Budget und Kalkulation in der Event Planung – Digitalisierung fordert Veränderung [Gastbeitrag]

Die Eventbranche steht vor grundlegenden Veränderungen und damit verbunden vor großen Herausforderungen. Digitalisierung und digitale Transformation haben heute eine Situation geschaffen, die ein Höchstmaß an Komplexität aufweist. Und diese Komplexität verträgt sich nicht mehr mit einem geschlossenen System. Der Grundsatz muss hier lauten: Komplexität erfordert Öffnung.

Budgetplanung und Kalkulation im Agile Event Management

Die digitale Transformation schlägt sich in neuen Eventformaten nieder, die die Verbindung von Live-Erlebnissen und webbasierten Kommunikationskanälen zu einer erfolgreichen Kundenansprache nutzen. Diese innovativen Formate erfordern allerdings auch eine neue Art der Zusammenarbeit mit dem Kunden und damit auch eine neue Art der Budgetplanung und Kalkulation. Agile Event Management ist die Lösung.

In Unternehmen und Agenturen löst das agile Projekt- und Event Management zunehmend die  traditionelle Arbeitsweise ab. Früher schrieben die Kunden eine Veranstaltung im klassischen RFP-Prozess (Request for Proposal) aus. Auf Basis dieses Briefings entwickelten Agenturen kreative Konzepte und detaillierte Angebote. Heute hingegen werden die Briefings immer detaillierter und fordern damit immer detailliertere Angebote. Aufgrund der Schnelllebigkeit hat sich in vielen Branchen die beauftragte Basis bereits kurz nach Erteilen des Auftrags überholt. Denn kurzfristige Änderungen und ein ständiges Anpassen der Prioritäten sind an der Tagesordnung. Aufgrund der Einkaufsoptimierung wird viel Zeit in den Angebots- und Auswahlprozess investiert. Der Aufwand für Kunde und Agentur ist hier oft unverhältnismäßig hoch und kostbare Kapazitäten gehen im Kreations- und Umsetzungsprozess verloren.

 

XING Events Lesetipp: Mehr über die digitale Transformation der Eventbranche erfahren Sie auf unserem Blog.

Auswirkungen der agilen Änderungen

Diese agilen Änderungen haben naturgemäß direkte Auswirkungen auf Leistungen und das Honorar der Agentur. Jedes Gewerk und jeder Kampagnen Baustein haben immer einen direkt zuordenbaren Leistungsaufwand bei der Agentur in den Bereichen Konzeption & Kreation, Produktion, Fachplanung, Koordination und auch kaufmännisches Handling. Es ergeben sich durch Änderung der Annahmen oftmals Änderungen an den Leistungsumfängen. Darüber hinaus sind für die übergreifende Konzeption, Entwicklung, Steuerung, Organisation und Überwachung des Projektes übergreifende Agenturleistungen notwendig.

 

Der Fachabteilung, dem Einkauf und der Rechtsabteilung ist an transparenten und professionellen Zahlungsbedingungen und Abrechnungsprozessen gelegen. Der Einkauf schließt ein pauschales Handling Fee häufig aus und wünscht Transparenz für das organisatorische Handling (Projektmanagement) sowie das kaufmännische Handling (Administration & Accounting). Es ist dabei zu beachten, dass nicht die Agenturkosten den Großteil des Budgets ausmachen, sondern die sogenannten 3rd Party Costs, also die Leistungen von Drittdienstleistern wie zum Beispiel Hotel, Location, Technik, Catering und Bau.

 

Die Konsequenz ist die agile Kalkulation:

Wie funktioniert agiles Kalkulieren?

Um ein Projekt in einer Kalkulation auch so abbilden zu können, dass die typischen (systemimmanenten) agilen Änderungen keinen vollständigen Umbau der Kalkulation zur Folge haben, findet eine sog. „Agile Kalkulation“ Anwendung. Hierbei findet eine Kalkulation in Gewerken oder Kampagnen Bausteinen statt. D.h. alle gewerkespezifischen Kosten werden auch innerhalb des entsprechenden Gewerkes kalkuliert und zeitlich in Phasen oder Sprints aufgeteilt. Dabei werden auch die unmittelbaren Leistungen der Agentur für die Gewerke und Kampagnen Bausteine direkt beim Gewerk mitkalkuliert. Eine Schritt-für-Schritt Beauftragung sowie eine separate Beauftragung der einzelnen Gewerke ist somit möglich. Folglich können Veränderungen agiler gehandhabt werden.

 

Um eine Transparenz der sich in einem agilen Projektverlauf veränderten Kosten zu gewährleisten, erfolgt eine Aufteilung der Kosten in:

1. Konzeption & Kreation
2. Produktion inkl. Agentur-Teilleistungen
3. Fremdleistungen/3rd Party Cost & Fachplanungen inkl. Agentur-Teilleistungen
4. Agenturhonorar (übergreifend und Baustein-unabhängig)
5. Sonstige Kosten


Der Vorteil der agilen Kalkulation für den Kunden

Der Auftraggeber erhält eine professionelle Planung in Gewerken beziehungsweise Kampagnen Bausteinen, abgestimmt auf die Kalkulation, die jederzeit agil angepasst werden kann. Die agile Anpassung bezieht sich sowohl auf die Fremdleistungen als auch auf die Agenturleistungen.

 

Das bedeutet konkret, dass Teilbeauftragungen und -abrechnungen einfach möglich gemacht werden. Der Zahlungsplan wird dabei auf den Milestone-Plan in jeder Phase der Projektierung abgestimmt. Die Produktionsgewerke können abhängig vom Leistungsportfolio der Agentur als Eigen- oder Fremdleistungen kalkuliert werden. Leistungs- und Zahlungsphasen sind identisch.

 

In der Regel wird nach erbrachter Leistung gezahlt. Ausnahmen sind bei Fremdgewerken (vor allem im Ausland) dennoch möglich.

 

XING Event Lesetipp: Auf unserem Blog verraten wir, warum Sie eine Eventmanagment Software brauchen.

Claudia Köhler

Claudia Köhler

In Ihrer Funktion als Corporate Vice President koordiniert Claudia Köhler gemeinsam mit CEO Colja Dams erfolgreich das Tagesgeschäft der VOK DAMS Group weltweit. Die Kommunikationsprofis sind in der Lage, ihre Kunden immer wieder aufs neue mit innovativen Konzepten zu überzeugen, unabhängig davon, ob es sich um ein Hybrid Event, eine Live Campaign, eine zeitgemäße Auftaktveranstaltung für die Automobilindustrie oder eine markengerechte Messeveranstaltung handelt. Vor Ihrer Tätigkeit bei VOK DAMS war Claudia Köhler in der Telekommunikations-Industrie und in der PCO "Professional Congress Organizers" Branche tätig.
Claudia Köhler

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