Event Planung: So finden Sie garantiert die richtigen Dienstleister

Die passenden Dienstleister für Ihre Business Veranstaltung zu finden ist gar nicht so einfach. Die hohe Zahl an Anbietern verlangt nach einer zeitaufwändigen Recherche, um den Überblick zu behalten und den für sich optimalen Dienstleister zu finden. Trotzdem muss man schnell sein, denn viele Dienstleister sind bereits Monate im Voraus verplant. Mit unseren Tipps behalten Sie garantiert den Überblick.

Mit wenigen Klicks zum passenden Eventdienstleister

Viele Websites oder Blogs bieten Ihnen als Veranstalter Zugang zu Kontakten von den verschiedensten Eventdienstleistern. So hat auch der Blach Report für 2018 erneut ein Eventdienstleister-Ranking aufgesetzt. Dafür haben sie nachgefragt, welche Eventdienstleister als besonders leistungsfähig gelten.

 

Auch andere Websites bieten zahlreiche Inspiration und helfen Ihnen dabei, den passenden Eventdienstleister zu finden:

 

  • Events-Magazin – Inspirationen und Neuheiten rund um das Thema Eventdienstleistungen
  • Eventinc – Auflistung verschiedener Eventdienstleister nach Stadt und Dienstleistertyp
  • Memo Media – Umfangreiches Verzeichnis professioneller Eventservices
  • Eventsofa – Hier finden Sie nicht nur die richtige Eventlocation, sondern können diese auch direkt buchen

Eventdienstleister

 

Machen Sie sich zu Beginn jedes Quartals die Mühe, solche Register erneut zu durchforsten. Dabei können Sie schnell auf neue, interessante Anbieter stoßen und direkt Anfragen für Ihre nächsten Events stellen. Natürlich ist es nie schlecht, auf altbewährtes zu setzen, solange dieses auch gut bei Ihren Teilnehmern ankommt. Doch seien wir ehrlich: Jeder lässt sich gerne von neuen Dingen überraschen. So auch Ihre Teilnehmer, wenn Sie beispielsweise für Ihr nächstes Seminar eine ganz andere Location wählen.

 

XING Events Lesetipp: Wenn Sie diese wenigen Punkte beachten, steht Ihrer perfekten Location nichts mehr im Weg.

Das richtige Maß an Eventdienstleistungen finden

Neben der Entscheidung, welche Dienstleistertypen Sie in Anspruch nehmen möchten, stellt sich auch die Frage, welche Leistungen von welchem Dienstleister durchgeführt werden sollen. Möchten Sie sich gerne auf das breite Spektrum eines Full-Service-Anbieter verlassen? Hier reicht deren Angebote meistens von der Beratung über die Logistik bis hin zur kompletten Ausstattung von Events. Dazu zählen oftmals auch Kreativleistungen, wie zum Beispiel die Erarbeitung von Raumkonzepten.

Sie benötigen keine Gesamtdurchführung? Dann können auch einzelne Leistungen in Anspruch nehmen. Beispielsweise weil Sie ein kleines Event planen oder Ihre Location das Catering bereits selbst stellt. Dann brauchen Sie eventuell lediglich einen Ton- und Lichttechniker sowie einen professionellen Fotografen.

 

XING Events Lesetipp: Oder Sie lernen in wenigen Schritten selbst, wie Sie professionelle Eventfotos schießen.

Auch die entsprechende Software als Service berücksichtigen

Ohne Dienstleistungen lassen sich keine Events durchführen. Sie wissen bereits, dass externe Anbieter Ihnen zahlreiche operative Leistungen abnehmen können. Doch wie sieht es mit den administrativen und organisatorischen Leistungen aus? Dank Software-Lösungen, die Ihr Ticketing mit Teilnehmer- und Einlassmanagement verbinden, werden Ihre Abläufe beschleunigt, relevante Daten gesammelt und Erfolge messbar gemacht. Bereits 3 von 4 Veranstaltern organisieren ihre Events digital. Moderne Veranstalter nutzen unter anderem Online-Registrierungssysteme, Ticket-Lösungen, Kundenbindungssoftware, Badge-Drucker und Event-Apps oder auch bargeldloses Zahlen via RFID-Technologie, um Teilnehmern ein nahtloses Eventerlebnis zu ermöglichen. Das hört sich alles unglaublich kompliziert an. Wie gesagt, es hört sich nur so an. Denn sind Ihre Software-Lösungen und Applikationen erst einmal integriert, ist die technische Hürde auch schon überwunden. Denn zukünftig sind Ihre Prozesse miteinander verbunden und beschleunigen Ihr Eventmanagement vor, während sowie nach Ihrem Event!

 

XING Events Lesetipp: Welche Event-Software wirklich nutzerfreundlich ist, erfahren Sie hier.


Fazit: Die richtigen Dienstleister sollten gut recherchiert und geplant sein. Denn sie können mitunter über den Erfolg Ihrer Veranstaltung entscheiden.

Myriam van Alphen-Schrade

Myriam van Alphen-Schrade

Seit fast 10 Jahren ist Myriam als Kommunikationsspezialistin für etablierte Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen aktiv. Seit 2012 verantwortet sie die PR und Kommunikation bei XING Events.
Myriam hat verschiedene Studien zum Thema Social Media und Digitalisierung veröffentlicht unter anderem die Studie Kongresse & Konferenzen im Wandel "Wie digitale Innovationen die Branche verändern" oder den Social Media & Events Report, welcher sich als eine Pflichtlektüre unter Veranstaltern etabliert hat und als wichtige Informationsquelle zum Thema Social Media in der Veranstaltungsbranche dient.
Myriam van Alphen-Schrade

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