Business Veranstaltung

Das perfekte Briefing für glückliche Speaker und Moderatoren

Bettina Knauer

Je mehr Referenten und Moderatoren Sie für Ihr virtuelles Event oder Ihre Business-Veranstaltung managen wollen, desto detaillierter sollten Sie planen. Für ein einstündiges (Online-)Seminar reichen vielleicht ein kurzes Telefonat vorab und ein Mini-Technik-Check. Bei größeren Events mit vielen, manchmal mehreren Hundert Sprechern brauchen Sie umfangreiche Briefings und Technik-Tests. Mit unserer Checkliste denken Sie an die wichtigsten Punkte.
 

Das Briefing

Briefen Sie Ihre Moderatoren und Ihre Speaker so umfangreich wie möglich. Denken Sie immer daran, dass Sie selbst Ihr Event sehr gut kennen und vieles möglicherweise als selbstverständlich ansehen. Doch Ihre Sprecher haben diese Hintergrundinformationen im Normalfall nicht.

Das sollten Ihre Sprecher wissen:

  • Wer ist die Zielgruppe Ihres Events?
    Was ist das Ziel Ihrer Veranstaltung und wie soll der Vortrag oder die Moderation dazu beitragen?
  • Wie viel Interaktion wünschen Sie sich von den Sprechern oder Moderatoren?
  • Wie viele Teilnehmer erwarten Sie?
  • Welche Technik stellen Sie bereit?
    Steht vor Ort ein Laptop inklusive Headset oder gibt es ein Rednerpult?
  • Wie ist ein Ansprechpartner für den Techniksupport erreichbar?
    Dies ist vor allem bei Online-Events wichtig, da remote zugeschaltete Referenten ihre Technik mehr oder weniger allein meistern müssen.
  • Wohin sollen Referenten bis wann und in welchem Format ihre Präsentationen senden? 
  • Welche Dokumentation, welche Aufzeichnungen und welchen Versand nach dem Event planen Sie?
    Das beeinflusst den Inhalt, den Ihre Sprecher zeigen oder im Nachgang versenden dürfen. 
  • Welche Event-Plattform nutzen Sie für virtuelle Veranstaltungen?
    Welche Dateiformate lassen sich dort zeigen oder einbinden?

Die schriftliche Vereinbarung

„Wer schreibt, der bleibt.” heißt es im Volksmund und das lässt sich auch auf die Vereinbarungen mit Ihren Speakern und Moderatoren übertragen.

Schließen Sie mit jedem Speaker eine schriftliche Vereinbarung und halten Sie darin die wesentlichen Punkte fest. Klären Sie folgende Aspekte:

  • Wer übernimmt welche Kosten und bis zu welcher Höhe?
  • Was passiert, wenn ein Sprecher oder ein Moderator ausfällt?
  • Wie werden Inhalte weiterverwertet?
  • Welche Technik und/oder welche Plattform nutzen Sie für Ihr Event?

Denken Sie dabei auch an die Zustimmung zur Aufzeichnung des Vortrages sowie der Übertragung einzelner Vortragsauszüge in den Sozialen Medien – zum Beispiel über Screenshots, die Ihre Teilnehmer anfertigen und posten. Lassen Sie sich außerdem bestätigen, dass die vom Sprecher oder Moderator gezeigten Inhalte frei von den Rechten Dritter sind.

Speaker-Management am Tag des Events

Egal ob offline oder online: Betreuen Sie Ihre Speaker und Moderatoren und stellen Sie ihnen einen festen Ansprechpartner zur Seite. Bei virtuellen Events eignet sich ein versierter Event-Techniker aus Ihrer Regie dafür. Dieser holt Sprecher rechtzeitig vor deren Einsatz in die Videoschalte und zählt den Countdown bis zum Vortragsstart herunter.

Bei Offline-Events haben sich ein technischer Ansprechpartner und jemand, der sich um die weiteren Bedürfnisse – wie ein Glas Wasser etc. kümmert – bewährt.

Der Technik-Check

Informieren Sie Ihre Sprecher und Moderatoren, was aus Ihrer Sicht einen guten Vortrag ausmacht. Viele Aspekte davon sind mittlerweile bekannt. Dennoch wollen wir sie hier einmal aufführen:

  • Gute Vorträge finden auf Augenhöhe statt – sowohl inhaltlich als auch optisch.
  • Das Licht sollte von vorn auf den Redner fallen; keinesfalls von hinten.
  • Ein externes, gutes Mikrofon und ein schallgedämmter Raum erhöhen die Tonqualität deutlich. Das ist vor allem bei Präsentationen aus dem Home-Office wichtig.
  • Ein Vortrag sollte stehend gehalten werden.
  • Die Kleidung sollte einfarbig und dezent sein. Weiße Flächen und kleine oder wilde Muster werden von der eingebauten Webkamera oft schlecht übertragen. 
  • Kabelgebundenes Internet ist stabiler als eine WLAN-Verbindung.
  • Eingebettete Videos sollten besser von der Event-Regie abgespielt werden, da sie oftmals nicht einwandfrei übertragen werden.

