Es gibt Tage, an denen nichts so richtig klappen möchte. Solche Tage sind im Alltag eines Eventveranstalters leider keine Seltenheit. Das Catering hat das falsche Menü geliefert, die Technik spielt Ihnen einen Streich nach dem anderen und Ihr Top-Speaker hat seinen Flug verpasst? Gerade dann müssen Sie Ihre Stresserprobtheit, Spontanität, Belastbarkeit und Ihr Improvisationstalent besonders unter Beweis stellen. Machen auch Sie das Beste aus der Situation und Ihrer Business Veranstaltung, indem Sie es positiv sehen.
Ihre Veranstaltung ist nicht ausverkauft, Sie konnten auch über Last-Minute Angebote leider keine weiteren Teilnehmer auf Ihr Event locken und sehen nun Ihren angestrebten Umsatz in Gefahr? Und das obwohl Sie vorab ordentlich die Werbetrommel für Ihr Event gerührt haben. Dabei denken Sie sich, dass Sie doch nichts anders gemacht haben als im vergangenen Jahr.
Aber was letztes Jahr funktioniert hat, könnte dieses Jahr bereits ins Leere laufen. Das mag daran liegen, dass Sie Ihre Werbemaßnahmen auf die falsche Zielgruppe ausgerichtet und somit zu hohe Streuverluste verzeichnet haben. Oder auch schlicht und einfach aufgrund eines zu komplizierten Ticketkaufprozesses wenig Verkäufe generieren konnten. Machen Sie es also beim nächsten Events anders und lernen Sie aus diesen Erkenntnissen!
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Sie haben vergessen, die Präsentationen Ihrer Speaker zu checken, in dem Glauben, dass Rechtschreibung und Grammatik schon stimmen werden? Leider kann sich immer ein Fehlerteufel einschleichen, unabhängig davon, wie professionell man ansonsten arbeitet. Damit Ihnen gerade das nicht passiert, ist es wichtig, die Folien der Redner vorab kurz auf genau solche Fehler zu überprüfen. So vermeiden Sie sowohl für den Speaker als auch für sich unangenehme Blicke oder Geflüster während des Vortrages.
Tipp: Lassen Sie zudem Ihre Redner vor Veranstaltungsbeginn deren Vorträge einmal proben. Glauben Sie uns, es ist die Mühe wert!
Teilnehmer, die zum Termin zugesagt haben, aber sich dann beim Event selbst ohne vorherige Absage nicht blicken lassen, bezeichnet man als „No-Show“. Für Ihr aktuelles Event können Sie an dieser Kennzahl leider nichts mehr drehen. Um diese Rate allerdings für das nächste Event zu optimieren, sollten Sie bereits bei Ihrer Planung ein Auge auf Ihre Konkurrenz werfen. Berücksichtigen Sie also, dass am Termin kein anderes, potentiell für Ihre Teilnehmer interessantes, Event stattfindet.
Der Check-In Prozess dauert länger als gedacht und erste Vorträge beginnen bereits doch am Einlass reiht sich noch immer Teilnehmer an Teilnehmer. Und das nur, weil Sie in Ihrer Zeitplanung das Einlassmanagement vernachlässigt haben. Allerdings sollte Ihre Zeitplanung rundum gut kalkuliert sein und nicht nur Ihr Eventprogramm selbst betreffen. Denn so passiert es schnell, dass die Vorfreude von wartenden Teilnehmern ganz schnell in schlechte Stimmung umschwankt.
Das andere Übel eines verkalkulierten Zeitmanagements könnte sein, dass sich durch diese Verzögerungen Ihr gesamtes Eventprogramm zeitlich verschiebt. Slots für Fragen und Diskussionsrunden nach einem Speaking oder gar der Vortrag selbst müssen dann verkürzt werden, um Ihre Agenda wie geplant fortzuführen. Sie merken während der fortlaufenden Veranstaltung, dass Sie die Verzögerungen nicht mehr einholen können? Dann streichen Sie beispielsweise eine Kaffeepause, entschuldigen Sie sich bei Ihren Teilnehmern und vertrösten Sie diese mit einem extra an den Platz geliefertem Kaffee auf die Hand.
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Das Buffet ist fast unberührt oder noch schlimmer: Essensreste häuft sich auf den Tellern, weil es Ihren Teilnehmern nicht geschmeckt hat. Beim Catering sollten Sie immer daran denken, lieber kein Catering als schlechtes Catering zu organisieren. Eine kostenlose Versorgung mit Fingerfood und Getränken ist auf einer Veranstaltung natürlich immer gerne gesehen. Allerdings gibt es bei einer großen Anzahl an Teilnehmern auch mindestens genauso viele Vorlieben und No-Go’s, was das Catering angeht.
Müssen Sie bei Ihrer Ressourcenplanung allerdings abwägen, sollten Sie sich besser gegen ein Catering als für ein mangelhaftes Buffet entscheiden. Denn Catering stellt einen nicht zu vernachlässigenden Kostenpunkt dar. Wenn Sie schon auftischen, dann doch auch zur Zufriedenheit Ihrer Teilnehmer, mit einer möglichst abwechslungsreichen Auswahl und mit dem Ziel, dass am Ende der Veranstaltung die Teilnehmer zufrieden, deren Teller gefüllt und Ihre Theken leer sind.
Fazit: Ihre Eventorganisation kann tatsächlich ab und an nicht nach Plan verlaufen. Am „Sieh-es-positiv-Tag“ sollte das für Sie allerdings überhaupt kein Problem darstellen! Auch der ehrgeizigste Pessimist darf sich an diesem Tag im Optimismus üben. Ertappen Sie sich dennoch öfters dabei, genau diese Einstellung nicht zu verfolgen? Dann atmen Sie tief durch, bleiben Sie optimistisch und halten Sie an Ihrer guten Laune fest. Wieso? Ganz einfach: Weil auch der schlimmste Tag vorbei geht.
