Veranstaltung No-Show Rate

Mit diesen Tipps optimieren Sie Ihre No-Show Rate

Kurz vor Veranstaltungsbeginn: Das gesamte Personal ist bestens vorbereitet, die Location glänzt und Ihre Speaker checken noch ein letztes Mal ihre Präsentationen – die Teilnehmer können also kommen! Sie öffnen die Türen, doch anders als erwartet erscheinen nur zwei Drittel der vorab angemeldeten Teilnehmer. Eine ziemlich deprimierende No-Show Rate, finden Sie nicht auch?

 

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was genau man unter der No-Show Rate versteht, warum die Quote immer noch viel höher ist, als sie eigentlich sein dürfte und was Sie konkret als Veranstalter zur Optimierung beitragen können.

Was versteht man unter einer No-Show Rate?

TeilnehmerTeilnehmer, die sich vorab für Ihre Veranstaltung angemeldet haben, Tickets gekauft oder sich haben registrieren lassen aber unangekündigt nicht erscheinen, bezeichnet man als „No Show“. Sie haben zu Ihrem Termin zugesagt und lassen sich dann beim Event selbst ohne vorherige Absage nicht blicken. Besonders hoch ist die Quote von nicht erscheinenden Teilnehmern bei kostenlosen Events. Denn die Hürde, bei einer Absage doch noch den Ticketpreis tragen zu müssen, entfällt hier.

Lässt sich meine No-Show Rate berechnen?

Die No-Show Rate gibt den Anteil der nicht erschienenen Personen Ihrer gesamten Teilnehmerzahl an. Verkaufen Sie also beispielsweise 140 Tickets doch registrieren vor Ort nur 110 Teilnehmer, so sind 30 Personen nicht erschienen. Aus der Division von 30/140 ergibt sich für Sie dann eine No-Show Rate von 20 Prozent. Anhand dieses Wertes können Sie analysieren, wie gut Ihre einzelnen Aktivitäten wirken und welche Faktoren Sie in Zukunft zu beachten haben.

 

No ShowBei kostenlosen Veranstaltungen liegt diese Quote im Schnitt bei 50 Prozent und bei kostenpflichtigen Events oftmals zwischen 20 und 30 Prozent. Eine hohe No-Show Rate reduziert also Ihren Gewinn – auch bei kostenpflichten Events sollte diese Quote als relevant betrachtet werden, selbst wenn sie geringer ausfällt als bei kostenlosen Veranstaltungen.

Tipps für die Optimierung Ihrer No-Show Rate

Ihre No-Show Rate zu ignorieren, kann Sie kurz- oder langfristig in Schwierigkeiten bringen. So könnte es für Sie schwierig werden, den festgelegten Umsatz zu generieren. Auch Ihr Image kann unter einer hohen No-Show Rate leiden – denn niemand spricht in guten Tönen von einem Event, das die Location nicht annähernd füllen konnte.

1. Spannende Inhalte und Speakings

In der aktuellen XING Events Kongress- und Konferenzstudie gaben 97 % der Teilnehmer an, dass für sie die Eventagenda ausschlaggebend für einen Ticketkauf sei. Gefolgt von der Speakerauswahl. Locken Sie potenzielle Teilnehmer also mit interessanten Präsentationen, interaktiven Workshops oder exklusiven Speakern und Experten und wirken Sie einer hohen No-Show Rate mit einem überzeugendem Programm entgegen. Diesen Mehrwert sollten Sie im Vorfeld auch umfassend kommunizieren, beispielsweise über Social Media, Ihre eigene Eventseite oder mit Hilfe Ihrer Speaker.

2. Sichere Zusagen dank FOMO-Prinzip

Spielen Sie bei der Promotion Ihres Events mit dem FOMO-Prinzip. Wie genau Sie als Veranstalter die Angst der Teilnehmer, etwas zu verpassen, zu Ihrem Gunsten nutzen können, erfahren Sie in diesem Blogartikel. Teasern Sie in regelmäßigen Abständen Ihr Event an, lassen Sie Influencer für sich werben und geben Sie erste Insights preis. Sie können ebenfalls exklusive Inhalte oder Goodies vesprechen, sobald eine bestimmte Zahl an Tickets verkauft wurde. Machen Sie sich nicht nur interessant, sondern stellen Sie die Exklusivität Ihres Events heraus, sodass Teilnehmer gar nicht erst ans Fernbleiben denken!

3. Weniger No-Show mit Stornierungsbedingungen

Vermerken Sie direkt beim Vorgang des Ticketkaufs in Ihren AGB, dass Kunden nur bis zu einem bestimmten Zeitpunkt die Möglichkeit haben, kostenlos zu stornieren. Nach Ihrer gesetzten Deadline müssen Teilnehmer auch bei Nichtserscheinen den angegebenen Gesamtpreis zahlen.

4. Vorab ein Auge auf die Konkurrenz werfen

Bei der Planung Ihres Events sollten Sie immer berücksichtigen, dass am angedachten Termin keine andere Veranstaltung stattfindet, die Ihre Wunschteilnehmer ebenfalls interessant finden könnten. So garantieren Sie auf jeden Fall, dass keine Gäste zur Konkurrenz abwandern und Sie im Regen stehen lassen. P.S.: Das gilt sowohl für Großveranstaltungen als auch für kleine Events, welche auf spezifische Zielgruppen ausgerichtet sind!

Rebecca Loeks

Rebecca Loeks

Als frisch gebackene Online-Redakteurin sorgt Rebecca Loeks bei XING Events für wortgewandte Unterstützung. Ihre berufliche Leidenschaft führte sie nach München, wo sie sich nun voll und ganz dem Content-Marketing verschreibt.
Rebecca Loeks

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