Business Veranstaltung

Flexibilität als Muss: Eventplanung in der neuen Normalität Interview Denise Leypoldt / General Manager Design Offices

Annemarie Salewski

Es geht wieder zurück: in die Schule, das Büro und den Sportverein. Die ersten Lockerungen greifen und geben uns einen Einblick in die viel diskutierte neue Normalität. Doch wie sieht diese für Veranstalter aus? Aktuell je nach Land, Bundesland oder sogar Landkreis sehr unterschiedlich. Entsprechend zögerlich sind die Reaktionen in der Branche auf die zurückgewonnene Freiheit: Ist es okay, wieder auf Offline-Events umzuschwenken? Wie kann das vor Ort aussehen? Wie flexibel muss ich mein Eventkonzept gestalten, falls die Bestimmungen sich wieder ändern?

Um Veranstaltern ein wenig Orientierung im Verordnungs-Dschungel zu geben, haben wir uns beim deutschlandweit führenden Anbieter für Arbeits-, Tagungs- und Eventflächen erkundigt: Design Offices. An 40 Standorten in 14 Städten geben sich Unternehmen, Selbstständige und Eventveranstalter die Klinke in die Hand – zumindest normalerweise. Covid-19 läutete auch bei Design Offices einen Ausnahmezustand ein. Denise Leypoldt, General Manager für die Standorte Stuttgart und Karlsruhe, beschreibt im Interview, wie das Unternehmen diese Herausforderung gemeistert hat. Ihre Einblicke in die neuen Raum- und Sicherheitskonzepte lassen erkennen, wie Tagungen und Events in der neuen Normalität aussehen können. 

Denise Leypold über die Eventplanung Post-Corona: Zum Glück erlauben die flexiblen Raumkonzepte unserer Standorte, dass wir allen Vorschriften gerecht werden können.

Hallo Denise, vielen Dank, dass Du dir Zeit für ein Interview genommen hast. Erzähl doch erstmal etwas über Dich und deine Funktion bei Design Offices. Wo findet man Dich und welche Aufgaben übernimmst Du?

Sehr gern. Meine Aufgaben als General Manager sind sehr vielfältig und jeder Tag bringt wieder neue Themen mit sich. Allgemein habe ich die Verantwortung über die Produkt- und Servicequalität, die wir als Design Offices anbieten, bin für das Team am jeweiligen Standort verantwortlich, schaue auf die Wirtschaftlichkeit und koordiniere die Arbeitsabläufe – bin also quasi der Unternehmer und Gastgeber am Standort. Man findet mich am Standort Stuttgart Mitte und in Karlsruhe oder auch mal an allen drei Standorten in Stuttgart.

In Euren Räumlichkeiten kann man sich nicht nur zum Arbeiten, sondern auch für Tagungen, Workshops und Events einbuchen. Hier hat sich mit der Corona-Krise doch sicherlich einiges verändert, oder?

Ja, auf jeden Fall. In den ersten Wochen waren unsere Standorte natürlich so gut wie leer. Gerade während der Lockdown-Phase durfte ja keinerlei Form der Versammlung bei uns stattfinden. Normalerweise wird an den Standorten in allen Ecken fleißig gearbeitet, getagt und abends oft sogar zusammen angestoßen. Und auf einmal war es weg, das Leben in den Gängen. Der Umgang mit Menschen bestimmt sonst den Arbeitsalltag unserer Mitarbeiter, das war für sie nicht leicht. Denn die Standorte waren trotzdem während der gesamten Zeit von morgens bis abends geöffnet. Auch wenn viele im Home Office geblieben sind: Wir wollten für unsere Officekunden da sein.

Wie habt Ihr die Umstellung gemeistert? Wie sehen Arbeiten, Tagen und Weiterbilden in den Design Offices nun aus?

