5 Steps, die Sie als Event-Profi nie weglassen sollten

Wo soll man anfangen, wenn es um Event Planung geht? Zu Beginn der Organisationsphase ist nur eines sicher: das übergeordnete Ziel, d. h. Teilnehmer für die Veranstaltung zu gewinnen. Aber wie erreicht man dieses Ziel? Eine systematische und zielgerichtete Event Planung ist unumgänglich und die Liste an ToDos scheint unendlich. Wir haben für Sie die 5 wichtigsten Schritte zusammengestellt, die bei der Planung Ihrer Business Veranstaltung nicht fehlen sollten.

Bevor die eigentliche Veranstaltung geplant werden kann, müssen einige Aspekte im Vorfeld festgesetzt werden

• Ziel: Was wollen Sie am Ende erreichen? Soll es eine gewissen Teilnehmeranzahl sein oder wollen Sie auch ein gewisses Image herüberbringen? Möchten Sie neue Teilnehmer dazugewinnen oder steht bei Ihnen die Kundenbindung an erster Stelle? Die Ziel-Definition legt ein Fundament für die weitere Planung und hilft Ihnen, die entsprechenden Maßnahmen zur Ziel-Erreichung zu bestimmen.
• Zielgruppe: Das Ziel bestimmt auch die Zielgruppe mit. Neben berufsspezifischen Kriterien wie Branche, Berufsgrad oder Position spielen auch Aspekte wie Stamm-Teilnehmer oder Neukundenakquise eine Rolle. Unser Tipp: Stellen Sie mehrere Ticket-Kategorien auf und integrieren Sie eine VIP-Kategorie für Ihre Stammgäste oder Sponsoren. Mit einem Promotionscode, den nur die jeweiligen Teilnehmer kennen, können Sie Vergünstigungen anbieten, wodurch Sie mehr Vertrauen schaffen und Ihre Kundenbindung stärken.
• Thema: Im Rahmen der Zielgruppendefinition muss auch das Thema spezifiziert werden. Soll es sich eher an Neueinsteiger einer Branche richten oder erfahrene Experten ansprechen? Auch die Kombination aus beiden Alternativen ist möglich. Weisen Sie hierbei im Programm aus, welcher Vortrag sich inhaltlich für Anfänger und Experten richtet. Dies gibt Ihren Teilnehmern einen besseren Überblick darüber, wie detailliert derjenige Vortrag sein wird.
• Budget: Im Vorfeld muss selbstverständlich eine Budgetkalkulation stattfinden. Welche Ziele wurden festgesetzt und welche Mittel sind notwendig, um dieses Ziel zu erreichen? Stellen Sie eine Checkliste an ToDos auf und bringen Sie sich vor Augen, welcher Kostenaufwand insgesamt entsteht. Richten Sie hierbei auch einen Blick auf die Veranstaltung im letzten Jahr: Wo hätte man Kosten einsparen können und worein hätte man mehr Budget investieren müssen?

Planen Sie die Rahmenbedingungen

• Location: Die Auswahl an Locations beschränkt sich nicht mehr nur auf Kongress- und Messehallen. Je nach Zielgruppe und Thema finden Sie spannende Alternativen, die zum Wohlbefinden Ihrer Teilnehmer beitragen und ihnen im Gedächtnis bleiben. Einen Überblick über unsere vier Favoriten finden Sie in diesem Artikel.
• Zeitpunkt: Der Zeitpunkt muss natürlich mit der Verfügbarkeit der Location abgestimmt werden. Achten Sie zudem auf Feier- und Brückentage. Sie könnten die Teihlnehmeranzahl beeinflussen und Ihnen nicht das gewünschte Ergebnis liefern.
• Catering/Personal/Technik: Sind diese Basis-Entscheidungen gefällt, geht es an die Detaills. Entscheiden Sie sich für ein passendes Catering, das zu der Location und den Bedürfnissen der Teilnehmer passt, z. B. Buffet, Häppchen und Kaffee -Pausen. Auch technische Bedingungen müssen geklärt und evtl. angepasst werden. Dies ist vor allem für den reibungslosen Ablauf der Redner-Präsentationen entscheidend. Aber auch Sicherheitsvorkehrungen sollten getroffen und überprüft werden. Mit einem kompetenten Personal sind Sie hier perfekt aufgestellt, um auch kurzfristige Probleme schnell lösen zu können.

Prüfen Sie zeitnah, ob Ihre Pläne realisierbar sind

Stellen sie sicher, dass Sie genug Budget zur Verfügung haben und genug Personal vorhanden ist. Auch Ihr Veranstaltungs-Team sollte entsprechend aufgestellt sein: Hat jedes Team-Mitglied die geeigneten Kapazitäten für die Realisierung des Plans? Unser Tipp: Mit einer Checkliste für den Zeitrahmen, den ToDos und dem verantwortlichen Team-Mitglied können Sie jederzeit die Entwicklungen nachverfolgen. Sie gibt Ihren Mitarbeitern außerdem eine Übersicht über die eigenen Aufgaben und den Zeitplan dazu.

Kommunizieren Sie Ihr Event an die Zielgruppe

Um Ihre Zielgruppe möglichst früh auf Ihr Event aufmerksam zu machen, sollte das Event-Marketing zeitnah zur Event-Planung passieren. Worauf sollten Sie achten?

• Richten Sie die Inhalte und die Message an Ihrer Veranstaltung aus.
• Verschicken Sie nicht nur eine Einladung zu Ihrem Event. Um im Gedächtnis der potenziellen Teilnehmer zu bleiben, sollten Sie sie öfter kontaktieren. Nutzen Sie dazu die nächst stehenden Maßnahmen.
• Mit Content-Marketing geben Sie Event-Inhalte mit Mehrwert weiter. Dies schafft Vertrauen und stärkt die Bindung zu Ihrem Event.
• Event-Marketing ohne das Web 2.0 ist zwar möglich, aber heutzutage lange nicht so erfolgreich. Optimieren Sie also Ihr Online Marketing, um die Zielgruppe nicht nur über Print anzusprechen.
• E-Mail-Marketing ist immer noch ein starker Kanal, um Ihre potenziellen Teilnehmer gezielt und persönlich anzusprechen. Schalten Sie meherere Kampagnen, um Ihre Zielgruppe von den Vorteilen Ihres Events zu überzeugen.

Nutzen Sie die Vorteile von Eventmanagement-Systemen

Der Markt bietet viele unterschiedliche Systeme mit unterschiedlichem Schwerpunkt. Damit Sie hiervon vor allem bei der Eventplanung profitieren, sollte die Software ein effizientes Teilnehmermanagement mit Online-Registrierung und Optionen zum Event-Marketing anbieten. Somit haben Sie alle notwendigen Daten und Funktionen in einem System verbunden und sparen sich ein Listen-Chaos im Vorfeld.