Business Veranstaltung

Finden Sie die perfekte Eventlocation mit dem Wo(w)-Faktor Gastbeitrag

Viktoria Hofmann

Die geeignete Meetinglocation für ein Event zu finden, ist eine Wissenschaft für sich! Es bedarf vieler Überlegungen und einer detaillierten Vorstellung über ein anstehendes Event.

Zu einer erfolggekrönten Veranstaltung gehören zahlreiche Faktoren. Um sowohl Sie als Organisator, als auch Ihre Gäste glücklich und zufrieden zu machen, sollte der WO-Faktor beachtet werden! Dieser bildet das grundlegende Gerüst einer Veranstaltung und besteht aus den praktischen Bedürfnissen, den emotionalen Bedürfnissen und dem Ziel. 

Grundlegend sind die physischen Bedürfnisse - Kapazität, Technische-Einrichtungen, Catering und Ausstattung der Location - in ihrem Stellenwert unbestreitbar. Diese Aspekte sind fundamental, machen aber an sich noch kein gutes Meeting aus. Hierfür sind auch die emotionalen Bedürfnisse zu beachten. Überlegen Sie, welche Atmosphäre Sie bei den Gästen erzeugen wollen. Welches Ziel möchten Sie mit der Veranstaltung erreichen? Was bildet den Hintergrund und die Thematik Ihres Events und wie möchten Sie davon profitieren? 

Unter Beherzigung des WO-Faktors wird Ihr nächstes Event ein voller Erfolg. Hier werden dessen drei Hauptaspekte veranschaulicht und genauer erläutert, damit keine Fragen mehr offen bleiben und Ihnen viel Zeit bei der Suche nach der perfekten Eventlocation erspart bleibt.
 

Praktische Bedürfnisse

Eventlocation: Betahaus Kreuzberg
Betahaus Kreuzberg (Spacebase)

Die Räumlichkeiten sollten genauso passen, wie unsere Kleidung: Nicht zu klein, aber ebenso wenig zu groß! Dazu kommt die richtige Ausstattung. Sind genug Sitzmöglichkeiten vorhanden? Besteht die Möglichkeit, den Raum im Bedarfsfall zu verdunkeln? Welches Mobiliar und technische Equipment wird angeboten? Ist die Stromversorgung des technischen Equipments gewährleistet? Sind eventuell besondere Sicherheitsbestimmungen zu beachten? 

Das technische Equipment ist von besonderer Bedeutung, damit eine Veranstaltung reibungslos und erfolgreich abläuft. Kleinigkeiten wie ausreichend HDMI-Kabel, Lautsprecher und Mikrofone sowie WLAN dürfen nicht aus den Augen verloren werden. Wichtig: Diese immer sofort bei Ankunft testen! Natürlich besteht in einigen extravaganten Locations die Möglichkeit, Tools wie Virtual Reality-Equipment zur Veranschaulichung dazuzubuchen. Jedoch sollten Sie sich vor Augen führen, ob solche Erweiterungen wirklich förderlich sind oder die Teilnehmer eher vom eigentlichen Sinn des Events abbringt. 

Verlieren Sie auch nicht die menschlichen Bedürfnisse aus dem Blick. Je nach Länge des Meetings, sollten Sie auch an eine angemessene Bewirtung, eine ausreichende Anzahl von Gäste-WCs, eine Garderobe und eine Raucherecke denken.

Zudem ist die Lage der Location ausschlaggebend. Ein fußläufig erreichbarer Nahverkehrsanschluss und bereitstehende Parkplätze, erleichtern den Teilnehmern das Erreichen Ihrer Veranstaltung erheblich.

Emotionale Bedürfnisse

Eventlocation: Seminarräume in Berlin Mitte - Einzigartiger Meetingraum
Seminarräume in Berlin Mitte - Einzigartiger Meetingraum (Spacebase)

Um die richtige Einstimmung auf das Meeting zu erzeugen, sollten Sie sich zunächst bewusst machen, welchen Eindruck Sie vermitteln wollen. Gemütlich oder geschäftlich? Kreativ oder effizient? Formell oder informell? Konzentrierte oder eher entspannte Atmosphäre? Wie sollen sich Ihre Gäste in der Location fühlen?

Der Ersteindruck ist nicht nur von Mensch zu Mensch von enormer Bedeutung, sondern muss auch bei einem Meetingraum optimal auf die Besucher abgestimmt werden. Ob Sie ein lichtdurchflutetes Zimmer benötigen, welche Farbe den Raum dominiert oder ob Pflanzen das Zimmer dekorieren sollen, hat einen enormen Einfluss darauf, wie das Meeting von den Teilnehmern angenommen wird und wie sich die Location auf deren Produktivität auswirkt. Ziel hier: Die Teilnehmer betreten den Raum und staunen! Aber Vorsicht - zu viel des Guten kann ablenkend wirken. 

Wie stark uns die Stimmung eines Raumes beeinflusst, kann zum Beispiel anhand der ehrfürchtigen Atmosphäre einer Kirche, der exklusiven Ausstrahlung eines Theaters oder dem einladenden Klima eines Cafés veranschaulicht werden. Ebenso funktioniert dies auch bei Veranstaltungsräumen. Kunstwerke an den Wänden, eine Raumgestaltung in lebendigen Farben und alternative Sitzmöglichkeiten entgegen gewohnter Bürostühle, wirken sich fördernd auf die Kreativität aus. Breakout-Räume, Pflanzen und viel Tageslicht senken das Stresslevel entscheidend. Mit der emotionalen Komponente können Sie das Event und dessen Erfolg maßgeblich beeinflussen.

