreifen. Eine eigene Event-App zur Navigation durch eine Expo lohnt sich zum Beispiel erst ab einer gewissen Größe, denn sonst kann es überzogen wirken. Auch bei der kontinuierlichen Information der Teilnehmer ist das richtige Maß wichtig. Wenn ich zu oft mit zuwenig Information die Teilnehmer beschicke, sind sie irgendwann genervt – da kann mein E-Mail-Tool noch so schön designt und leicht einsetzbar sein. Also alles in allem würde ich immer einen wohl durchdachten, dem Business-Event angemessener Einsatz digitaler Tools empfehlen. Denn letztendlich haben alle Lösungen den einen Zweck: die Menschen auf einem Event zusammen zu bringen. 

 

Wir bedanken uns für deine hilfreichen Tipps, denn dein Feedback zeigt erneut, dass sich der Einsatz digitaler Tools lohnt! Gerade da der Job eines Eventveranstalters als einer der Stressigsten gilt, können Eventlösungen sämtliche Arbeitsprozesse vor, während sowie nach der Veranstaltung erheblich erleichtern. Überzeugen Sie sich selbst! 

Rebecca Loeks

Rebecca Loeks

Als frisch gebackene Online-Redakteurin sorgt Rebecca Loeks bei XING Events für wortgewandte Unterstützung. Ihre berufliche Leidenschaft führte sie nach München, wo sie sich nun voll und ganz dem Content-Marketing verschreibt.
Rebecca Loeks

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