Business Veranstaltung

Tipps, mein Event noch erfolgreicher zu gestalten und umzusetzen? Ansprechendes Programm und Präsentationen

Rebecca Loeks

97 % der Teilnehmer* sagen, dass ein ansprechendes Programm für sie ausschlaggebend für den Besuch einer Veranstaltung ist. Doch wie stellen Sie als Veranstalter sicher, dass Ihre Vorträge und Präsentationen nicht nur informieren, sondern auch überzeugen? Denn zu einem guten Vortrag gehören mehr als nur hübsche Folien. Mit diesen Kniffen und Tools halten Sie garantiert die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer aufrecht. Sorgen auch Sie mit Ihrem Vortrag ganz ohne großen Hokuspokus für pure Begeisterung!

Aller Anfang ist schwer? So gelingt Ihnen der Einstieg!

Starten Sie Ihren Vortrag nicht direkt mit der ersten Folie, sondern leiten Sie Ihre Präsentation beispielsweise mit einer Anekdote aus Ihrem Alltag ein. Oder setzen Sie einen Trigger, indem Sie eine Frage zu Beginn Ihrer Präsentation stellen. Sie können das Publikum auch auf versteckte Details oder Botschaften in Ihren Folien hinweisen. Auf diese Weise bauen Sie einen Spannungsbogen auf. Konnte das Publikum diese Details ausfindig machen oder Ihre Frage beantworten?

Weniger ist mehr – das gilt auch für das Layout

Unterschiedliche Schriftarten, zahlreiche Farben, viele Bilder und mehr als genug Text? Nein danke! Halten Sie das Layout Ihrer Präsentation schlicht. Denn zu viel Varianz in Typographie, Farben und Bildern lässt ihre Präsentation unruhig wirken. Außerdem wissen die Zuschauer nicht, auf welchen Inhalt sie sich konzentrieren sollen. Heben Sie also nur die wirklich relevanten Keywords farblich hervor und reduzieren Sie Ihren Text auf ca. 25 Wörter und maximal fünf Bulletpoints pro Folie. Auch Bilder und Grafiken sollten Sie in Maßen, aber wenn dann großflächig, einbauen. So bringen Sie Konsistenz in Ihre Präsentation und überfordern Ihr Publikum nicht mit zu vielen Reizen.

Catch me if you can – Machen Sie Ihre Fragerunde zum Wurfspiel

So werfen Ihnen die Teilnehmer ihre Fragen im wahrsten Sinne des Wortes zu! In jede Veranstaltung integrierbar, dient die Catchbox als drahtloses Wurfmikrofon. Dabei verfügt die bunte Box bereits über inkludierte Mikrofone oder kann mit eigener Technik ausgestattet werden. Teilnehmer haben oft Fragen, die Sie in Form einer schnellen Fragerunde auf jeden Fall beantworten sollten. Doch oft ist es schwierig, das Publikum mit einzubeziehen und das Weiterreichen üblicher Mikrofone kann langsam und mühsam sein.

Die Catchbox werfen Sie ganz einfach durch Ihr Publikum, um die einzelnen Teilnehmer einzubeziehen und das Eis zu brechen. Schaffen Sie eine lockere Atmosphäre und sorgen Sie für Dynamik im Publikum! Und wer weiß: Vielleicht motivieren Sie auch diejenigen, die sich sonst eventuell zurückgehalten hätten.

Tipp: Das werfbare Mikrofon lässt sich über bestimmte Anbieter auch anmieten – so können Sie die Box erst einmal testen, bevor Sie sich für den Erwerb entscheiden.

PowerPoint adé: Mit diesen Tools haben Sie die Wahl

Sie haben die Nase voll von PowerPoint? Und wünschen sich eine Alternative zu Microsofts Klassiker? Mit Tools wie Prezi können Sie ganz einfach per drag-and-drop interaktive Präsentationen erstellen. Durch die Zoom-Funktion leiten Sie Ihr Publikum durch die komplette Präsentation und können frei zwischen verschiedenen Details navigieren.

Hingegen können Sie mit Emaze zwischen unterschiedlichen 2D und 3D Vorlagen wählen und diese individuell anpassen. Ihr Layout gefällt Ihnen bereits ganz gut, doch das gewisse Etwas fehlt noch? Dann können Sie ihre existierende PowerPoint automatisch in 3D-Emaze-Templates konvertieren und dieser so den letzten Schliff verleihen.

