Natürlich tragen viele Faktoren zu dem Erfolg eines Events bei und können diesen nachhaltig beeinflussen. Sei es eine ansprechende und relevante Agenda, interessante Speaker, einwandfreies Einlassmanagement oder die Vermarktung Ihrer Veranstaltung. Doch ein vor allem Faktor nimmt in der Gestaltung einer Business Veranstaltung einen ganz besonderen Stellenwert ein: Die Teilnehmer.
Egal ob bei einer Konferenz, einer Messe oder einem Seminar sollten Eventplaner sämtliche Aktivitäten immer aus den Augen Ihrer Teilnehmer planen. Nehmen auch Sie bei Ihrem nächsten Event einmal die Teilnehmersicht ein und überlegen Sie, was Sie selbst von einer Veranstaltung erwarten würden. Sie möchten gerne selbst entscheiden, ob Sie Ihr Ticket in Papierform oder online erhalten? Oder Sie würden Wert auf einen Self-Service-Schalter beim Einlass legen? Das sieht auch die Hälfte der Teilnehmer von Konferenzen und Kongressen so.* Die XING Events Studie 2018 hat herausgestellt, dass fast genauso viele Besucher den Einsatz von Event-Apps als relevant empfinden.
Die Zukunft der Eventbranche ist digital! Und demnach auch die Anforderungen und Wünsche Ihrer Teilnehmer. Nicht nur Event-Apps rücken immer mehr auf den Radar. Auch Interaktionstools, die während des Events Umfragen oder Diskussionen ermöglichen, zeugen von immer größerer Beliebtheit. Digitale Tools fördern nicht nur die Interaktion mit Ihren Teilnehmern, sondern ermöglichen beispielsweise durch Live-Streaming auch, dass Ihr Event von überall und somit ortsunabhängig verfolgt werden kann. Dabei versprechen sich Kongress- und Konferenzteilnehmer vor allem diese Vorteile: Sie bekommen schneller Materialien bereitgestellt und profitieren von schnellen und regelmäßigen Updates zum Event.*
Bekanntlicherweise lernt man viel mehr, wenn man sich aktiv einbringt, als wenn man Inhalte oder Vorträge nur passiv konsumiert. Denken auch Sie bei Ihrer Veranstaltung an deren aktive Mitgestaltung und Beteiligung durch Ihre Besucher. Statt einfach nur dabei zu sein, kann man als Teilgeber eigene Themen einbringen und sich Feedback von anderen Besuchern oder Experten einholen. Auch offene Fragen können beantwortet und Ansätze für ungelöste Probleme diskutiert werden. Nur indem Besucher ihr Wissen teilen, kann es sich vermehren. Wie beispielsweise auf dem HSMA Micecamp 2018. Hier wurde das Programm sogar erst vor Ort gemeinsam erstellt und jeder Teilgeber konnte ein Thema vorschlagen, für welches er dann die Diskussion übernahm.
Außerdem lernen sich Ihre Teilgeber im Rahmen der fachlichen Diskussion einfacher kennen und besser einzuschätzen. In den Pausen können die Besucher ihre Gespräche dann vertiefen oder mit interessanten Personen bereits auf einer gemeinsamen Basis weiter netzwerken.
Hier kommt das Stichwort User Generated Content zum Einsatz. Nutzergenerierte Inhalte bezeichnen verschiedene Arten von Medieninhalten, die Nutzer selbst erstellt und hochgeladen haben. Wie beispielsweise ein Foto auf Facebook zu Ihrem Event, ein Textbeitrag auf einem Event-Blog oder auch eine Kurznachricht auf Twitter. Wenn Sie Ihre Teilnehmer zu aktiven Followern und Fans machen können, profitiert auch Ihre Eventvermarktung. Denn Teilnehmer identifizieren sich mit Ihrem Event, teilen positive Erfahrungen mit Ihrem Netzwerk, sprechen im besten Fall Empfehlungen aus und tragen somit dazu bei, Ihre Veranstaltung zu einer echten Marke zu machen. Genau diese Inhalte machen Ihr Event authentisch. Denn nicht Sie rühren hier die Werbetrommel, sondern Ihre Teilnehmer.
Auch beim Digital and Innovation Day 2018 des German Convention Bureaus drehte sich alles um die gemeinsame Interaktion und das Erarbeiten von aktuellen Fragestellungen und Herausforderungen rund um das Thema digitale Transformation. Praxisbezogene Workshops, Experten-Vorträge und Teilnehmer-Sessions inklusive. Dieses Format bezieht die Besucher aktiv ein und motiviert folglich dazu, diese Erfahrungen teilen zu wollen.
XING Events Lesetipp: Networking – was macht es zur Essenz von Business-Events?
Fazit: Legen Sie keinen Sprint hin, sondern bereiten Sie sich auf einen Marathon vor! Denn Teilnehmerzufriedenheit und folglich auch deren Engagement ist mit einem langfristigen Prozess verbunden, der nicht direkt auch sichtbare Erfolge erkennen lässt. Das Testen von Konzepten, das Einführen interaktiver Technologien und der Aufbau von Vertrauen: All das gleicht eher einem Marathon als einem Sprint. Doch verlieren Sie nicht an Ausdauer und investieren Sie Zeit und Schweiß in Ihre Teilnehmer, denn zufriedene Teilnehmer – oder bestenfalls sogar Fans – werden den Erfolg Ihrer Events langfristig befeuern.
*Quelle: Kongresse & Konferenzen im Wandel – Wie digitale Innovationen die Branche verändern, XING Events 2018.
