Bessere Events dank Umfragen: Wie Sie Event Feedback zu Ihrem Vorteil einsetzen

Umfragen bringen Ihnen als Veranstalter Erkenntisse über die Bedürfnisse und Wünsche Ihrer Teilnehmer. Sie helfen Ihnen dabei, diese besser zu verstehen und geben Ihnen die Möglichkeit, Feedback über Ihre eigenen Prozesse zu erhalten und diese zu optimieren. Außerdem können Live-Umfragen auf dem Event selbst das Teilnehmerengagement stärken – lesen Sie sich in diesem Beitrag schlau, warum Umfragen in Ihr Eventmanagement gehören sollten!

Umfragen als essentieller Bestandteil Ihres Eventmanagements

Sie können auch weiterhin darüber spekulieren, was Ihre Teilnehmer möchten und wofür diese sich interessieren. Doch eine Umfrage stellt den einzigen Weg dar, auch sicher zu wissen, was Teilnehmer von Ihrem Event halten. So können Teilnehmer Ihnen Feedback geben, was funktionert, was nicht und was Sie tun können, um deren Erfahrungen zu verbessern.

 

Tipp: Auch als Gruppenmoderator auf XING können Sie nun selbst Umfragen erstellen!

Was Sie vorab beachten müssen?

Mit der neuen Datenschutzgrundverordnung wurden auch strengere Regeln zur Datenerhebung erlassen. Wenn Sie als Veranstalter Daten von Teilnehmern erheben möchten, bedarf es vorab einer Einwilligung. Diese können Sie beispielsweise durch eine Checkbox am Registrierungsprozess abfragen, indem der Teilnehmer seine Einverständnis zur Datenschutzerklärung sowie dem Abonnement zu dem Newsletter etc. gibt.

Hilfreiche Umfrage-Tools: Unsere Empfehlungen für Veranstalter

Easyfeedback

  • Online Umfrage-Tool, keine Installation notwendig
  • Kostenloses sowie kostenpflichtiges Abonnement möglich
  • Keinerlei Vorkenntnisse notwendig
  • Live-Ansicht
  • Umfangreiche Filtereinstellungen und Auswertungen
  • Mobiles Design für verschiedene Endgeräte
  • Datenschutzkonform

SurveyMonkey

  • Online Umfrage-Tool, keine Installation notwendig
  • Unterschiedlichste Plug-Ins möglich (z.B. Salesforce)
  • Umfangreiche Umfragemöglichkeiten und Templates
  • Kostenloses sowie kostenpflichtiges Abonnement möglich
  • Datenschutzkonform

VoxVote

  • Online Umfrage-Tool
  • Echtzeit Publikumsfeedback über einen eigens generierten Code
  • Kostenloses Probierpaket inkl. fünf Umfragen
  • Abrufbar über jedes Endgerät
  • Live Ansicht und anonyme Auswertungen
  • Möglichkeit, den Teilnehmern das Ergebnis im Nachhinein per Mail zu senden

Diese Fragen sollten Sie Ihren Teilnehmern stellen

Unterscheiden Sie bei Ihrer Feedback-Umfrage gerne zwischen generellen Fragen und spezifisch für Ihr Event passende Fragen. Einige Fragen haben wir hier beispielhaft für Sie zusammengetragen:

Generelle Fragen zu Ihrem Event:

Generelle Fragen zum Event

Mögliche eventspezifische Fragen:

Eventspezifische Fragen

Umfragen vor, während sowie nach des Events

Was halten Sie davon, Teilnehmer einmal vor Ihrer Business Veranstaltung nach deren Meinung zu fragen? Hängen Sie Ihrer Einladung zur Veranstaltung dafür direkt eine kurze Umfrage an. Hier können Sie Inhalte über eine präferierte Location, einen Zeitraum und die Aufenthaltsdauer anfragen oder nachhaken, ob Teilnehmer in Begleitung erscheinen möchten. Basierend auf diesen Informationen können Sie dann neben Ihrem Eventprogramm und Rahmendaten beispielsweise auch freie Hotels in der Nähe empfehlen, Gruppenrabatte anbieten oder mit einer höheren Teilnehmeranzahl weiter planen.

 

Auch während Ihres Events eignen sich Umfragen bestens dazu, Live-Feedback von Ihren Teilnehmern zu erhalten. Daraufhin können Sie direkt Anpassungen in Echtzeit vornehmen und deren Zufriedenheit sicherstellen.

 

Tipp: Warum Sie nicht nur aufgrund ihrer Interaktionsmöglichkeit Event Apps einsetzen sollten, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag!


3 Tipps zur Optimierung Ihrer Rücklaufquoten:

1. Seien Sie schnell: 

Fackeln Sie nach Ihrer Veranstaltung nicht lange und versenden Sie Ihre Umfrage direkt. Je früher Sie um Feedback bitten, desto stärker können sich Ihre Teilnehmer noch an alle Details des Events erinnern.

 

2. Halten Sie sich kurz: 

Wenn Ihre Umfrage kurz und bündig ist und Sie das vorab auch ankündigen, besteht eine größere Chance, dass mehr Teilnehmer sie auch beantworten.

 

3. Bieten Sie Anreize: 

Kleine Anreize wie Rabattcodes oder Verlosungen können dazu beitragen, dass Teilnehmer Ihre Umfrage bis zum Ende ausfüllen.

Myriam van Alphen-Schrade

Seit fast 10 Jahren ist Myriam als Kommunikationsspezialistin für etablierte Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen aktiv. Seit 2012 verantwortet sie die PR und Kommunikation bei XING Events.
Myriam hat verschiedene Studien zum Thema Social Media und Digitalisierung veröffentlicht unter anderem die Studie Kongresse & Konferenzen im Wandel "Wie digitale Innovationen die Branche verändern" oder den Social Media & Events Report, welcher sich als eine Pflichtlektüre unter Veranstaltern etabliert hat und als wichtige Informationsquelle zum Thema Social Media in der Veranstaltungsbranche dient.
Myriam van Alphen-Schrade

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