Tipp: Das t3n Magazin hat weitere PowerPoint Alternativen aufgelistet. Vielleicht finden Sie Ihr neues Lieblingstool!

Wandeln Sie Ihre Präsentation zu Gesprächen

Digitale Tools ermöglichen es uns, sich durch wenige Klicks miteinander zu verbinden. Die meisten Teilnehmer besuchen Veranstaltungen, um zuzuhören, zu lernen und sich auszutauschen. Also warum sollten Sie diese nicht aktiv in Ihren Vortrag einbinden? Das hat auch die aktuelle XING Events Kongress- und Konferenzstudie festgestellt: Denn immerhin 44 % der befragten Teilnehmer wünschen sich mehr Möglichkeiten zur Interaktion auf einem Event.

Über Event Apps oder digitale Tools wie SwipePolldaddyTEDME oder Eventmobi können Sie das Publikum in Ihren Vortrag integrieren. Ermutigen Sie die Teilnehmer dazu, live Fragen zu stellen, an einer Umfrage teilzunehmen oder sich an einer Diskussion zu beteiligen. Das macht Ihren Vortrag persönlicher und hält die Aufmerksamkeit Ihres Publikums bis zum Schluss aufrecht.

„Focus on your ideas, not on designing slides”

Sie haben keine Zeit oder nicht das entsprechende Auge für Design, um sich mit dem perfekten Layout Ihrer Präsentation auseinanderzusetzen? Dann greifen Sie auf Vorlagen und Templateszurück! Im Web finden Sie zahlreiche kostenlose Designvorlagen und können diese ganz leicht adaptieren. Unterteilt in unterschiedliche Kategorien oder auch Branchen finden Sie ganz schnell die für Sie optimale Vorlage. So können Sie sich entspannt auf Ihren Vortrag vorbereiten und müssen sich nicht mit Designfragen herumschlagen.

Tipp: Online Tools wie Infogram oder Piktochart verwandeln langweilige Diagramme, Grafiken oder Reports wie im Handumdrehen in kleine Meisterwerke. Dafür importieren Sie einfach Ihre Daten und können diese im Editor mit ein paar Klicks anpassen und individualisieren.

Nach dem Event ist vor dem Event 

Bereits während und auf jeden Fall nach der Veranstaltung wünschen sich 63 % der Teilnehmer* einen schnellen Zugang zu Materialien. Wie wär’s also, wenn Sie Ihre Präsentation live mitzeichnen lassen würden? Beim Graphic Recording wird das gesprochene Wort durch Zeichnungen parallel zum Vortrag visualisiert.

Da der Recorder im Dialog mit der Gruppe steht, fließen Kommentare, Emotionen und Stimmungen mit ein. So bleiben die Ergebnisse Ihrem Publikum leichter in Erinnerung. Nach dem Event können Sie den Teilnehmern dann eine digitialisierte und optimierte Fotografie der Ergebnisse zur Verfügung stellen! Auch Ihre Folien oder anderen präsentierten Content sollten Sie den Teilnehmern direkt zugänglich machen.

Tipp: Nutzen Sie Erkenntisse Ihres Vortrages, um die Teilnehmer nach und nach mit weiteren relevanten Inhalten zu bespielen. Auf diese Weise sorgen Sie mit cleverem Content-Marketing auch nach dem Event noch für Gesprächsstoff und halten das Interesse für kommende Veranstaltungen aufrecht.


Fazit: Mit diesen Kniffen und Tipps überzeugen Sie von Anfang bis Ende der Business Veranstaltung. Und zwar nicht nur mit spannenden und relevanten Inhalten, sondern auch mit außergewöhnlichen Präsentationen und abwechslungsreichen Aktionen zur Publikumsteilnahme.

Und denken Sie daran, dass Sie den Teilnehmern nach der Veranstaltung sämtliche Präsentationen, Zeichnungen oder Aufnahmen schnellstmöglich zur Verfügung stellen. So rücken Sie sich auch nach dem Event wieder ins Gedächtnis!

*Quelle: XING Events Kongress- und Konferenzstudie 2018.

Rebecca Loeks

Als frisch gebackene Online Redakteurin sorgt Rebecca Loeks bei XING Events für wortgewandte Unterstützung. Ihre berufliche Leidenschaft führte sie nach München, wo sie sich nun voll und ganz dem Content-Marketing verschreibt.

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