Eventplanung Vorlaufzeiten: 9 Tipps zur Vermeidung von Eventkatastrophen

Redner sagt ab? Beleuchtung fällt aus? Servicepartner streikt? Versuchen Sie eine schnelle Lösung oder Alternative zu finden, vielleicht merkt es ja keiner. Eigentlich kann alles immer schief gehen. Überall und spontan können bei der Planung eines Events Probleme auftreten. Es gibt einfach Gewalten auf dieser Erde, die wir nicht vorhersehen.

Worst Case? Sie brauchen einen Plan B. Immer. Welche Optionen Sie in petto haben sollten? Improvisationstalent. Und Mitarbeiter, die ein bisschen sind wie Sie. Speichern Sie die Nummern Ihres Netzwerks in Ihrem Handy (vor allem die von Dienstleistern, die schnell einspringen können). Wenn der Special Guest wütend bis verstört vom Flughafen anruft und auf seinen VIP Transfer wartet, kann ein schnelles Auto auch nicht schaden. Ganz egal, wie gut Ihr Plan ist: Wenn der Service nicht funktioniert oder der Moderator auf der Vorabend-Party seine Stimme verloren hat, ist auch die beste Planung für die Katz.

Um die größten Katastrophen zu vermeiden, sollten Sie folgendes beachten:

• Einfach mal drauf los planen? Bitte nicht. Immer eine systematische Vorgehensweise festlegen.
• Isoliert von der Außenwelt arbeiten? Geht nicht. Es gibt immer eine Außenwirkung. Steuern Sie diese: Vermarkten Sie Ihre Arbeit von Beginn an.
• Wie heißt es so schön: Viele Köche verderben den Brei. Klar, es sind immer mehrere Personen an der Planung beteiligt, aber seien Sie der Chefkoch.
• Nein, 15 Minuten für eine Kaffeepause reichen nicht. Bitte planen Sie den Programmablauf Ihres Events realistisch. GROSSzügige Zeitfenster. Denken Sie daran, dass Teilnehmer diese Zeit auch gern nutzen um sich mit anderen über die Veranstaltung auszutauschen.
• Die meisten Speaker wissen, was sie machen und haben ein gutes Gefühl für Timing. Gehen Sie trotzdem auf Nummer sicher: Begrenzen Sie die Anzahl der Themen und Folien.
• LIVE-Interviews? Bitte absprechen und proben.
• Pünktlichkeit ist das oberste Gebot. Abweichungen vom Zeitplan sind nie in Ordnung.
• Fehlerhafte Kommunikation: Kommunizieren Sie zielgruppengerecht. Berücksichtigen Sie die verschiedenen Medien und prüfen Sie, wie Sie Teilnehmer am wirkungsvollsten erreichen.
• Zu guter Letzt: Aus Fehlern für die Zukunft lernen!

XING Events Lesetipp: Die Steps sollten Sie bei Ihrer Eventplanung auf jeden Fall beachten.

Murphys Gesetz. Wenn etwas schief gehen könnte, wird es auch eintreten. Seien Sie mit der optimalen Software vorbereitet auf Ihre Business Veranstaltung: Das Image und der Erfolg Ihres Events hängt nicht nur von den Inhalten ab, sondern auch von Ihrem Plan. Wer auf Struktur und Checklisten setzt und auf mittlere Katastrophen vorbereitet ist, hat viel getan.