Event Erfolg: Warum Sie Events mit Erlebnis-Charakter gestalten sollten

Die Anforderungen von Teilnehmern an eine Business Veranstaltung ändern sich kontinuierlich. Mit der Digitalisierung sieht die Eventbranche nicht nur zahlreichen Chancen und Potenzialen entgegen – sie stellt Veranstalter auch vor neue Herausforderungen. Wie gelingt es in dieser schnelllebigen digitalen Zeit, den Teilnehmer in den Fokus des Event-Geschehens zu stellen und ihm ein möglichst umfangreiches und individuelles Erlebnis zu bieten?

Die Zukunft der Eventbranche ist digital!

Dieser Tatsache ist sich auch MCI Deutschland, Eventagentur für Live-Kommunikation und Erlebnis Marketing, bewusst. In ihren branchenbezogenen Whitepapern teilt die Agentur die Erkenntnis mit, dass digitale Tools das Eventerlebnis verbessern und dieses in Zukunft noch stärker beeinflussen werden. XING Events hat im Interview mit Andreas Laube – Managing Director bei MCI Deutschland – nachgefragt, worauf es beim Event der Zukunft wirklich ankommt.

Wir müssen hier zwei unterschiedliche Dinge getrennt betrachten: Erstens die Anforderungen an ein Event und zweitens den Mehrwert digitaler Tools.

Was die Anforderungen an Events steigen, wodurch es zwingend wird, dass ein Event über die notwendigen technischen Voraussetzungen verfügt, um digitale Tools überhaupt vollumfänglich einsetzen zu können: Stichwort Netzstabilität und Bandbreite, welche noch nicht immer nicht selbstverständlich sind. Außerdem muss die Sicherheit unbedingt und in jeder Situation gewährleistet sein. Damit spreche ich vor allem die Datensicherheit an, sowohl im Vorfeld als auch während des Events.

Einen Mehrwert bieten digitale Tools einem Eventteilnehmer nur dann, wenn sie nicht nur informieren, sondern auch emotionalisieren. Damit dies geschieht dürfen digitale Tools nicht als Einweg-Kommunikation verstanden, sondern müssen als interaktives Instrument eingesetzt werden. Sie müssen sicher stellen, dass Menschen persönlich angesprochen werden, ihrerseits persönlich Menschen ansprechen können und sich mit ihnen verbinden und kommunizieren können. Und um mit diesen Emotionen „aufgeladen“ werden zu müssen,  braucht es sehr profunde Kenntnisse der Zielgruppen.

Darüber hinaus ist es wichtig, dass der Einsatz digitaler Tools mit dem Ende einer Veranstaltung nicht endet – gerade danach bietet dies ideale Voraussetzungen, um langfristig und damit nachhaltig mit Teilnehmern in Kontakt zu bleiben.

Neben Anforderungen, die jedes Event erfüllen muss, gelten für Business-Events natürlich ein paar Besonderheiten.

1. Ein Business-Event ist immer ein Einschnitt in den täglichen Geschäftsablauf – entsprechend ist darauf Rücksicht zu nehmen: zeitlich, örtlich aber auch inhaltlich.
2. Es hat natürlich das Ziel, bestimmte Informationen und Botschaften zu vermitteln. Da mit neuen Technologien dies theoretisch auch über andere Kanäle problemlos möglich wäre, spielt die Emotionalisierung bei einem Business-Event eine zentrale Rolle. Die Teilnehmer müssen spüren, dass sie „live und in Farbe“ ganz anders interagieren und partizipieren.
3. Ein Business-Event hat eine klare Zielvorgabe und der Erfolg muss sich eindeutig auch wirtschaftlich gesehen messen lassen. Entsprechend müssen Zielsetzungen klar definiert und im Anschluss ebenso klar und vor allem neutral gemessen werden. Nur so ist es möglich, eine wirtschaftliche Betrachtungsweise zu garantieren, den ROI oder ROO zu messen und Optimierungsmöglichkeiten klar zu erkennen.

Der erste Unterschied liegt schon im Begriff: Ein Manager ist dafür verantwortlich, einen Prozess, ein Unternehmen oder ein Projekt möglichst optimal zu führen. Ein Designer hat die Aufgabe, in diesem Fall das Event, von Grund auf zu gestalten und einen Spannungsbogens aufzubauen. Live Experience Design verbindet genau die drei Begriffe, die heute für ein erfolgreiches Event maßgeblich sind:

„Live“ – direkt erfahrbar, physisch und emotional involviert und mit einem Lebenszyklus versehen, der lange vor dem eigentlichen Event anfängt und mit dem Schlussakkord noch lange nicht aufhört.

 „Experience“ weil es eben genau darum geht, nicht nur Informationen zu vermitteln, sondern eine Abfolge von Erlebnissen zu schaffen, die ein bleibendes Gesamterlebnis garantieren, welches in Erinnerung bleibt und die gewünschte Wirkung erzielt.

„Design“ weil es darum geht, nicht irgendetwas durchzuführen, sondern ein Event von A bis Z zu konzipieren, eben: zu designen.

Wir sehen zahlreiche weitere Vorteile: einerseits sind Teilnehmer zunehmend an den Gebrauch von digitalen Tools gewöhnt und haben entsprechende Erwartungen. Der reine Einsatz ist per se kein Mehrwert mehr, sondern nur noch das Erfüllen von Standardanforderungen.

Zweitens ist ein wesentlicher Vorteil dieser Tools deren Geschwindigkeit. In Echtzeit können Informationen, Mitteilungen und andere Inhalte ausgetauscht werden. Dies spart unglaublich Zeit, aber auch Ressourcen und damit Geld. Und, aber das ist tatsächlich nur ein Nebeneffekt, in der Summe ist die Anwendung digitaler Tools auch ökologisch sinnvoll.

Der dritte massive Vorteil liegt in einem Begriff, der noch etwas erläutert werden muss: dem Tracking. Damit ist nicht die Kontrolle gemeint – digitale Daten können deutlich einfacher anonymisiert werden als andere – sondern die Auswertung verschiedenster Faktoren. Dies ermöglicht eine neutrale, ungefilterte Beurteilung und Messung von Zielerreichungen und ist damit die Basis für zukünftige Optimierungen.

XING Events Lesetipp: So starten Sie mit Ihrer Promotion durch!

Im zweiten Teil des Interviews geht Andreas Laube auf erfolgsversprechende Eventtrends ein, erläutert die Vorteile von digitalen Tools und legt Herausforderungen für die Eventbranche offen. Fortsetzung folgt…