Gründe für den Einsatz von Event Apps

Warum Sie auf Event Apps nicht mehr verzichten sollten! [Gastbeitrag]

Eine Event App wird von den meisten Teilnehmern heute bereits erwartet. Die Anforderungen an diese Apps seitens der Teilnehmer – und damit auch seitens der Veranstalter – werden jedoch immer komplexer. Es stellt sich die Frage, ob die entstehenden Kosten für einen Einsatz von Event Apps den Nutzen beider Seiten rechtfertigen können. Wir nennen Ihnen 6 gute Gründe.

1. Erwartungshaltung

Die meisten Veranstalter und Teilnehmer erwarten eine App zu einem Event. Laut der neuen XING Events Kongress- und Konferenzstudie nutzen bereits 37 % der Veranstalter eine App. Die Anforderungen hier können – in Abhängigkeit von Größe, örtlicher Verteilung der Veranstaltung, gewünschten langfristigen Effekten oder Kontakten – sehr vielseitig sein.

 

Insbesondere das Branding, Live-Informationen ohne Zeitverzögerung, eine Favoritenfunktion für Teilnehmer mit Push-Diensten sowie analytischen Möglichkeiten für Veranstalter gehören inzwischen zu den Standard-Anforderungen. Eine Erweiterung dieser Anforderungen macht die App zwar komplexer, der Nutzen kann aber für alle Beteiligten um ein Vielfaches gesteigert werden.

 

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2. Zentrale Kommunikation während des Events

Vor allem für die Teilnehmer (und damit ein großer Vorteil für die Vermarktung des Events) entsteht dadurch, dass Teilnehmer unabhängig vom Standort durch eine zentrale Kommunikationsplattform Informationen erhalten. Auch an Standorten, die gegebenenfalls nicht online erreichbar sind und an denen daher nicht etwa durch eine Webseite Informationen zur Verfügung gestellt werden können, bietet die App alle notwendigen Funktionen an. Dieser „Single Point of Truth“ ermöglicht den Teilnehmern, einen schnellen Überblick über alle notwendigen Informationen zu erhalten.

 

Event App XING NWX 18

3. Individualisierte Services

Durch eine mögliche Kopplung bei der Anmeldung in der App auf Basis des Veranstaltungs-Tickets besteht die Möglichkeit der individualisierten Dienste für die Teilnehmer. Angepasst an deren Profil können somit gezielt Vorträge, einzelne Kontakte oder ähnliches in einem personalisierten Bereich der App angeboten oder empfohlen werden. Im persönlichen Bereich besteht für den Teilnehmer außerdem die Möglichkeit, sich einen individuellen Zeitplan zusammenzustellen und Push-Nachrichten oder Erinnerungen für Termine zu erhalten.

4. Exklusive Community mit Networking Funktion

Anhand der vorgegebenen Präferenzen und Profile der Teilnehmer wird diesen ermöglicht, Personen mit gleichen Interessen zu finden und mit diesen Kontakt aufzunehmen. Ohne eine App wäre ein Zusammentreffen eher dem Zufall überlassen oder eine Suche erheblich zeitaufwändiger und weniger zielgerichtet. Durch die Begrenzung auf die geschlossene Community der Veranstaltung bestehen bei den Teilnehmern keine Bedenken bezüglich der Informationsweitergabe.

 

Ein Chat als Feature rundet hier das Angebot für die Teilnehmer ab, ohne dass bereits vorher Kontaktinformationen ausgetauscht werden müssen. Auch für den Veranstalter besteht während und nach dem Event die Möglichkeit, weiterhin mit der Community in Kontakt zu bleiben und beispielsweise einen Nutzerstamm mit wertvollen Informationen aufzubauen. Auch über 60 % der Teilnehmer der XING Events Studie wünschen sich eine verstärkte Kommunikation mit dem Veranstalter.

 

Event App XING NWX 18

5. Mehrwert-Tool mit Interaktionsmöglichkeit

Interaktionen mit den Usern ermöglichen dem Veranstalter, nicht nur im Nachhinein ein Feedback zu erhalten, sondern bereits während des Events z.B. Fragen als Live-Chat im Vortrag stellen zu können oder kurzfristig Abstimmungen zu bestimmten Themen vorzunehmen. Für Moderatoren besteht damit der große Vorteil, zielgerichtet Diskussionen nach einem Vortrag lenken zu können oder Auswertungen und Meinungsbilder nach Abschluss eines Events zu erstellen.

6. Integration von Social Media

Für den Veranstalter entsteht durch das Anbieten einer App zusätzlich die Möglichkeit, Social Media Kanäle zu integrieren und die Präsenz zu stärken. Die Teilnehmer werden für Marketingmaßnahmen genutzt, indem entstandene Kontakte und Kommunikation aufrechterhalten werden kann.

 

Dieser Kommunikationsweg direkt aus der App heraus vereinfacht den Prozess erheblich. 80 % der Veranstalter vermarkten laut der Studie bereits ihre Events über Social Media und 71 % der Teilnehmer nehmen aufgrund persönlicher Empfehlungen oder Social Media an Events teil – naheliegend daher, diesen Weg weiter zu nutzen und auszubauen.

 


Fazit: Eine App wird von den meisten Teilnehmern einer Veranstaltung heutzutage erwartet und ist daher unumgänglich für die Veranstalter. Die Vorteile der App-Nutzung entstehen jedoch nicht nur für die Teilnehmer, indem sie zum einen alle Informationen und News ohne Zeitverzögerung und an einem Ort angeboten bekommen und zum anderen Chat- und Networking-Funktionen in der geschlossenen Community nutzen.

 

Teilnehmer können somit die Veranstaltung zielgerichtet und hocheffizient für sich nutzen. Auch die Veranstalter profitieren, indem sie durch personalisierte Angebote wertvolle Informationen über die Teilnehmer erhalten, die sie sowohl für zielgerichtetes Marketing als auch eine dauerhafte Bindung genutzt werden können. P.s.: Wie Sie Ihre Teilnehmer in 4 Schritten glücklich machen, verraten wir Ihnen hier!

Sven Herchenhein

Sven Herchenhein

Sven Herchenhein hat Apps für Veranstaltungen wie die Bits&Pretzels und NWX von XING Events
erstellt. Heute ist er Vorstand der efec AG und entwickelt neben Event Apps mobile Lösungen für seine Kunden. Unter anderem im Rahmen der XING Events Academy hat er verschiedene Vorträge zu dem Thema gehalten.
Sven Herchenhein

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