„Die Digitalisierung der Eventbranche“ – klingt schön und gut. Digitale Tools ermöglichen ein positives Eventerlebnis. Sowohl aus Sicht der Teilnehmer sowie aus der von Veranstaltern: Je digitaler die Welt wird, desto mehr schätzen Menschen persönliche Kontakte.
Teilnehmer vertrauen Empfehlungen aus dem eigenen Netzwerk und suchen den gegenseitigen Austausch auf Events. Andererseits informieren sie sich online über interessante Veranstaltungen und kommunizieren vor Ort über Messenger, Event Apps oder Social Media. Wie können Sie als Veranstalter also diesen Widerspruch am besten für Ihre digitale Eventorganisation nutzen?
Laut Ergebnissen der XING Events Kongress- und Konferenzstudie sagen 71 % der Eventteilnehmer, dass sie durch persönliche Empfehlungen auf Events aufmerksam werden. Sie vertrauen also auf die Meinungen aus ihrem Netzwerk und lassen sich davon gerne beeinflussen. Doch wie wichtig ist die persönliche Komponente auf dem Event selbst?
Haben Sie schon einmal überlegt “First Time Attendee“ Sessions anzubieten? Hier können sich Erstbesucher Ihres Events vor dem offiziellen Start des Programms in Ruhe beschnuppern. Und Sie können im Vorfeld wichtige Informationen geben, wie die Teilnehmer am meisten Input aus der Veranstaltung ziehen. Denn Eventneulinge können genauso eingeschüchtert wie begeistert sein, das erste Mal an einer Konferenz, einem Kongress oder Meeting teilzunehmen – vor allem, wenn sie die anderen Teilnehmer nicht kennen. So sorgen Sie dafür, dass sich Ihre Teilnehmer direkt wohlfühlen und zu treuen Besuchern werden.
Lockern Sie Ihr Programm etwas auf, indem Sie die Teilnehmer aktiv einbinden. An „Thementischen“ pitchen Referenten in kurzen Vorträgen die relevantesten Informationen zu einem bestimmten Thema. Dann ist es lediglich deren Aufgabe, die Teilnehmer zur gemeinsamen Diskussion anzuregen und diese zu moderieren.
Doch warum Table Sessions anbieten? Hier kommen alle Teilnehmer zu Wort! Bei normalen Fragerunden halten sich eher introvertierte Personen erfahrungsgemäß zurück oder kommen erst gar nicht zu Wort. In kleinerer Runde werden Besucher eher motiviert, Fragen zu stellen, sich untereinander auszutauschen und kennenzulernen.
Gerade die Pausenzeiten einer Business Veranstaltung eignen sich perfekt dazu, sich kennenzulernen und Kontakte zu knüpfen. Dafür sollten Sie die Kaffeepausen nicht zu kurz halten. Denn so kann Networking oder das ein oder andere intensivere Gespräch oftmals gar nicht erst zu Stande kommen. Schaffen Sie zudem ein Umfeld, in dem sich Ihre Teilnehmer in einer entspannten Atmosphäre nicht nur austauschen, sondern auch entspannen können.
Auf Ihrem Event muss nicht alles ganz analog passieren. Die Interaktion kann durchaus digital stattfinden. Denn laut Ergebnissen der XING Events Kongress- und Konferenzstudie wünschen sich 43 % der Teilnehmer den intensiveren Einsatz von Interaktionstools während des Events. Binden Sie Ihre Teilnehmer beispielweise mit Voting-Tools in das Programm ein. So können diese in Echtzeit über Fragen abstimmen oder zur Diskussion bestimmter Themen beitragen. Sie machen Ihre Teilnehmer zu Teilgebern und stiften Mehrwert. Außerdem sinkt auf diese Weise die Hemmschwelle und auch zurückhaltende Teilnehmer äußern sich gerne.
Über den XING Eventmarkt können interessierte Teilnehmer die Besucherliste Ihres Events einsehen. So können sie sich schon im Vorfeld über Interessen und Gemeinsamkeiten austauschen, Gespräche vorbereiten und sich für das Event verabreden. Auf der Veranstaltung selbst fällt der direkte Kontakt dann gleich viel leichter!
Doch wie können Sie den Networkingfaktor auch während und nach der Veranstaltung fördern? Präsentieren Sie sich beispielsweise mit einer Networking Wall oder einem Social Board als moderner und innovativer Veranstalter. Darüber hinaus erhalten Sie die Daten aller vor Ort registrierten Teilnehmer. Diese können Sie gezielt für Ihre weitere Leadgenerierung oder Marketingmaßnahmen nutzen. Eine win-win-Situation für Teilnehmer und Veranstalter!
Tipp: Schaffen Sie für Ihre Teilnehmer eine Community. Als Moderator von XING Gruppen können Sie auch nach dem Event einen Raum zum Networking zur Verfügung stellen. Rufen Sie die Eventbesucher über Social Media oder ein Nachfassmailing dazu auf, Ihrer XING Gruppe beizutreten. Hier können Sie dann relevanten Content zur Verfügung stellen oder Mitglieder zu Diskussionen anregen.
Virales Marketing ist ein Muss für Veranstalter! Dass Teilnehmer vor allem auf persönliche Empfehlungen reagieren, hat bereits die XING Events Eventvermarktungsstudie 2017herausgestellt. Während hier 66 % der Befragten angaben, dass sie Empfehlungen von Freunden und Bekannten folgen, liegt die Zahl in der neuen Kongress- und Konferenzstudie 2018 bereits bei 71 %.
Sind Ihre Teilnehmer zufrieden, werden sie zu treuen Fans und empfehlen Ihr Event gerne weiter. Denken Sie also bei der Gewinnung neuer Teilnehmer immer an Ihre vorherigen Besucher. Denn diese spielen eine wichtige Rolle in Ihrem Empfehlungsmarketing. Stellen Sie sicher, dass Sie das Interesse Ihrer Teilnehmer auch nach dem Event aufrecht erhalten.
