Webinarreihe DSGVO

Best-Practice: Guest Management goes EU-DSGVO [Webinar]

Auch in der Eventbranche, zu deren Hauptgeschäft es gehört, Teilnehmer zu Veranstaltungen einzuladen, wird eine große Menge an personenbezogenen Daten verarbeitet. Demnach muss im Guest Management umfassende Rechtssicherheit gewährleistet werden und die gesetzlichen Forderungen der DSGVO in der Praxis ordnungsgemäße Umsetzung finden.

 

Wie wird die DSGVO im Guest Management einer großen deutschen Eventagentur umgesetzt?

Im XING Events Webinar lieferten Martin Schulz von VOK DAMS und Per Kristian Stöcker der WINHELLER Rechtsanwaltsgesellschaft Einblicke in das Teilnehmermanagement der Eventagentur und die Umsetzung der DSGVO-Anforderungen in der Praxis.

 

Als Veranstalter von Events agieren auch Sie nach DSGVO als Auftragsverarbeiter. Der Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten liegt hier in der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen im Namen des verantwortklichen Auftraggebers. Daher sind Sie und folglich auch VOK DAMS als Eventagentur zur Vertraulichkeit und zum Datengeheimnis verpflichtet.

 

Die wichtigsten 4 Schritte auf einen Blick:

Bei der Umsetzung der DSGVO-Anforderungen kam es VOK DAMS darauf an,  Haftungsrisiken und Auseinandersetzungen zu vermeiden. Doch außerdem auch darauf, das Produkt selbst unter dem Gesichtspunkt „Datenschutz as a Service“ rechtskonform zu etablieren und mehr als das erforderliche Maß an Rechtssicherheit zu garantieren.

 

VOK DAMS DSGVO

 

 

So identifizieren auch Sie Ihre Schwachstellen:

VOK DAMS Guest Management

 

 

Das sind die Maßnahmen von VOK DAMS in der konkreten Umsetzung:

 Anpassen der Auftragsdatenverarbeitungsverträge

 

 Überwachung durch Datenschutzbeauftragten

 

 Standards und Zertifizierung

 

 Organisatorische und technische Absicherung

 

 

Die Experten-Antworten auf die 4 wichtigsten Fragen der Webinar-Teilnehmer:

1. Ist immer eine Einwilligung notwendig, um meine Gäste anzuschreiben?

Per Kristian Stöcker: Das hängt vom Einzelfall ab und davon, ob Ihre Teilnehmer bereits Bestandskunden oder neue Kunden darstellen. Meldet sich Ihr Teilnehmer selbst an ist grundsätzlich keine Einwillung erforderlich, da die vorvertragliche Beziehung die Datenverarbeitung gewählreistet. Hier müssen Sie auch neben dem Datenschutzrecht auch das Wettbewerbsrecht beachten und dürfen den Teilnehmern ohne deren Einwilligung keine unzumutbare Werbung schicken.

 

2. Welche Daten müssen bei dem Anmeldeprozess eines Events abgefragt werden?

Per Kristian Stöcker: Abfragen sollten Sie lediglich die Daten, die dem Zweck der Anmeldung dienlich sind und keine Daten erheben, die bei Ihrem Event nicht relevant sind. Diese Daten können sich beispielsweise aus dem konkreten Auftrag und der Art der Veranstaltung ergeben. Das erforderliche Maß der Datenerhebung kann somit von Veranstaltung zu Veranstaltung variieren.

 

3. Ist es grundsätzlich notwendig mit jedem Sponsoren einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (AV) abzuschließen?

Per Kristian Stöcker: Grundsätzlich hängt der Abschluss eines AV davon ab, welche spezifische Leistung der Sponsor erbringt und ob dieser mit personenbezogenen Daten in Kontakt kommt oder auftragsweise im Namen eines Anderen gewisse Daten verarbeitet. Im Regelfall ist dieser Zustand im Sponsoring nicht gegeben. Der Sponsor stellt dem Veranstalter lediglich unterstützende Mittel zur Verfügung und verarbeitet keine Daten.

 

4. Sollte ich die Einverständnis meiner Teilnehmer bei ihrer Anmeldung zur Veranstaltung Einverständnis durch Checkboxen etc. dokumentierbar bestätigen lassen?

Per Kristian Stöcker: Davon würde ich Ihnen eher abraten, da Sie hier Beweislastumkehr vornehmen. Dokumentieren Sie Ihre DSGVO-Pflichten ausreichend auf Ihrer Website, weisen Sie darauf hin und platzieren Sie diese prominent, um einen eventuellen Verstoß gegen das Verbraucherrecht durch das Verwenden von Checkboxen zu vermeiden.

 

Zitat Martin Schulz VOK DAMS

 

 

Fazit: Die EU-DSGVO stellt ein sehr komplexes Thema dar, das viele Fragen aufwirft und mit großer Sorgfalt beantwortet werden muss. Alle übrigen Fragen rund um Guest Management, Double Opt-In oder Drittlandstransfer werden in der Webinar Aufzeichnung geklärt. Orientieren Sie mit ihrem Guest Management an diesem Best-Practice der Branche und beseitigen auch Sie letzte Unsicherheiten in punkto DSGVO!

 

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Rebecca Loeks

Rebecca Loeks

Als frisch gebackene Online Redakteurin sorgt Rebecca Loeks bei XING Events für wortgewandte Unterstützung. Ihre berufliche Leidenschaft führte sie nach München, wo sie sich nun voll und ganz dem Content-Marketing verschreibt.
Rebecca Loeks

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