Event Software: Die Romanze von Events und Daten [Infografik]

Viel zu lange Zeit voneinander getrennt, möchten sie jetzt gar nicht mehr voneinander loslassen: Events und Daten. Je intensiver Sie diese beiden Komponenten miteinander verknüpfen, desto wertvoller werden Ihre Veranstaltungen. Und je mehr Daten Sie sammeln, desto wichtiger wird es zu verstehen, welche Art von Daten benötigt werden und wie Sie diese in Ihrer Eventmanagement Software verwenden sollten.

 

Wie und wofür sollten Sie also die Daten nutzen, die Sie von Ihren Veranstaltungen sammeln? Unsere Infografik zeigt Ihnen effektive Anwendungsbeispiele, mit denen Daten Ihren Events einen echten Mehrwert verleihen.

 

Infografik Daten

Digitale Tools: Die Teilnehmerwünsche von den Lippen ablesen

Es gibt eine Reihe an Tools und Technologien zur Datenerhebung. Sie helfen Veranstaltern, wertvolle Informationen zu sammeln und Ihre Teilnehmer besser zu verstehen. Aber welche digitalen Tools sollten Sie verwenden?

  • Registrierungssysteme
  • Online-Umfragen
  • Eventmanagement-Software
  • Event-Apps
  • Social Media Tools
  • Interaktionstools
  • Gesichtserkennung
  • Web Analytics
  • Online Ticketshops
  • Networking Tools
  • RFID / NFC Technologien

Indem Sie beispielsweise Gesichtserkennung für Ihren Einlass nutzen, tragen Sie maßgeblich zur Optimierung des Check-In Prozesses bei. Außerdem gilt Gesichtserkennung als die zur Zeit schnellste und sicherchste Registrierungsmethode. An Ihrem Anmeldeprozess ändert sich erstmal nicht viel. Wichtig ist vor allem, dass Sie Ihre Teilnehmer aufklären, was mit deren Fotos passiert, warum es den Einlass erleichtert und sie natürlich deren Einverständnis geben.

 

Zahlreiche Veranstalter binden Gesichtserkennung per E-Mail Kampagne ein. Die Teilnehmer schließen die Online-Registrierung wie gewohnt ab und erhalten im Nachhinein eine E-Mail mit einem Link, über den Sie ihr Foto hochladen können. Daraufhin berechnet die Software dahinter das biometrische Profil. Auf dem Event selbst wird ein Foto vom Teilnehmer geschossen, die Software dahinter gleich die erfassten Daten mit dem hinterlegten Profil ab und das Badge wird gedruckt. Dabei wird das hochgeladene Foto natürlich nie gespeichert.

Personalisierung: Eine Brücke zwischen Online- und Offline-Erlebnis schaffen

Eventplaner verwenden Veranstaltungsdaten, um Teilnehmer zu profilieren und ein noch leistungsfähigeres und individuelleres Erlebnis zu schaffen. Aber wofür nutzen sie Daten zur Personalisierung?

  • Eventeinladungen
  • Vorausgefüllte Anmeldeformulare
  • Agendaplanung
  • Vor-Ort Erfahrung
  • Networking und Matchmaking
  • Umfragen

Veranstaltungsdaten können also weitaus mehr… Sie können die Erkenntnisse, die Sie aus den Informationen der Teilnehmer herleiten, auf deren Offline-Erlebnis projizieren. Wie das in der Praxis konkret aussehen könnte? Mit Networking-Apps erstellen Sie Teilnehmerprofile. Jeder Eventbesucher kann vor seiner Teilnahme einsehen, welche weiteren Besucher teilnehmen werden. Er kann deren Profile durchstöbern, gemeinsame Kontaktpfade identifizieren und weiß bereits vorab, welche interessanten Teilnehmer anwesend sein werden. Oder aber Sie als Veranstalter können Teilnehmern diese „Recherche“ abnehmen und potenziell interessante Teilnehmer einander vorschlagen. Stimmt Person A sowie Person B Ihrer Empfehlung zu, können beide beispielsweise direkt ihr Kennenlernen auf dem Event vereinbaren.

