Frau im Büro, Marketing-Tipps

Event Organisation: Mit diesen 5 Tipps sagen Sie dem Event-Chaos den Kampf an!

Ordnung zu halten ist gar nicht so einfach, egal ob zu Hause oder im Büro. Das Problem: wir verbringen lieber Zeit damit, Dinge zu suchen als damit, vernünftig Ordnung zu schaffen. „Die verlegten Teilnehmerlisten müssten hier doch irgendwo sein, gestern lag die Telefonnummer des Caterings doch noch auf dem Schreibtisch?“ Um dem Tag des ewigen Chaos zu trotzen, feiern wir ein Hoch auf die Ordnung und geben Ihnen 5 hilfreiche Tipps, mit denen Sie im Event-Chaos stets den Überblick behalten. 

Hat sich einer dieser Organisationsfehler auch bei Ihnen eingeschlichen?

Das mache ich morgen

Sie haben es heute schon wieder nicht geschafft aufzuräumen? Und das bereits mehrere Wochen in Folge?  Niemand räumt gerne auf und dieser unangenehme Zeitvertreib landet eher auf den absteigenden Plätzen der To-Do-Liste, falls er im straffen Zeitplan eines Eventplaners überhaupt einen Platz ergattern kann.

 

Einen festen Termin zum Aufräumen einzutragen klingt überflüssig, ist es aber nicht. Das gilt natürlich nicht nur fürs Aufräumen sondern auch für das Hinfortschieben anderer unangenehmer Termine – mit dem Unterschied, dass diese leider meistens zusätzlich eine Deadline aufweisen.

 

Tipp #1: Planen Sie einen festen Zeitraum für das Aufräumen ein und nutzen Sie diesen dann auch wirklich dafür.

Alles auf einmal machen

Kennen Sie diesen einen Kollegen, der bereits mit Smartphone am Ohr ins Büro stürmt, gleichzeitig anfängt am Laptop eine E-Mail zu tippen und nebenbei noch am Kaffee nippt? Nicht selten erwischt man sich selbst dabei, mehrere Dinge gleichzeitig erledigen zu wollen, beziehungsweise es zumindest zu versuchen.

 

Wenn in jede Aufgabe nur ein Teil der möglichen Energie fließt, ist die Folge, dass keine Aufgabe richtig erledigt wird, es länger dauert oder Ihnen im schlimmsten Fall sogar Fehler unterlaufen. Dann ist die Location vielleicht für den falschen Tag gebucht, eine E-Mail an die falsche Person geschickt oder die falsche Person zum Event eingeladen worden – alles schon vorgekommen. Abgesehen davon, steigt das Stresslevel. Wie sollten Sie hier vorgehen? Bringen Sie Ihre Aufgaben zu Ende und arbeiten Sie diese nacheinander ab – die wichtigsten Aufgaben haben höhere Priorität, mit diesen befassen Sie sich als Erstes.

 

Zum Weiterlesen: Unsere Tipps gegen unproduktives Arbeiten.

 

Tipp #2: Erledigen Sie Ihre Aufgaben nacheinander und sortieren Sie diese nach Prioritäten.

Keine Ordnung am Arbeitsplatz

Das Ziel: Ihr Schreibtisch sollte so aufgeräumt sein, dass eine andere Person mühelos alles finden würde. Und das gilt auch für den Desktop und die Ordnerstruktur Ihres PCs. Die Kandidaten, auf dessen Desktops sich Dokumente bereits übereinander stapeln, sollten sich spätestens jetzt angeprochen fühlen. Im Kopf sieht es meist nämlich ähnlich aus. Ist es einmal verbracht, werden Sie sich gleich viel wohler fühlen, versprochen!

 

Denken Sie an Tipp Nummer 1! Wie wäre es, wenn Sie jeden Freitag bevor Sie nach Hause gehen Ihren Schreibtisch aufräumen? Dann kehren Sie an einem Montag viel entspannter zurück – ohne bereits auf der Hinfahrt an das Chaos denken zu müssen, welches Sie dort erwartet. Dann können Sie sich wieder voll und ganz auf die Planung Ihrer Events fokussieren.

 

Tipp #3: Räumen Sie Ihren Arbeitsplatz auf und halten Sie diesen auch aufgeräumt.

Aufräumen ist verschwendete Zeit

Ein weiterer verbreiteter Fehler ist die falsche Einstellung: „Aufräumen bringt doch nichts, denn innerhalb kürzester Zeit herrscht ja doch wieder  das Chaos“. Es lieber gleich zu lassen, ist allerdings keine Lösung. Hilfreich ist es hingegen, jedem Ding einen festen Platz zu geben. Bei einer festen Zuordnung, ist die Ordnung viel schneller wiederhergestellt und das Chaos hat gar keine Chance, erneut auszubrechen. Den Arbeitsplatz an einem Freitag aufzuräumen, dauert dann oft nur wenige Minuten. In Folge klappt es mit der Motivation besser, sich immer wieder neu zum Aufräumen zu überwinden, probieren Sie es einfach aus!  Zum Weiterlesen: Wie Sie im Herbst generell motiviert bleiben.

 

Tipp #4: Weisen Sie jedem Ding einen festen Platz zu.

Wunderwaffe Klebezettel

Bei einem Event sind wahnsinnig viele Dinge zu organisieren, da den Überblick zu behalten ist manchmal gar nicht so einfach. Hilfsmittel zu benutzen, kann sehr sinnvoll sein. Niemand bestreitet, dass Klebezettel eine tolle Erfindung sind – sinnvoll genutzt. Wenn der Schreibtisch und der Computer jedoch damit überhäuft sind, haben Sie nicht selten einen gegenteiligen Effekt. Ein kleiner Klebezettel ist nämlich – trotz seiner auffälligen Färbung – gerne mal schnell verschwunden. Und damit der Gedankengang, die Aufgabe oder was auch immer Wichtiges Sie auf dem Klebezettel notiert hatten.

 

Unser Rat: Ein besseres Mittel um seine Aufgaben und Vorhaben zu notieren und zu strukturieren sind To-Do-Listen. Kleine digitale Helfer zum Erstellen solcher Listen, zum Beispiel Wunderlist oder Asana, können den Arbeitsalltag eines Eventplaners immens erleichtern.

 

Tipp #5: Benutzen Sie To-Do-Listen zur Strukturierung.

 

XING Events Lesetipp: Das möchten Teilnehmer einer Business Veranstaltung wirklich.


Fazit: Veranstalter haben das Organisieren im Blut. Doch nicht jedem fällt auch das Aufräumen und Organisieren am eigenen Arbeitsplatz leicht. Vielleicht machen Sie ebenfalls den ein oder anderen Fehler. Vergessen Sie dabei nicht, damit sind Sie auf jeden Fall nicht allein. Nehmen Sie sich den ein oder anderen Tipp zu Herzen und bringen Sie ganz schnell Ordnung in Ihr Chaos!

Jenny Harms

Jennys Weg führte sie von Würzburg nach München. Hier tauschte sie ihr Studium der Medienkommunikation gegen ein Praktikum bei XING Events ein und widmet sich nun dem Content Marketing.
Jenny Harms

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