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Was Offline-Events jetzt mehr als früher bieten müssen

Die Pandemie hat Online-Events erst so richtig möglich gemacht und uns zugleich gezeigt, was uns bei Offline-Events fehlt: Der persönliche Austausch, das Erfassen von Dingen im wahrsten Sinne des Wortes sowie Erlebnisse, die sich tief im Gedächtnis verankern. Sei es das wertvolle Gespräch mit einem oder einer Event-Teilnehmer·in, die außergewöhnliche Location oder eben auch das leckere Buffett. Genau das und noch mehr sollten Sie bei Ihren Offline-Events in den Vordergrund stellen und natürlich auch entsprechend werblich hervorheben.

Warum Offline-Events jetzt mehr als früher bieten müssen

Wollen wir, dass unsere Event-Teilnehmer·innen nun zu Offline-Events zurückkehren, müssen wir mehr bieten als bisher. Denn das Verhalten eben jener Teilnehmer·innen hat sich geändert. Wer sich heute für eine Event-Teilnahme entscheidet, kann häufig wählen, ob er oder sie das im Netz verfolgt oder eben ein ähnliches Angebot eines oder einer anderen Veranstalter·in online besucht. Oftmals sind diese um die Terminkalender buhlenden Events sogar kostenfrei.

Offline-Events haben einen neuen Konkurrenten an ihrer Seite erhalten: Digitalevents. Diese bringen einige schlagende Argumente auf ihrer Seite mit:

  • Reiseaufwand und -kosten sind praktisch gleich null.
  • Häufig ist das Online-Event kostenfrei, oftmals kostengünstiger.
  • Der Inhalt lässt sich entweder bequem zwischendurch konsumieren oder zur bevorzugten Zeit on demand.
  • Nicht relevante oder langweilig präsentierte Elemente des Events können einfach übersprungen werden.

Wer will, dass Teilnehmer·innen zu Offline-Events zurückkommen, muss mit diesen deutlich mehr Vorteile generieren, als an Nachteilen für die Teilnehmer·innen entstehen.

Was Offline-Events im Kern von Digitalevents unterscheidet

Wir haben es schon angedeutet: Das Haptische, das Persönliche, der Face2Face-Austausch – all das lässt sich digital kaum oder zumindest weniger intensiv transportieren. Dies sind auch die Argumente von “Digitalevent-Gegner·innen”, warum sich Online-Events nicht durchsetzen werden. Oder milder ausgedrückt: Warum Digitalevents Offline-Events nicht ersetzen können. Schauen Sie sich jene Argumente an und betonen Sie genau diese Aspekte auf Ihren Live-Events und schon haben Sie viel Anziehungskraft für Ihr Event generiert:

  • mehr Networking
  • eine begeisternde Location
  • kulinarische Highlights
  • eine Prise FOMO
  • und das Gefühl, etwas Gutes zu tun.

Offline-Events brauchen mehr Networking

Es gibt drei enorm wichtige Gründe, warum Menschen zu Veranstaltungen gehen:

  • das Thema
  • die Referent·innen
  • der Austausch mit anderen

Natürlich gibt es darüber hinaus noch viele weitere Gründe, Events zu besuchen. Doch die drei genannten treffen für die allermeisten Menschen zu. Die ersten beiden Punkte erfüllen auch Digitalevents hervorragend. Doch mit dem dritten können Sie im wahrsten Sinne des Wortes punkten: mit Networking.

Sie müssen dabei nicht jedes B2B-Event in ein Speed-Networking-Event verwandeln. Behalten Sie einfach den Satz “Das beste an der Tagung war die Kaffeepause” im Kopf und schon wissen Sie, was Sie tun müssen. Ermöglichen Sie mehr solcher Kaffepausen-Gespräche und zwar schon in den inhaltlich geprägten Sessions als auch während der regulären Pausen. Dazu gehört auch, dass diese ausreichend lang sind. 10, 15 oder 20 Minuten Pause sind für den Gang “um die Ecke” und das Anstellen an der Kaffeeschlange einfach zu kurz – vor allem für die Damen. Wer hier ernsthaft networking will, muss in beiden Schlangen mit den Personen vor und hinter ihm oder ihr sprechen. Mehr Chancen auf das Networking gibt es bei klassischen Veranstaltungen kaum.

Machen Sie’s besser. Bieten Sie mehr Networking-Optionen an und setzen Sie auch auf interaktive Eventformate wie World Café, Table Sessions, BarCamp, Walk & Talk und vieles mehr. Achten Sie bei der Gestaltung dieser Angebote darauf, dass sie freiwillig sind und es andere Möglichkeiten für diejenigen gibt, die nicht netzwerken wollen. Wer netzwerken will, aber etwas Unterstützung braucht, dem könnten Sie Einsteiger-Kennenlern-Sessions oder moderierte Kennenlernformate anbieten. Die einfachste Variante: Ihr·e Speaker·in beginnt den Vortrag mit dem Aufruf, jede·r möge sich 2 Minuten mit seinem oder seiner Nachbar·in zu dem Thema XYZ austauschen.

Auch Event- oder Matchmaking-Apps helfen Ihnen, das Networking unter den Teilnehmer·innen anzukurbeln.

Bieten Sie viele Networking-Optionen an und setzen Sie auch auf interaktive Eventformate wie World Café, Table Sessions, oder Walk & Talk.
Bieten Sie viele Networking-Optionen an und setzen Sie auch auf interaktive Eventformate wie World Café, Table Sessions, oder Walk & Talk.

