Kaum zu glauben: Mehr als die Hälfte aller Eventmanager hat Schwierigkeiten damit, den passenden Sponsor für ihr Event zu finden. Zehn Prozent aller Veranstaltungen werden ohne die Unterstützung eines Kooperationspartners realisiert. Das geht aus einer Studie des Event Manager Blogs hervor, zu der 438 Veranstaltungsexperten befragt wurden. Dabei sind Partnerschaften mit Sponsoren eine grundlegende Voraussetzung für den Erfolg einer Business Veranstaltung.
Denn ohne eine Sponsorenpartnerschaft ist die Realisierung von Events, wie beispielsweise Fachmessen, Sportveranstaltungen oder Networking-Runden, oft nicht möglich. Gerade kleinere Unternehmen und Start-ups haben häufig nicht das Budget, um eine Veranstaltung finanziell zu stemmen. Mit einem Sponsor an Ihrer Seite erhalten Sie nicht nur die notwendige finanzielle Unterstützung, sondern auch den Zugang zu den Marketingkanälen des Partners. Über diese können Sie Ihre Reichweite vergrößern und neue Zielgruppen erschließen.
Aber auch für den Sponsor bietet die Beteiligung an firmenfremden Veranstaltungen viele Vorteile: Er ist nah am Konsumenten, kann das Image seiner Marke aufwerten und neue Kundengruppen gewinnen. Jetzt gilt es nur noch, diese Unternehmen zu überzeugen, in Ihr Event zu investieren. Hier erfahren Sie, wie Sie künftige Sponsoren identifizieren und ansprechen.
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Um den richtigen Sponsor zu finden, ist zunächst eine umfangreiche Recherche notwendig. Denn nicht jedes Unternehmen passt zum eigenen Produkt oder der angebotenen Leistung. Es lohnt sich auch, bereits im Vorfeld zu recherchieren, welche Unternehmen generell offen für ein Sponsorship sind und sich bereits an ähnlichen Events beteiligt haben. Erstellen Sie eine Liste mit Firmen, die beide Anforderungen erfüllen.
Tipp: Hilfreich für die Identifizierung von Sponsoren sind auch Veranstaltungsprogramme von Konkurrenten oder ähnlichen Events, auf denen die Sponsoren aufgelistet sind.
Eine weitere gute Quelle sind die Internetseiten von Veranstaltungen. Hier sind in der Regel ebenfalls alle Sponsoren zu finden. Eine andere Anlaufstelle sind Plattformen, auf denen sowohl Eventveranstalter als auch Sponsoren ein Profil anlegen können. Auf der Sponsoring-Börse des ESB Marketing Netzwerkes sind beispielsweise 18.000 potentielle Sponsoren registriert – vom Geschäftsführer über den Sponsoring-Entscheider bis hin zum Marketingleiter. Seien Sie außerdem offen für alle Arten von Sponsoren und lassen Sie kein Unternehmen aus, das in Ihren Augen zu groß oder zu klein ist.
Ist die Liste mit den potenziellen Sponsoren erst einmal erstellt, ist der nächste Schritt, diese als Partner für das Sponsoring zu gewinnen. Hierbei ist einiges an Vorarbeit notwendig. Zunächst sollten Sie herausfinden, wer der richtige Ansprechpartner ist. In großen Unternehmen gibt es oft einen Eventmanager, der die Entscheidungen für neue Sponsorships fällt. In kleineren Firmen macht es Sinn, sich direkt an den Geschäftsführer oder Marketingleiter zu wenden.
Hinweis: Bitte auf gar keinen Fall eine Nachricht an die allgemeine E-Mail-Adresse aus dem Impressum des Unternehmens senden. Das wirkt nicht nur unprofessionell, sondern ist häufig auch verschwendete Liebesmüh, da die E-Mail oft gar nicht bei der gewünschten Person ankommt.
Noch besser als eine E-Mail auf gut Glück zu verschicken, ist eine persönliche Kontaktaufnahme per Telefon. Nach einem kurzen Gespräch, in dem man kurz die eigene Person, sein Unternehmen und das geplante Projekt vorstellt, werden anschließend ausführlichere Informationen per E-Mail versendet. Die erste Anlaufstelle ist hier der/die PR-ManagerIn. Üblicherweise finden Sie deren Kontaktdaten über die „Presse“-Seite auf der offiziellen Event-Website des Veranstalters.
Eines vorweg: Entscheider haben wenig Zeit und häufig einen überquellenden Posteingang. Deswegen sollte die E-Mail mit dem Sponsoring-Konzept auf einen Blick alle relevanten Informationen bieten. Listen Sie möglichst in Bullet Points alle Fakten zu dem Event auf. Fügen Sie außerdem ein Dokument hinzu, dass die folgenden Informationen bietet:
• Die Vorteile für den Sponsor
• Daten und Fakten zur Zielgruppe
• Die verschiedenen Möglichkeiten der Unterstützung
Wichtig ist, detailliert auf das angeschriebene Unternehmen einzugehen und nicht einen allgemeinen Werbetext zu verfassen. Es hat sich außerdem herausgestellt, dass eine Staffelung der möglichen Sponsoring-Leistungen sinnvoll ist. Mit einem so genannten Bronze/Silber/Gold-System sind verschiedene Sponsoren-Packages mit fest definierten Leistungen und Preisen möglich. Gesponsert werden können zum Beispiel einzelne Aspekte wie Getränke und Verpflegung, Merchandise-Artikel oder die Location.
Das Unternehmen hat aber auch die Möglichkeit, als Hauptsponsor in Erscheinung zu treten. Seien Sie ruhig kreativ bei der Gestaltung Ihrer Sponsoren-Packages und trauen Sie sich Ideen anzubieten, die aus dem klassischen Rahmen fallen. Bieten Sie neben der Repräsentation auf Logos, Flyern oder Bannern auch Social-Media-Erwähnungen und In-App-Werbung an.
Mit der E-Mail an den potenziellen Sponsor ist die Arbeit jedoch noch nicht getan. Nach einer gewissen Zeit, ist nachfragen erlaubt. Seien Sie ruhig hartnäckig und melden Sie sich bei Ihrem Ansprechpartner, nachdem Sie ihm die Möglichkeit gegeben haben, Ihr Sponsoren-Konzept zu sichten.
Tipp: Stellen Sie Ihre Fragen so, dass Ihr Gegenüber nicht mit „nein“ antworten kann. Bieten Sie ihm stattdessen lieber die Möglichkeit zu einem persönlichen Gespräch, bei dem weitere Details besprochen werden können. Damit haben Sie schon fast einen Fuß in der Tür des Unternehmens und die Chance, eine persönliche Beziehung zu Ihrem Gegenüber aufzubauen.