 

Dieses Matchmaking kann nicht nur vor dem Event, sondern auch währenddessen stattfinden. Geofunktionen registrieren die Anwesenheit Ihrer Teilnehmer. Anhand dieser Daten können Sie Teilnehmern potenzielle Gesprächstpartner in unmittelbarer Nähe anzeigen. Findet Ihr Teilnehmer den Vorschlag relevant, erlaubt ihm die Einsicht auf das Teilnehmerprofil, dass er das Gespräch über gemeinsame Interessen einläuten kann.

Erfolgsmessung: Einfach, effektiv & erkenntnisbringend

Die Erfolgsmessung von Events stellt die offensichtlichste Antwort dar, warum Veranstalter Eventdaten sammeln. Teilnehmer-Feedback, Registrierungszahlen oder Publikumsverhalten sind wichtige Kennzahlen, die den Erfolg oder Misserfolg Ihres Events nachweisen. 3 von 4 Veranstaltungsplanern sagen, dass die Erfolgsmessung der Hauptgrund dafür ist, diese Daten zu erheben und evaluieren. Welche Art von Daten sollten Sie also berücksichtigen, um schwarze Zahlen zu schreiben?

  • Feedback von Teilnehmern, Sponsoren und Ausstellern
  • Umsatz/Gewinn
  • Anzahl der Anmeldungen
  • No Show Rate
  • Publikumsbeteiligung
  • Social Media Aktivität

Indem Sie Ihre Events datenbasiert managen, können Sie in Echtzeit Schlüsse über dessen Performance ziehen. Sie haben zahlreiche Anmeldungen, nur noch vereinzelte Restplätze sind vorhanden und Sie rechnen mit einem massiven Andrang. Doch auf dem Events selbst erscheinen viele Personen trotz Zusage nicht. Ihr Event weist demnach eine hohe No Show Rate auf.

 

Mithilfe von Datenerfassungswerkzeugen können Sie dieser bei Ihrem nächsten Event entgegenwirken. Schreiben Sie per E-Mail die fortgebliebenen Teilnehmer an und kommunizieren Sie auf freundliche Art und Weise, dass Sie deren Fehlen bedauern. Heben Sie hervor, was diese verpasst haben und motivieren Sie zur nächsten Teilnahme. Gegebenenfalls können Sie die No Show Raten auch dahingehend analysieren, dass Sie beim nächsten Event mehr Tickets verkaufen, als eigentlich Plätze frei wären. Diese Überbuchung sollten Sie allerdings vorsichtig anwenden, da jeder mit Ticket auch Einlass zum Event erhalten sollte.

Optimierung: Sind Ihre Daten einmal integriert, werden Sie für immer verführt

Eventdaten geben Ihnen, was Sie brauchen: Aufschluss darüber, welche Bestandteile Ihrer Veranstaltung optimierungsfähig sind. Veranstalter können mit Hilfe von Veranstaltungsdaten Ziele, Aktivitäten und Inhalte für zukünftige Events planen. Aber welche Daten sollten sie dafür analysieren?

  • Teilnahme vs. Anmeldungen
  • Einsatzquote und Feedback aus Umfragen
  • Check-In und Check-Out Zeiten
  • Beliebtheit von Inhalten und Rednern
  • Einsatz von Networking-Tools und Event-Apps

Fazit: Der Einsatz von Datenerfassungswerkzeugen bedeutet jedoch auch, dass unsere Branche heute mehr Daten sammelt als je zuvor. Je mehr Daten wir sammeln, desto wichtiger wird es, genau zu verstehen, welche Art von Daten benötigt und wie sie verwendet werden – denn wenn man dies nicht effektiv tut, kann das eine verlorene Gelegenheit bedeuten.

Myriam van Alphen-Schrade

Myriam van Alphen-Schrade

Seit fast 10 Jahren ist Myriam als Kommunikationsspezialistin für etablierte Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen aktiv. Seit 2012 verantwortet sie die PR und Kommunikation bei XING Events.
Myriam hat verschiedene Studien zum Thema Social Media und Digitalisierung veröffentlicht unter anderem die Studie Kongresse & Konferenzen im Wandel "Wie digitale Innovationen die Branche verändern" oder den Social Media & Events Report, welcher sich als eine Pflichtlektüre unter Veranstaltern etabliert hat und als wichtige Informationsquelle zum Thema Social Media in der Veranstaltungsbranche dient.
Myriam van Alphen-Schrade

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.