Außerdem gilt bei allen Vorträgen: Kurz schlägt lang und Abwechslung erfreut. Ermutigen Sie daher Ihre Präsentatoren, auch Fragen und Umfragen an das Publikum einzubauen.

XING Events Lesetipp: Kommunikations- und Verhaltensregeln für Ihre Online-Events

Ein Test mit den Referenten und dem Moderator empfiehlt sich zwischen 14 und sieben Tagen vor Ihrem Online-Event. So bleibt Ihren Akteuren noch etwas Zeit, Änderungen vorzunehmen. Sie können beispielsweise ein anderes Mikrofon besorgen oder das Set-Up für die Webkamera verändern. Eine Stunde vor Ihrem Online-Event ist solch ein Unterfangen ziemlich aussichtslos.

Was Sie als Veranstaltungsplaner unbedingt noch checken oder testen sollten:

  • Sind Bild und Ton ausreichend?
  • Ist die Kamera auf Augenhöhe?
  • Ist das Gesicht ausgeleuchtet?
  • Ist der Hintergrund in Ordnung?
  • Ist die Kleidung kameratauglich?
  • Testen Sie einmal das Screensharing und die Rückgabe der Bildschirmfreigabe.

Organisieren Sie einen Vortrag live vor Ort entfällt vieles davon. Dennoch sollten Sie einen Technik-Test mit jedem Akteur durchführen – entweder in einer separaten „Medienannahme-Stelle” oder in dem entsprechenden Raum circa eine Stunde vor dem Vortrag.

Der detailgenaue Regieplan

Egal ob Offline- oder Online-Event: Sie brauchen einen Regieplan. Je komplexer Ihre Veranstaltung ist und je mehr Akteure virtuell dazugeschaltet sind, desto detaillierter sollte Ihr Regieplan sein.

Folgende Spalten beziehungsweise Informationen sollte enthalten sein:

  • CUE = Programmpunkt oder Stichwort
  • Zeit = Startzeit
  • Dauer = in Minuten und Sekunden
  • Akteur = wer ist der Hauptdarsteller beziehungsweise wer sind die Personen im Bild
  • Aktion = Was passiert hier? Beispiele: Video ABC einspielen, Begrüßungsrunde, Start der Umfrage etc.
  • Format = Welche Dateiformate sind in diesem Slot relevant? ppt, jpg, pdf, mov, mp4
  • Sendebild = Welches Sendebild soll hier gezeigt werden? Wie viele Personen oder Präsentationen sind im Bild und wie sind diese angeordnet?
  • Story = Stichpunkte zum Inhalt, beispielsweise die Fragen des Moderators
  • LIVE oder REC = Live oder aufgezeichnet

So einen Regieplan können Sie in Excel erstellen oder in einem dafür spezialisierten Tool wie zum Beispiel colada.scripts. Letzteres ist browserbasiert und eignet sich für die Zusammenarbeit mit internen und externen Kollegen. Besonders hilfreich für alle Akteure ist der dort integrierte und sekundengenau synchronisierte Timer. So wissen alle, auf welchem CUE (Stichwort, Programmpunkt) sie sich befinden. Das ist vor allem bei Viel-Rednern eine gute Möglichkeit, diese an die Einhaltung der Zeit zu erinnern.

Pannen und Technik-Ausfälle einkalkulieren

Am besten, Sie bereiten sich und Ihre Referenten und Moderatoren auf den schlimmsten Fall vor, dann sind Sie für alle Fälle gewappnet.

Klären Sie vorab, wie Sie in welchen Fällen reagieren wollen und halten Sie dafür einspielbares Material bereit. Das können Videotrailer sein oder vorgefertigte Bilder mit „Wir sind gleich wieder für Sie da”. Wenn möglich überspielt so eine Situation ein Moderator gekonnt – sowohl online als auch offline. Können Sie auch diesen nicht mehr zeigen, blenden Sie ein, wohin sich Ihre Teilnehmer wenden können oder wann es weitergehen wird. Sie können dafür auch Push-Nachrichten über Ihre Event-App oder Ihr Event-Portal versenden.

Vor allem aber: Bleiben Sie ruhig und behalten Sie die Nerven. Ihre Dienstleister arbeiten wahrscheinlich schon mit Hochdruck an einer Lösung.

Fazit

Briefen Sie die Akteure Ihrer Online- und Offline-Events umfangreich, rechtzeitig und mehrfach. Sie beeinflussen sehr, wie Ihr Event von Ihren Teilnehmern wahrgenommen wird. Neben den detaillierten Tipps für einen gelungenen Auftritt sollten Sie sich unbedingt Zeit für die Technik-Tests nehmen – egal wie versiert Sie oder auch Ihre Redner sind.

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Bettina Knauer Content Marketing & PR Managerin, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund sieben Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

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