Erfolgsfaktor Teilnehmererlebnis: So begeistern Veranstalter Ihre Zielgruppen [Gastbeitrag]

Deutschland belegt weltweit den zweiten Platz unter den beliebtesten Kongressdestinationen sowie Platz eins in Europa. Über 60 international etablierte Standorte locken zahlreiche Teilnehmer mit einer guten Infrastruktur, dem Preis-Leistungs-Verhältnis und wissenschaftlichen Kompetenzen. Dennoch sollte die Branche auf Veränderungen gefasst sein.

Die Kongressorganisation der Zukunft ist…

… analog sowie digital. Eventplaner sollten darauf vorbereitet sein, den Menschen unabhängig von Zeit und Budget den Zugang zu Ihren Veranstaltungen zu ermöglichen. Als eine Folge dieser Entwicklungen gelten hybride und virtuelle Events. Schon 23,5 % aller Veranstalter konzentrieren sich auf hybride Veranstaltungen und 12 % führen virtuelle Events durch.

 

Insbesondere kleinere Veranstaltungen werden zukünftig immer häufiger in virtuellen Formaten abgehalten.
Ilona Jarabek, Präsidentin EVVC

 

XING Events Lesetipp: Wie Sie eine erfolgreiche Konferenz veranstalten lesen Sie hier.

Die wichtigsten Erfolgsfaktoren von Events im Detail

Mit neuen digitalen Eventformaten entstehen auch neue Anforderungen seitens der Teilnehmer. Der Innovationsverbund Future Meeting Space widmete sich diesen Fragestellungen. Dafür wurden zuerst diese Punkte als Anforderungen zukünftiger Veranstaltungen identifiziert:

 

  • Interaktion
  • Zeit
  • Flexibilität
  • Sicherheit
  • Kurzfristigkeit
  • Erlebnis

Die Herausforderungen hierbei sind, dass Events weiterhin der Wissensvermittlung, Vernetzung und Partizipation dienen sollen – und das mit gleicher Gewichtung. Schauen wir uns das Beispiel des hybriden Kongress an. Interessant an diesem Format ist, dass eine Mischung aus analoger und digitaler Teilnahme besteht. Das Future Meeting Space möchte als Navigationsshilfe für all diejenigen, welche Veranstaltungen organisieren, das richtige Eventformat finden.

 

Anschließend haben wir uns den verschiedenen Teilnehmertypen gewidmet. Welche Teilnehmertypen gibt es? Welche Wirkungen erzeugen die Nutzung methodischer und technologischer Elemente beim Teilnehmer? Oder wie wirken sich diese Elemente auf die Erfolgsfaktoren von Veranstaltungen aus? Dabei haben sich folgende Erfolgsfaktoren heraus kristallisiert:

 

  • Interaktion
  • Netzwerken
  • Zufriedenheit
  • Digitalisierung
  • Wissensvermittlung
  • Disruption

Was macht Ihre Teilnehmer denn nun zufrieden?

Als besonders ausschlaggebend bewerten Teilnehmer von Events den zeitlichen Aufwand im positiven Verhältnis zum Nutzen der Veranstaltung. Außerdem tragen ein hoher Innovationsgrad, ansprechende Inhalte und eine darauf abgestimmte Location zur Zufriedenheit bei. Oftmals unterstreichen diese Punkte die Ansicht, dass der Einsatz neuer Medien und Technologien auch als tatsächlicher Mehrwert erlebt wird. Denn der Einsatz erlaubt innovative und interaktive Formate, die die Wissensvermittlung stärken und Teilnehmer inspirieren.

 

Nicht neu ist sicherlich die Tatsache, dass Kontakte eine wichtige Basis für Geschäftsbeziehungen darstellen und somit Netzwerken auf Events als besonders wichtig erachtet werden sollte.  Interessant zu sehen war hier, dass die alleinige Teilnahme oder die mit Kollegen keinen Einfluss auf das Netzwerken ausübte. Auch die Dauer der Veranstaltung oder Zusammensetzung der Teilnehmer hat keinen Einfluss auf die Netzwerkqualität.

Die drei wichtigsten Forschungsergebnisse im Überblick:

  1. Zufriedene Teilnehmer durch Wissensvermittlung = Mehrwert generieren
  2. In Erinnerung bleiben durch Disruption = Emotionale Verankerung
  3. Alle erreichen durch Berücksichtigung unterschiedlicher Teilnehmertypen

Fazit: Das Gebilde der Erfolgsfaktoren ist nicht starr, sondern komplex. Dreht man an einer Schraube, beispielsweise an der Digitalisierung einer Veranstaltung, so übt man auch Einfluss auf die Interaktion oder Zufriedenheit aus. Es geht hier nicht um neue Erkenntnisse. Stattdessen sollten  sich Planer bemühen, diese bestehenden Erkenntnisse möglichst effektiv miteinander zu verknüpfen. Nur so können Sie ihren Teilnehmern ein nachhaltiges Erfolgserlebnis ermöglichen.

Matthias Schultze

Matthias Schultze

Geschäftsführer bei GCB German Convention Bureau e.V.
Mit 20 Jahren Erfahrung in der Veranstaltungsbranche verantwortet Matthias Schultze seit 2010 beim GCB German Convention Bureau mit Büros in Frankfurt, New York und Peking die nationale und internationale Positionierung und Vermarktung Deutschlands als führende Tagungs- und Kongressdestination. Nach Stationen im Hotel- und Kongressmanagement bei Hilton International sowie als CEO des World Conference Center Bonn fokussiert sich der Betriebswirt in den letzten Jahren verstärkt auf die Bereiche Innovation und digitale Transformation mit dem Ziel, Tagungen und Veranstaltungen als wichtige Plattformen für den Wissensaustausch fit für die Zukunft zu machen. Gemeinsam mit Partnern hat er verschiedene Projekte, wie den Innovationsverbund „Future Meeting Space“, initiiert, die Herausforderungen und Chancen der Digitalisierung unter die Lupe nehmen.
Matthias Schultze

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