Eventlocation: Betahaus Kreuzberg
Betahaus Kreuzberg (Spacebase)

Das Ziel vor Augen

Der dritte Bestandteil des WO-Faktors widmet sich der Absicht. Welches Ziel wollen Sie mit dem Meeting erreichen? Behalten Sie diese Frage stets im Kopf, um die ideale Location für Ihre Veranstaltung zu finden. Ist das Ziel der Veranstaltung, neue Kontakte zu knüpfen oder möchten Sie ein neues Produkt vorstellen?

Überlegen Sie sich im Vorfeld, welche Gefühle Sie bei den Teilnehmern ansprechen wollen. Wollen Sie Freude, Konzentration, Motivation oder Kreativität hervorrufen? Für alles lassen sich die entsprechenden Räumlichkeiten organisieren. Besonders wenn Sie auf der Suche nach kreativen Seminarräumen sind, werden Ihrer Fantasie keine Grenzen gesetzt. 

Letztendlich ist das Ziel des Events der maßgebliche Grund, warum Sie das Meeting organisieren. Daher sollte die Absicht stets die oberste Priorität beim Planen zukommen und sich in der Eventstrategie widerspiegeln.

Auf der richtigen Fährte wandeln

Unterschiedliche Events bedeuten unterschiedliche Bedürfnisse! Stellen wir uns vor, Sie planen ein Bewerbungsgespräch im kleinen Rahmen mit Wohlfühlatmosphäre für Ihre Gäste. Würden Sie dafür diese Location buchen?

Eventlocation: Hurricane Factory Berlin
Hurricane Factory Berlin (Spacebase)

Wohl kaum! Dieser Veranstaltungsort entspricht in keinster Weise dem WO-Faktor für das geplante Event. Die Location ist offensichtlich zu groß und für frontale, sowie monologische Situationen wie zum Beispiel Schulungen oder Workshops ausgelegt. So vielseitig und modern die technische Ausstattung in diesem Raum auch sein mag, ist sie für ein Bewerbungsgespräch doch ungeeignet. 

Wie können Sie also unter Beachtung des WO-Faktors die optimale Location für Ihre Veranstaltung finden? Zunächst einmal benötigen Sie je nach Teilnehmerzahl des Events ein kleineres Zimmer. Für ein Bewerbungsgespräch bedarf es keiner umfassenden Technik, also können Sie diese außen vor lassen. Organisieren Sie hingegen bequeme Sitzmöglichkeiten und achten Sie auf eine gute Anbindung an die Location.

Überlegen Sie sich, wie Sie auf die emotionalen Bedürfnisse Ihrer Gäste eingehen. Für ein Gespräch in entspannter Atmosphäre darf es nicht an Dekoration und Licht mangeln. Bewirken Sie mit einem positiven Ersteindruck und einem repräsentativen Flair, dass sich Ihre Gäste sofort wohlfühlen und ihr volles Potenzial entfalten können. Behalten Sie zudem das Ziel im Blick, hier einen potenziellen neuen Mitarbeiter anzutreffen.

Wesentlich besser geeignet für ein Bewerbungsgespräch ist daher folgende Location:

Eventlocation: AAZB Campus - Coachingraum
AAZB Campus - Coachingraum (Spacebase)

Dieser Raum strahlt Ruhe und Gelassenheit aus. Ein Kandidat wird vor einem Gespräch immer nervös und aufgeregt sein. Dieses Zimmer hier ermöglicht es, ein bisschen dieser Nervosität abzubauen und ein heimisches Gefühl aufzubauen. Dadurch kommen dann auch schnell die wahren Eigenschaften des Bewerbers zum Vorschein. 

Schauen wir uns ein weiteres Szenario an. Ein Organisator ist auf der Suche nach einer Location für ein Seminar. Bezüglich der praktischen Bedürfnisse sind 20 bis 25 Gäste geplant, multifunktionale Ausstattung wird benötigt und ein guter Nahverkehrsanschluss sollte vorhanden sein. 

Um den emotionalen Bedürfnissen nachzukommen, möchte der Veranstalter eine produktive Atmosphäre erzeugen und der Raum sollte innovative Gedanken und die Konzentration der Teilnehmer fördern. Immerhin ist das Ziel des Events eine nachhaltige Informationsaufnahme der Gäste und erfolgreiche Teambuilding-Maßnahmen.

Diese Location wäre optimal auf den WO-Faktor der geplanten Veranstaltung abgestimmt:

Eventlocation: Der Bogen - Event- und Workshoplocation
Der Bogen - Event- und Workshoplocation (Spacebase)

Fazit

Sorgen Sie für zufriedene Gäste, indem Sie sich Zeit nehmen und über das Grundgerüst des WO-Faktors nachdenken. Um ein für alle Teilnehmer zufriedenstellendes Meeting durchzuführen, ist es wichtig, die richtige Kombination aus diesen drei Aspekten zu kreieren. Wenn Sie es schaffen, durch ein ausgewogenes Arrangement aus den drei Pfeilern, praktische und emotionale Bedürfnisse abzuleiten sowie dem Ziel - einen bleibenden Eindruck bei den Teilnehmern zu hinterlassen gerecht werden, steht dem Veranstaltungserfolg nichts mehr im Wege.

Spacebase

Spacebase ist eine globale online Buchungsplattform für Meeting- und Eventspaces, mit über 8000 Spaces im Portfolio, in mehr als 50 Städten und 16 Ländern. Nach der Gründung in 2015, ist die online Buchungsplattform eines der schnellst wachsenden Startups in Deutschland und Spitzenreiter in der europäischen MICE-Industrie geworden.

Viktoria Hofmann

Viktoria ist als Germanistik-Studentin ein echtes Text-Talent.  
Seit Anfang 2020 unterstützt sie so das PR & Media-Team von Spacebase.

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