Für eine derartige Sondersituation hatten wir natürlich nicht direkt den perfekten Masterplan in der Schublade. Das war eine große Herausforderung. Schockstarre war dennoch nicht angesagt, ganz im Gegenteil: Wir haben sehr schnell reagiert und sofort einen Pandemie-Notfallplan erstellt und umgesetzt. Der umfasst eine ganze Reihe Maßnahmen zum Schutz der Mitarbeiter, Kunden und Gäste an unseren Standorten: Angefangen bei der erhöhten Reinigungsfrequenz und Desinfektionsmöglichkeiten über abstandskonforme Möblierung bis hin zu extra kulanten Buchungs- und Mitgliedskonzepten. So werden die Räume zum Beispiel mehrmals täglich gereinigt und regelmäßig gelüftet. Und wir bieten für Meetings größere Räume an – ohne, dass ein Aufpreis fällig wird. Durch die schnelle Reaktion haben wir als eines der ersten Unternehmen das neue B.A.D. Gütesiegel ‚Arbeitsschutzstandard Covid-19‘ erhalten. Wir sind stolz, damit schon jetzt offiziell zeigen zu können, dass wir die richtigen Hygiene- und Abstandsmaßnahmen treffen, um den Schutz aller zu gewährleisten.

Die neue Normalität: Arbeiten, Tagen und Weiterbilden in den Design Offices
Die neue Normalität: Arbeiten, Tagen und Weiterbilden in den Design Offices
Die neue Normalität: Arbeiten, Tagen und Weiterbilden in den Design Offices
Die neue Normalität: Arbeiten, Tagen und Weiterbilden in den Design Offices
Die neue Normalität: Arbeiten, Tagen und Weiterbilden in den Design Offices

Design Offices gibt es deutschlandweit. Allerdings gelten in jedem Bundesland und damit in fast jeder Location andere Corona-Schutzauflagen. Wie gestaltet sich da die Zusammenarbeit?

Bei allen Maßnahmen orientieren wir uns an den Bestimmungen der jeweils zuständigen Behörden. Und das ist wirklich eine große Herausforderung: Hier ändert sich schließlich jeden Tag irgendwo irgendwas. Wir haben aus der Not eine Tugend gemacht und sehr schnell neue Kommunikationskanäle aufgesetzt. Über alle Standorte hinweg gibt es eine ‚Corona Taskforce‘. Sie setzt sich zusammen aus Vertretern verschiedener Abteilungen, von der Geschäftsführung bis zur Personalabteilung. Diese ist mit den Standortleitern in sehr engem Austausch. Man schaut sich zusammen immer wieder die aktuellen Bestimmungen der zuständigen Behörden an, um die Maßnahmen je nach Standort individuell auszugestalten. Die Standortleiter – also im Fall von Stuttgart und Karlsruhe ich – sind wiederum täglich mit den Mitarbeitern in Kontakt. Wir haben eigentlich sehr eingespielte Teams, die genau wissen, was in ihrem Bereich wann zu tun ist. Mit den neuen Bestimmungen ist vieles neu, vor allem im Service. Bislang konnten die Kunden sich beispielsweise ihren Kaffee selbst am Automaten holen. Das übernehmen nun unsere Mitarbeiter.

Aktuell sprechen alle von der neuen Normalität, an die wir uns künftig gewöhnen müssen. Wie sieht diese vor Ort in den Design Offices aus? Auf was müssen sich vor allem Veranstalter einstellen?

Wir freuen uns sehr, dass Stück für Stück immer mehr Kunden in die Design Offices zurückkehren. Man merkt richtig, wie jeder einzelne Mitarbeiter dieses bisschen Normalität auch zu schätzen weiß. Alle sind super motiviert: Viele bringen sich bei den neuen Konzepten mit eigenen Ideen ein oder wachsen im Service über sich hinaus, um eine gute Stimmung in der Sondersituation zu schaffen. Wir blicken positiv auf die kommenden Monate. Denn zum Glück erlauben die großen Flächen und flexiblen Raumkonzepte unserer Standorte, dass wir allen Vorschriften relativ problemlos nachkommen können. Unsere angepassten Flächen- und Bestuhlungskonzepte sehen vor, dass die Abstandsregel von 1,5 Meter eingehalten wird. Jede Person hat nun drei Quadratmeter Fläche für sich. Wo früher 100 Personen in einem Raum waren, sind es nun eben 50 Personen. Zudem haben wir viele Standorte mit attraktiven Außenflächen, Break-out-Räumen und Ausweichflächen, wie die DO Lounge. Ach ja, und das Catering auf Events wird nun vorportioniert serviert. Auch hybride Eventlösungen lassen sich bei uns umsetzen, wie erst kürzlich beim XING Puls in Köln der Fall. Die Speaker und eventuell auch ein Teil der Teilnehmer können vor Ort die Veranstaltung abhalten, während viele weitere Interessenten von zu Hause aus per Livestream zuschalten. Hier unterstützen wir gern bei der technischen Umsetzung. Sollte eine Veranstaltung dann doch abgesagt werden müssen, bieten wir eine kostenlose Stornierung bis 14 Tage vor Event-Beginn an.

