Je mehr Referenten und Moderatoren Sie für Ihr virtuelles Event oder Ihre Business-Veranstaltung managen wollen, desto detaillierter sollten Sie planen. Für ein einstündiges (Online-)Seminar reichen vielleicht ein kurzes Telefonat vorab und ein Mini-Technik-Check. Bei größeren Events mit vielen, manchmal mehreren Hundert Sprechern brauchen Sie umfangreiche Briefings und Technik-Tests. Mit unserer Checkliste denken Sie an die wichtigsten Punkte.
Briefen Sie Ihre Moderatoren und Ihre Speaker so umfangreich wie möglich. Denken Sie immer daran, dass Sie selbst Ihr Event sehr gut kennen und vieles möglicherweise als selbstverständlich ansehen. Doch Ihre Sprecher haben diese Hintergrundinformationen im Normalfall nicht.
Das sollten Ihre Sprecher wissen:
„Wer schreibt, der bleibt.” heißt es im Volksmund und das lässt sich auch auf die Vereinbarungen mit Ihren Speakern und Moderatoren übertragen.
Schließen Sie mit jedem Speaker eine schriftliche Vereinbarung und halten Sie darin die wesentlichen Punkte fest. Klären Sie folgende Aspekte:
Denken Sie dabei auch an die Zustimmung zur Aufzeichnung des Vortrages sowie der Übertragung einzelner Vortragsauszüge in den Sozialen Medien – zum Beispiel über Screenshots, die Ihre Teilnehmer anfertigen und posten. Lassen Sie sich außerdem bestätigen, dass die vom Sprecher oder Moderator gezeigten Inhalte frei von den Rechten Dritter sind.
Egal ob offline oder online: Betreuen Sie Ihre Speaker und Moderatoren und stellen Sie ihnen einen festen Ansprechpartner zur Seite. Bei virtuellen Events eignet sich ein versierter Event-Techniker aus Ihrer Regie dafür. Dieser holt Sprecher rechtzeitig vor deren Einsatz in die Videoschalte und zählt den Countdown bis zum Vortragsstart herunter.
Bei Offline-Events haben sich ein technischer Ansprechpartner und jemand, der sich um die weiteren Bedürfnisse – wie ein Glas Wasser etc. kümmert – bewährt.
Informieren Sie Ihre Sprecher und Moderatoren, was aus Ihrer Sicht einen guten Vortrag ausmacht. Viele Aspekte davon sind mittlerweile bekannt. Dennoch wollen wir sie hier einmal aufführen:
Außerdem gilt bei allen Vorträgen: Kurz schlägt lang und Abwechslung erfreut. Ermutigen Sie daher Ihre Präsentatoren, auch Fragen und Umfragen an das Publikum einzubauen.
XING Events Lesetipp: Kommunikations- und Verhaltensregeln für Ihre Online-Events
Ein Test mit den Referenten und dem Moderator empfiehlt sich zwischen 14 und sieben Tagen vor Ihrem Online-Event. So bleibt Ihren Akteuren noch etwas Zeit, Änderungen vorzunehmen. Sie können beispielsweise ein anderes Mikrofon besorgen oder das Set-Up für die Webkamera verändern. Eine Stunde vor Ihrem Online-Event ist solch ein Unterfangen ziemlich aussichtslos.
Was Sie als Veranstaltungsplaner unbedingt noch checken oder testen sollten:
Organisieren Sie einen Vortrag live vor Ort entfällt vieles davon. Dennoch sollten Sie einen Technik-Test mit jedem Akteur durchführen – entweder in einer separaten „Medienannahme-Stelle” oder in dem entsprechenden Raum circa eine Stunde vor dem Vortrag.
Egal ob Offline- oder Online-Event: Sie brauchen einen Regieplan. Je komplexer Ihre Veranstaltung ist und je mehr Akteure virtuell dazugeschaltet sind, desto detaillierter sollte Ihr Regieplan sein.
Folgende Spalten beziehungsweise Informationen sollte enthalten sein:
So einen Regieplan können Sie in Excel erstellen oder in einem dafür spezialisierten Tool wie zum Beispiel colada.scripts. Letzteres ist browserbasiert und eignet sich für die Zusammenarbeit mit internen und externen Kollegen. Besonders hilfreich für alle Akteure ist der dort integrierte und sekundengenau synchronisierte Timer. So wissen alle, auf welchem CUE (Stichwort, Programmpunkt) sie sich befinden. Das ist vor allem bei Viel-Rednern eine gute Möglichkeit, diese an die Einhaltung der Zeit zu erinnern.
Am besten, Sie bereiten sich und Ihre Referenten und Moderatoren auf den schlimmsten Fall vor, dann sind Sie für alle Fälle gewappnet.
Klären Sie vorab, wie Sie in welchen Fällen reagieren wollen und halten Sie dafür einspielbares Material bereit. Das können Videotrailer sein oder vorgefertigte Bilder mit „Wir sind gleich wieder für Sie da”. Wenn möglich überspielt so eine Situation ein Moderator gekonnt – sowohl online als auch offline. Können Sie auch diesen nicht mehr zeigen, blenden Sie ein, wohin sich Ihre Teilnehmer wenden können oder wann es weitergehen wird. Sie können dafür auch Push-Nachrichten über Ihre Event-App oder Ihr Event-Portal versenden.
Vor allem aber: Bleiben Sie ruhig und behalten Sie die Nerven. Ihre Dienstleister arbeiten wahrscheinlich schon mit Hochdruck an einer Lösung.
Briefen Sie die Akteure Ihrer Online- und Offline-Events umfangreich, rechtzeitig und mehrfach. Sie beeinflussen sehr, wie Ihr Event von Ihren Teilnehmern wahrgenommen wird. Neben den detaillierten Tipps für einen gelungenen Auftritt sollten Sie sich unbedingt Zeit für die Technik-Tests nehmen – egal wie versiert Sie oder auch Ihre Redner sind.
Melden Sie sich jetzt kostenlos zu unserem Newsletter an, verpassen Sie keine Blogartikel mehr und erhalten Sie zusätzlich die neusten Webinar-Einladungen, exklusive Angebote und Aktionen.
