Dass Multitasking regelmäßig auf der Tagesordnung steht und man selbst manchmal am liebsten an mehreren Orten gleichzeitig wäre, kennt jeder Veranstalter bestimmt nur zu gut. Egal ob kreativer Kopf, Finanzbuchhalter oder Networker – Veranstalter einer Business Veranstaltung sind in dieser Hinsicht wahre Berufs-Chamäleons! Wie viel von diesen Jobs erkennen Sie in Ihrem täglichen Veranstalter Dasein wieder?
Ein Veranstalter kann Events lediglich organisieren oder diese komplett durchführen. Das Management reicht dann von der reinen Finanzierung bis hin zur kompletten Organisation inklusive der Eventvermarktung: Auswahl der Location, Sponsoring, Promotion sowie das Teilnehmermanagement. Die Aufgabenbereiche des Veranstalters sind vielfältig. Dementsprechend ist er bei sämtlichen wichtigen Fragen stets der Ansprechpartner Nummer 1.
Mit der zunehmenden Digitalisierung von Events rücken auch immer mehr vielversprechende digitale Tools ins Blickfeld von Veranstaltern. Egal ob Event Apps, Chatbots oder Interaktionstools – Sie müssen diese Technologien nicht nur kennen sondern auch wissen, welche am besten für Ihr Event funktionieren!
Doch einzig mit der Auswahl geeigneter Tools und Tech-Trends ist Ihre Arbeit noch nicht getan. Sie müssen diese in Ihre komplette Strategie integieren, die technischen Spezifikationen kennen und Ihre Mitarbeiter im Umgang mit diesen Tools schulen. Denn nur so garantieren Sie auch, dass die Teilnehmer den Einsatz schätzen und Sie die Interaktion und Multimedialität auf Ihrem Event reibungslos ermöglichen.
Jedes Event verfolgt bestimmte Umsatzziele, egal um welche Art von Veranstaltung es sich handelt. Das Jonglieren mit Zahlen stellt für Veranstalter also kein Problem dar. Dabei sind sie verantwortlich für den verhältnismäßigen Ausgleich von Einnahmen und Ausgaben. Außerdem müssen Sie als Eventplaner die Kosten im Auge behalten und Einnahmen beispielsweise aus dem Ticketverkauf, dem Sponsoring oder von Messeständen generieren sowie die Ausgaben für die Location und Vermarktung managen. Alles kein Problem für Veranstalter, denn sie haben ihre Zahlen im Griff!
Events gestalten Erlebnisse! Sie stehen vor der Herausforderung „ein Event von Grund auf zu gestalten und einen Spannungsbogen aufzubauen“, so Andreas Laube – Managing Director bei MCI Deutschland. Dies gilt für B2B-Veranstaltungen ebenso wie für öffentliche Events. Veranstalter sind heutzutage nicht mehr nur Manager eines Events, sondern werden vielmehr zu echten Designern von Erlebnissen. Es wird immer mehr zu Ihrer Aufgabe, die Unternehmensbotschaft zum Leben zu erwecken und zu einem Erlebnis zu machen, indem Sie den Teilnehmern den Wow-Faktor vermitteln.
Für Sie heißt das also konkret, nicht nur Informationen zu vermitteln, sondern eine Abfolge von individuellen Erlebnissen zu schaffen. Wenn Ihnen das gelingt, hinterlassen Sie ein bleibendes Gesamterlebnis.
Ein großer Teil des Aufgabenbereiches von Veranstaltern ist es, Menschen für ihre Veranstaltungen zu begeistern. Diese sollen dann zu zahlenden Teilnehmern, langfristigen Partnern oder engagierten Sponsoren werden. Dafür müssen Sie die Vorzüge und Alleinstellungsmerkmale Ihres Events nicht nur in und auswendig kennen, sondern diese auch gut verkaufen können! Ein bisschen Sales Manager sollte in jedem Veranstalter stecken.
Für einen Veranstalter gehört es sich natürlich auch, für sein Event ordentlich die Werbetrommel zu rühren. Doch mit ein paar Flyern ist die Arbeit in punkto Marketing noch längst nicht getan. Um die richtigen Teilnehmer zu erreichen, müssen Sie strategisch vorgehen: Die für Ihr Event richtigen Kanäle wählen, die entsprechende Zielgruppe adressieren und Ihre Maßnahmen natürlich auch messen.
Oftmals fällt also auch die Eventvermarktung in die Hände des Veranstalters. Allerdings gibt es mittlerweile viele hilfreiche Tools und Apps, die Sie bei der Vermarktung Ihres Events unterstützen können.
Die Veranstaltungsabteilung stellt in einem Unternehmen oft eine Schnittstelle dar. Daher sollten Eventplaner ihre Augen und Ohren immer offen halten und über Neuerungen stets informiert sein. Sie arbeiten also auch häufig für andere Unternehmensbereiche, sind gute Netzwerker und haben Kontakte im gesamten Unternehmen. Doch natürlich zählt für Veranstalter auch das Networking mit den Eventteilnehmern selbst! Vor, während und nach dem Event heißt es, fleißig neue Kontakte zu knüpfen oder bestehende zu vertiefen. Nur, wenn Sie sich als Veranstalter im regelmäßigen Austausch mit Teilnehmern befinden und sich wirklich für diese und ihre Bedürfnisse interessieren, können Sie eine Fangemeinde aufbauen.
Tipp: Warum Community Building und Networking für Events unverzichtbar ist, erfahren Sie hier!
Fazit: Der Job eines Eventplaners beginnt gerade erst mit der reinen Organisation einer Veranstaltung. Sie sind echte Allrounder, was Multitasking betrifft, und managen es aufgrund ihres Organisationstalents mit links, sämtliche To-Do’s abzuarbeiten. Die Arbeit eines Veranstalters gehört somit nicht ohne Grund zu einem der stressigsten, aber auch zu einem der abwechslungsreichsten und spannendsten Jobs!
