Unwiderstehliche Eventeinladungen

Effektiver Teilnehmer gewinnen: Schreiben Sie schon unwiderstehliche Eventeinladungen?

Eine Einladung ist der erste Kontaktpunkt mit Ihrem Event. Sie soll die Veranstaltung schmackhaft machen und keinen bitteren Beigeschmack hinterlassen. Ein Bonbon, das zuerst ausgepackt wird, langsam auf der Zunge zergeht und einen leckeren Geschmack verbreitet und dadurch Lust auf die ganze Packung macht.

 

Denken Sie beim Schreiben Ihrer Eventeinladung also an Bonbons: Eine ansprechende Verpackung, angereichert mit Event-Highlights und interessanten Agendapunkten, welche neugierig auf mehr machen. Wir verraten Ihnen das Geheimrezept zum Schreiben unwiderstehlicher Einladungen…

Zeile um Zeile zu überzeugenden Einladungen

Zahlreiche Studien bestätigen, dass wir eine ziemlich geringe Aufmerksamkeitsspanne haben. Dazu kommt, dass diese nur schwer in Interesse umschwankt und Ihnen somit lediglich wenige Sekunden bleiben, um potentielle Teilnehmer mit Ihren Worten in den Bann zu ziehen. Bei der Anrede oder dem Titel Ihrer Einladung sollten Sie sich also besonders ins Zeug legen. Setzen Sie bei Ihrer Einladung gerne eine bildhafte Sprache ein, um direkt Assoziationen zu wecken. Leichter gesagt als getan, also schauen wir uns das am besten an einem Beispiel an:

 

Sie sind Besitzer einer Eventlocation in Hamburg. Mittlerweile sind Sie recht bekannt und haben sich hauptsächlich für Buchungen von Firmenfeiern oder Incentives etabliert. Allerdings möchten Sie Ihre Location gerne auch für längere Produktpräsentationen oder Ausstellungen anbieten. Deshalb laden Sie Event- und Projektmanager aus Ihrer Kontaktliste zum Tag der offenen Tür ein.

 

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Sehr geehrte Frau Meier,

 

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XING Events Lesetipp: Noch mehr Eventmarketing-Tipps für jede Eventphase finden Sie auf unserem Blog.

Man nehme für die perfekte Eventeinladung…

direkte Anrede und bildhafte Sprache. Auf diese Weise fühlen sich Ihre Adressaten persönlich angesprochen und werden neugierig, was genau und wer hinter der Einladung steckt. Nehmen Sie sich also die Zeit, Ihre Besucher direkt anzusprechen und vermeiden Sie unpersönliche „copy and paste“ Nachrichten. Beachten Sie dabei auch, dass Sie nicht zu allen eingeladenen Personen das gleiche Verhältnis haben. Langjährige Geschäftspartner sollten Sie daher anders ansprechen als potentielle Neukunden.

 

Leider können Sie nie garantieren, dass alle Zusagen auch tatsächlich zu Ihrem Event erscheinen. Für Sie als Veranstalter könnte das in einer hohe No-Show Rate enden. Daher ist es wichtig, dass Sie eine möglichst große Verbindlichkeit erzeugen. Das wird Ihnen mit einer automatisierten E-Mail nicht gelingen, mit einer persönlichen Einladung hingegen schon.

 

Tipp: Wiederholen Sie die persönliche Ansprache und stellen Sie auf diese Weise nicht nur zu Beginn, sondern kontinuierlich, Nähe zum Teilnehmer her. So vermitteln Sie ein Gefühl von Wertschätzung und, dass Sie viel Zeit und Mühe in Ihre Einladung gesteckt haben, a la: „Endlich haben wir die Gelegenheit, uns einmal persönlich auszutauschen.“

So machen Sie Ihr Event schmackhaft

Sie lassen interessante Speaker zu Wort kommen oder laden in eine außergewöhnliche Location ein? Dann kommunizieren Sie diese Event-Highlights auf jeden Fall. Natürlich sollten Sie in Ihrer Einladung sämtliche Rahmendaten und die wichtigsten Informationen nennen. Doch gehen Sie nicht zu sehr ins Detail – denn eine Einladung sollte keine reine Auflistung von Zahlen und Fakten darstellen. Wecken Sie hingegen Neugierde, indem Sie bestimmte Punkte nur anteasern.

 

Woran Sie in jeder Zeile denken sollten? Dass Ihre Einladung auch wirklich einladend klingt. Das gelingt Ihnen wie bereits erwähnt über die persönliche Ansprache oder indem Sie einen bestimmten Bonus hervorheben. Betonen Sie zum Beispiel, dass die Teilnehmer in Begleitung erscheinen dürfen und, dass für diese ein Rahmenprogramm organisiert wird.

 

Machen Sie es Ihren Teilnehmern einfach, zu antworten. Haben Sie Ihre Einladung per E-Mail verschickt, dann bitten Sie in der Nachricht direkt um eine kurze Rückmeldung. Falls Sie sich für die postalische Variante entschieden haben, sollten Sie eine vorbereitete Antwortkarte beilegen oder einen QR-Code integrieren. Auf der Karte müssen die Empfänger nur ankreuzen, ob und mit wie vielen Begleitpersonen sie erscheinen oder den Code scannen, um so zum Einladungsformular zu gelangen.

 

Tipp: Oder verweisen Sie in Ihrer Einladung auf Ihre XING Eventseite. Hier erhalten die Teilnehmer weitere Details über das Event und können sich mit wenigen Klicks anmelden. Und Sie können mit Event Plus Ihre Eventseitenbesucher identifizieren und direkt kontaktieren.

Myriam van Alphen-Schrade

Seit fast 10 Jahren ist Myriam als Kommunikationsspezialistin für etablierte Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen aktiv. Seit 2012 verantwortet sie die PR und Kommunikation bei XING Events.
Myriam hat verschiedene Studien zum Thema Social Media und Digitalisierung veröffentlicht unter anderem die Studie Kongresse & Konferenzen im Wandel "Wie digitale Innovationen die Branche verändern" oder den Social Media & Events Report, welcher sich als eine Pflichtlektüre unter Veranstaltern etabliert hat und als wichtige Informationsquelle zum Thema Social Media in der Veranstaltungsbranche dient.
Myriam van Alphen-Schrade

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