Auch Ihr fungiert für eure Community ja als Veranstalter. Ihr organisiert zum Beispiel Open Houses, Afterwork Events und Business Breakfasts. Wie steht’s um solche Get-together in euren Räumlichkeiten?

Da werden je nach Standort die gleichen Vorkehrungen getroffen wie bei allen anderen Veranstaltungen auch. Bei einigen größeren Veranstaltungen müssen auch wir erstmal auf Lockerungen warten. Wenn sich die Formate virtuell abbilden lassen, setzen wir sie bis dahin auf diese Weise um.

Viele Event-Veranstalter da draußen sind noch verunsichert, ob Events unter den aktuellen Sicherheitsbestimmungen überhaupt sinnvoll sind. Kannst Du ihnen vielleicht einen Tipp geben? Sozusagen aus Insider-Perspektive...

Ja, das kann ich gut nachvollziehen. Virtuelle Meetings und Events sind ja auf Dauer nicht das Wahre, man muss sich auch endlich wieder mal sehen. Gleichzeitig aber sind viele Versammlungs-Auflagen komplett neu und überall anders. Da ist man natürlich verunsichert als Veranstalter. Leider lässt sich daher aber auch kaum ein allgemeingültiger Tipp an alle formulieren. Ich denke, man sollte es dort, wo es schon möglich ist, einfach mal probieren mit der Rückkehr zu Offline-Events. Natürlich muss man sich hier gut bei den zuständigen Stellen informieren und womöglich auch flexibel sein, was gewohnte Eventkonzepte betrifft. Bei uns vor Ort bieten wir auf jeden Fall alle nötigen Sicherheitsvorkehrungen, die im jeweiligen Bundesland gelten. Wir stehen hier gerne beratend zur Seite und helfen beim Konzipieren des geeigneten Settings.

Vielen Dank, liebe Denise, für diese wertvollen Einblicke!

Sie fragen sich, was Teilnehmer auf Veranstaltungen besonders wichtig ist? Dann ist unser Artikel „Aufgedeckt: Das möchten Teilnehmer einer Business Veranstaltung wirklich“ sicher spannend für Sie. Wie Sie außerdem die passenden Dienstleister für Ihr Event finden, das erfahren Sie hier

XING Events Tipp: Neben vorgeschriebener Event-Hygiene sollten Sie auch auf reguliertes Einlassmanagement setzen!

  • Nutzen Sie einfach unsere kostenlose Lösung EasyEntry für einen unkomplizierten und reibungslosen Einlass für Ihr Event. Damit ermöglichen Sie Time-Slot-Buchungen und wissen immer genau, wie viele Personen sich vor Ort zu welcher Zeit aufhalten. Wir passen das Einlassmanagement gern individuell an Ihre persönlichen Wünsche an.
  • Setzen Sie vor Ort auf unsere kostenlose Einlassmanagement-App für einen schnelleren Einlass und scannen Sie Ihre Tickets bequem und unkompliziert per Kamera oder Barcode-Scanner. EasyEntry gibt‘s als App für iOS und Android, läuft aber auch über einen Browser auf Ihrem PC. Das erleichtert Ihnen den Einlass und macht deshalb Ihre Teilnehmer schon ganz am Anfang glücklich.

Annemarie Salewski Manager Community Programs, XING Events

Seit der „Einführung in die PR“ vor 10 Jahren hat sich Annemarie der Unternehmenskommunikation verschrieben. Auf die Grundlagen im Kommunikations-Bachelor folgte die Vertiefung im Master Communication Management. Ihr Lieblingsthema: Die Kommunikation durch Markenbotschafter. Seit 2018 sorgt sie bei XING Events dafür, dass die Marke lokal erlebbar wird. Im Community Programs Team betreut und berät sie über 100 Veranstalter offizieller XING Networking Events im gesamten DACH-Raum.

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren

Close

XING Events logo download

Laden Sie unser Logo-Kit herunter

Schnappen Sie sich die ZIP-Datei mit unserem Logo.

Close