Eventplanung

Last-Minute Tipps für Ihre Eventplanung: Diese Steps sollten Sie nicht vergessen

Die Uhr tickt und Ihr Event rückt immer näher. Gerade bei der Organisation von Veranstaltungen ist es von erheblichem Vorteil, die Planung frühzeitig zu realisieren. Doch es kann immer vorkommen, dass Sie bestimmte Situationen nicht kontrollieren oder erahnen können und in Zeitdruck gelangen.

 

Mit diesen Steps geraten Sie nicht in Panik, haben die Zeit im Griff und vergessen keine wichtigen To-Do’s, an die Sie vor Ihrem Event auf jeden Fall denken sollten!

  Arbeiten Sie mit Deadlines, nicht nur mit To-Do Listen

Die Gefahr von To-Do Listen besteht darin, dass Ihre Liste durch sich stapelnde Aufgaben schnell endlos werden kann. Diese Aufgaben dann zu priorisieren ist oftmals schwierig . Es ist wichtig, gerade kurz vor einem anstehenden Event sofort Termine zu setzen, sobald neue To-Do’s anfallen. Eine zeitliche und logische Abfolge hilft Ihnen dabei den Überblick zu behalten und die ausstehenden Erledigungen zu visualisieren.

  Mit dem Ticketverkauf in die Endrunde

Ihr Event ist immer noch nicht ausverkauft? Doch wie verkaufen Sie in letzter Minute noch Tickets, fragen Sie sich? Schicken Sie beispielsweise weitere E-Mails an potenzielle Teilnehmer, um dessen Unentschlossenheit in Ticketkäufe zu konvertieren. Motivieren Sie auch Ihre Speaker und deren Netzwerk dazu, Ihr Event last-minute zu promoten. Außerdem könnten Sie über Social Media gezielt Werbung an diejenigen Nutzer ausspielen, die Ihre Anzeige bereits geklickt, doch sich bis dato noch gegen einen Kauf entschieden haben. Sie wissen hier also, dass Interesse besteht – nutzen Sie dieses Wissen zu Ihrem Vorteil!

 

Tipp: Sie erreichen mit Ihren XING Werbeanzeigen noch nicht die gewünschten Erfolge? Wir zeigen Ihnen, welche typischen Fehler Sie vermeiden sollten!

  Technik-Check für einen reibungslosen Einlass 

Nichts ist nerviger als lange Warteschlangen oder aber wehrige Technik, die während des Einlassprozesses den Geist aufgibt. Um einen reibungslosen Einlass zu ermöglichen, sollten Sie sicher stellen, dass Ihre Materialien und technischen Geräte einwandfrei funktionieren. Oder Sie gegebenenfalls Ersatzgeräte parat haben. Auch anderes Equipment darf keinerlei Mängel aufweisen: Sei es die Ton- und Lichttechnik, der Beamer oder auch die Kamera – denken Sie immer daran, Ersatzakkus oder andere Geräte zu organisieren.

 

Tipp: Wie einfach Ihr Einlass im Self-Service Check-In voll automatisiert ablaufen kann, erfahren Sie hier!

  Kommen Sie nicht ins Schwitzen

Selbst wenn Sie sich in einer ziemlich stressigen Situation befinden, sollten Sie immer versuchen einen möglichst kühlen Kopf zu bewahren. Verlassen Sie sich auf Ihr tolles Team, arbeiten Sie die Checkliste so gut es geht ab und vor allem: Freuen Sie sich auf das anstehende Event! Mit dieser positiven Einstellung plant es sich – auch auf den letzten Drücker – schon gleich viel angenehmer. Und sollten sich doch kleine Fehler eingeschlichen haben oder Dinge vergessen worden sein, können Sie diese so auf jeden Fall viel besser und glaubhafter überspielen.

 


Fazit: Im Idealfall sind Sie auf unsere Tipps gar nicht erst angewiesen. Ihre Promotion, Ticketverkäufe und Organisation verlaufen wie geplant und fehlerfrei. Doch manchmal kann alles noch so glatt laufen, um dann kurz vor knapp im totalen Chaos zu enden.

 

Unser wichtigstes Mantra: Bleiben Sie gelassen und bewahren Sie Ruhe! Solange keine Panik aufkommt schaffen Sie es bestimmt, Ihre To-Do Liste erfolgreich, auch noch zwei Wochen vor dem Event, abzuarbeiten.

Rebecca Loeks

Rebecca Loeks

Als frisch gebackene Online-Redakteurin sorgt Rebecca Loeks bei XING Events für wortgewandte Unterstützung. Ihre berufliche Leidenschaft führte sie nach München, wo sie sich nun voll und ganz dem Content-Marketing verschreibt.
Rebecca Loeks

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