Offline-Events in einer außergewöhnlichen Location

Warum fahren Sie in den Urlaub? Weil es dort anders ist als Zuhause. Zumindest in den meisten Fällen. Dieses Motiv trifft auch für viele Event-Teilnehmer·innen zu. Einfach einmal raus aus den eigenen vier Wänden, raus aus der eigenen Umgebung und eintauchen in einen neuen Ort oder eine neue Location. Hat die Location ein wenig mehr zu bieten, als die Standardtagungshotels und -messehallen, wecken Sie außerdem Neugierde und Vorfreude auf jene Location. Darüber hinaus sorgt eine außergewöhnliche Location für freiwillige Berichte und Selfies der Teilnehmenden während des Events so wie danach.

Außergewöhnliche Locations:

  • Party- und Seminar-Schiffe
  • Rooftops und Fernsehtürme
  • abgeschiedene Hotel- und Tagungslocations
  • ehemalige Fabrikhallen
  • leerstehende Kaufhäuser
  • Burgruinen
  • Berghütten
  • und vieles mehr

Sie haben keine außergewöhnliche Location gefunden, die all die anderen Kriterien erfüllt? Dann verwandeln Sie doch eine klassische Location in eine mit etwas mehr WOW-Effekt. Schauen Sie sich dafür zum Beispiel einmal die Gestaltung der Messehallen durch die OMR an. Von klassischer Messehalle war hier kaum etwas zu spüren.

So gestaltete die OMR die Messehalle in diesem Jahr.
So gestaltete die OMR die Messehalle in diesem Jahr.

Kulinarische Highlights – lecker und nachhaltig zugleich

Manchmal passen Currywurst und Pommes am besten zum Event. Aber eben nicht immer. Es darf in den meisten Fällen ruhig etwas kreativer sein. Fragen Sie am besten frühzeitig beim Caterer Ihrer Wahl nach, welche außergewöhnlichen Ideen dieser umsetzen kann. Dabei muss das Essen nicht automatisch exotisch und teuer sein. Regionale und saisonale Speisen können ebenfalls sehr kreativ angerichtet und vielleicht sogar in Form einer Kochshow zubereitet werden. Sprengt das Ihr Zeitbudget, können Sie auch an ein gemeinsames Grillen oder an die gemeinsame Zubereitung einzelner Speisen denken. Wie wäre es mit einem Lagerfeuer beim nächsten Teamevent und gemeinsam gegrillten Marshmallows? Oder mit einem Cocktail-Kurs, bei dem jede·r am Abend seinen oder ihren eigenen Cocktail mixt?

Damit bei all diesen kulinarischen Highlights so wenig Lebensmittel wie möglich verschwendet werden, schließen Sie Kooperationen mit lokalen Organisationen oder Start-ups, die dies ermöglichen. Lassen Sie das übrig gebliebene Essen von diesen abholen und übergeben Sie es einem guten Zweck. Alternativ können Sie es auch bei ToGoodToGo listen (lassen). Eine ebenfalls nachhaltige Idee für das Catering bei Events sind RECUP-Becher und Schalen, mit denen Ihre Teilnehmer·innen am Ende des Tages Speisen mitnehmen können.

Offline-Events brauchen ein wenig FOMO

FOMO, kurz für Fear-of-missing-out, sorgt dafür, dass diejenigen, die nicht vor Ort waren, beim nächsten Mal gern dabei wären. Diesem Effekt können Sie ein wenig “auf die Sprünge helfen”. Am besten lässt sich das visuell mit Hilfe von freiwillig kreierten und geteilten Bildern und Kurzvideos Ihrer Teilnehmer·innen erzeugen. Wie Sie Ihre Teilnehmer·innen dazu bringen? Indem Sie Momente und Landschaften kreieren, in denen sich Menschen gern präsentieren. Haben Sie einige VIPs auf Ihrem Event? Dann ermöglichen Sie Meet’n’Greets mit diesen. Sorgen Sie außerdem für kreative Bildhintergründe, wie es beispielsweise auf der IMEX 2022 dank der “Schaukel auf der grünen Wiese” oder mit den Kurzvideos von 360ties möglich war. Auch die übergroßen Buchstaben, die bereits vor der Pandemie auf vielen Veranstaltungen zu sehen waren, sorgen für ein schönes Gruppenbild oder Selfie-Motiv.

Was können Sie außerdem kreieren oder anbieten, dass es sonst (fast) nirgendwo gibt? Versetzen Sie sich in Ihre Zielgruppe und überlegen Sie, was diese begeistern könnte. Tipp: Schauen Sie sich einmal auf den Social Media-Kanälen dieser Personen um. Sie werden schnell feststellen, womit Sie diese erreichen können.

Fazit

Nur weil Offline-Events wieder möglich und besuchbar sind, muss das nicht für jede·n ein  attraktives Ziel sein. Digitalevents bieten einfach zahlreiche Vorteile, wie gesparte Reisekosten und -zeiten sowie den flexiblen Konsum der gebotenen Inhalte. Wer Teilnehmer·innen zu Offline-Events locken will, muss mehr bieten: mehr Networking, mehr Interaktion, mehr Erlebnis. Mit diesen Tipps schaffen Sie’s.

Corona und andere Krisen haben für einen großen Wandel in der Eventbranche gesorgt. Worauf Veranstaltende jetzt besonders achten müssen, erzählt Ihnen Kerstin Hoffmann-Wagner im kostenlosen Webinar.

Antje Schwuchow Senior Content Marketing & Event Manager

Als Senior Content Marketing & Event Managerin verantwortet Antje den Content- und PR-Bereich sowie die Konzeption eigener Kundenveranstaltungen – dazu gehören Offline-Events wie die XING Events Academy ebenso wie die Online-Formate VExCon, Digital Stage und die Insights. Ebenso organisiert sie die Präsenz von XING Events auf externen Events und Messen

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