Einmal integriert, für immer verführt: Warum Sie eine Eventmanagement Software brauchen

In wenigen Tagen ist Valentinstag. Wie sieht es bei Ihnen aus? Haben Sie bereits einer Managementplattform heimliche Blicke zugeworfen? Anbei verführerische Vorteile warum Sie schleunigst einen Event Plattform Partner für Ihre Planung finden sollten.

6 unwiderstehliche Vorteile von online Eventmanagement für Ihre Event Planung

#1 Messbarmachen von Erfolg

Warum ist Eventmanagement wichtig? Ein Weg zum Event Erfolg besteht darin, Daten und Prozesse messbar zu machen, damit Sie echte Insights erhalten. Die Daten, die Sie von Ihren Teilnehmern bekommen, sollten Sie analysieren. Wer kauft meine Tickets? Wie haben bestimmte Vermarktungstools performt? Sie haben zu jeder Zeit den Überblick und können wertvolle Learnings ableiten. Von einem online Eventmanagement profitieren sowohl Sie, als auch Ihre Teilnehmer, denen Sie dadurch ein besseres Eventerlebnis bieten können.

 

Die Auswertung kann dann über eine Gewinnspanne hinausgehen, nicht immer lassen sich Ziele nur in Geldgewinn abbilden. Branding, Markenbekanntheit oder die Kosten für einen neuen Teilnehmer (Coasts per Lead) können ebenfalls interessante Kenngrößen sein. Mit einer Event Software als All-in-One Lösung stellt das kein Problem mehr für Sie dar.

 

XING Events Lesetipp: Welche Tools helfen dabei, das Eventmanagement effizienter zu gestalten?

#2 Vereinfachtes Einlassmanagement

Die meisten Anbieter haben in ihrer Plattform ein individuelles Einlassmanagement für Veranstaltungen integriert. Sie müssen sich nur entscheiden, welche Lösung Sie wählen wollen. Das vor Ort alles reibungslos abläuft, wird vom engagierten Partner sichergestellt. Egal ob per Gesichtserkennung oder mit Life-Batching, Schnelligkeit und Sicherheit des Einlasses ist Ihnen garantiert und nimmt Ihnen eine Sorge mehr ab.

 

XING Events Lesetipp: Wir kennen die Vor- und Nachteile von Near Field Communication.

#3 Vorteile beim Teilnehmermanagement

Absagen und Geldrückbuchungen, Verrechnungen mit Stonierungskosten, Adressänderungen und Ummeldungen – manuell nehmen diese Prozesse viel Zeit in Anspruch. Mit einer Event Software wird Ihnen die Teilnehmerverwaltung abgenommen, sie läuft automatisiert ab. Sie müssen nur zu Beginn einstellen, ob eine Stonierung möglich ist, ob die Teilnehmer Stonierungsgebühren zahlen müssen und weitere organisatorische Dinge. Im Anschluss läuft alles ohne weitere Zeitinvestition ab. Rechnungen und Tickets werden ebenfalls automatisch versendet. Natürlich passiert im Eventmanagement alles DSGVO konform. Eine Event Software erleichtert Ihnen somit das Teilnehmermanagement enorm.

Die Vorteile von Eventmanagementplattform in einer Grafik

 

Viele Managementplattformen bieten zusätzlich Unterstützung bei der Kontaktpflege. Nach dem Event mit Ihren Teilnehmern in Kontakt zu bleiben ist wichtig. Teilnehmer werden mit höherer Wahrscheinlichkeit erneut Ihr Event besuchen, wenn Ihnen regelmäßig relevante Informationen zugespielt werden und sie sich rundum gut betreut fühlen. Online Eventmanagement Plattformen unterstützen Veranstalter deshalb bereits durch Überführung von Daten in eigene Systeme oder die Möglichkeit mit Ihren Teilnehmern z.B. durch Gruppengründung und erfolgreiches Teilnehmer netzwerken in Kontakt zu bleiben.

 

XING Events Lesetipp: 7 verführerische Gründe, eine Event Software zu nutzen.

#4 Schnelleres Einladungsmanagement

Zielgruppenselektion und Einladungen verschicken kann mit beispielsweise Exel schnell unübersichtlich, wenn nicht sogar unmachbar, werden. Die meisten gängigen Eventmanagementplattformen bieten ebenfalls Lösungen für das Einladungsmanagement an. Die richtige Zielgruppe, Einladungen und Erinnerungen werden von der Plattform gesteuert. Sie brauchen sich keine Gedanken über doppelte Einladungen oder vergessene mögliche Interessenten machen. Die Kombination aus Einladungsmanagement und einem eingebundenen Registrierungsprozess automatisiert das Vorgehen so weit wie möglich. Auch das Netzwerken Ihrer Teilnehmer können Sie schon vor dem Event ermöglichen. und einen Networking-Charakter schaffen. Datenschutz ist hier ebenfalls ein großer Pluspunkt. Exellisten von Teilnehmerdaten, die auf Ihrem Laptop gespeichert und für jeden zugänglich sind, sind hingegen datenschutztechnisch eher als fragwürdig zu betrachten.

#5 Einbindung eines Ticketshops

Ihr Ticketshop sollte auf Ihrer Website eingebunden sein. So kann ein Teilnehmer Ihr Event online sofort finden und an seine Tickets gelangen. Die meisten Eventmanagementplattformen übernehmen die gesamte Zahlungsabwicklung und bieten zusätzlich die gängisten Zahlungsmittel an. Sie sollten darauf achten, dass Teilnehmer nicht nur mit Kreditkarte zahlen können, Zahlungsmethoden wie beispielsweise PayPal werden immer beliebter.

 

XING Events Lesetipp: Kennen Sie bereits unser White Paper „So verkauft man Tickets heute“?

#6 Zeit- und Kostenersparnis

Mit dem Nutzen einer solchen Plattform sparen Sie sich viel Zeit. Nicht zu vernachlässigen ist allerdings die zusätzliche Kostenersparnis. Durch Optimierung von Managementprozessen können Sie Ihre wertvolle Zeit für andere Dinge nutzen. Und durch die Analyse und das Messbarmachen von Ihrem Event Erfolg haben Sie die Möglichkeit, höheren Profit aus Ihrem Event durch eine effizientere Vermarktung, Teilnehmerakquise und Eventoptimierung zu schlagen.


Fazit: Es gibt zahlreiche unwiderstehliche Gründe, die für eine Eventmanagementplattform sprechen. Es vereinfacht die Arbeit eines Eventplaners enorm, weil eine Eventlösung alle zentralen Aufgaben des Veranstaltungsmanagement umfasst. Auch Teilnehmer proftieren durch eine Veranstaltungssoftware, unter anderem durch vereinfachtes Netzwerken und schnellen Einlass. Einmal verführt, werden Sie mit Sicherheit nicht mehr auf Exeltabellen zurückgreifen wollen. Und vielleicht haben Sie dann schon am Valentinstag den passenden Plattform Partner an Ihrer Seite.

 

PS: Erfahren Sie wie Sie Near Field Communication auf Ihrem Event einsetzen können. Lösen digitale, virtuelle Events klassische Event-Formate ab? Auch das verraten wir auf unserem Blog.

Jenny Harms

Jenny Harms

Jennys Weg führte sie von Würzburg nach München. Hier tauschte sie ihr Studium der Medienkommunikation gegen ein Praktikum bei XING Events ein und widmet sich nun dem Content Marketing.
Jenny Harms

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