Können Sie 2021 überhaupt eine seriöse Planung für die Finanzierung Ihrer Business-Events aufstellen? Ja, Sie können. Wie Sie am besten vorgehen und welchen Beitrag eine Veranstaltungssoftware leisten kann, stellen wir Ihnen in diesem Artikel vor.
Es lohnt sich, frühzeitig über die Finanzierung Ihrer Events nachzudenken. Das heißt: Fangen Sie am besten jetzt an, auch wenn es noch sehr viele Unbekannte bei Ihren (Online-)Events geben sollte. Bauen Sie sich ein Gerüst aus den zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben. An welche Budgetposten Sie dabei denken sollten, haben wir Ihnen im Blogbeitrag „Budgetplanung für (Online-)Events“ zusammengestellt.
Nachdem Sie Ihr Grundgerüst aufgebaut haben, sollten Sie es in regelmäßigen Abständen aktualisieren. Anfangs reicht es wahrscheinlich, wenn Sie das alle vier Wochen tun. Je dichter der Eventtermin rückt, desto kürzer sollten die Zeitabstände zwischen den Updates sein. Wenn Sie sich entschieden haben, das Programm auf mehrere Sessions auszuweiten, oder wenn Sie besonders kostenintensive Speaker·innen gebucht haben, dann sollten Sie Ihr Budget natürlich sofort anpassen.
XING Events Lesetipp: Budget und Kalkulation in der Eventplanung – Digitalisierung fordert Veränderung
Vor allem 2021 gilt: Kalkulieren Sie vorsichtig. Das bedeutet, dass Sie die geplanten Einnahmen niedriger ansetzen und für die Ausgaben höhere Beträge einplanen sollten. Läuft es dann besser als gedacht, haben Sie einen Puffer, den Sie entweder für Ihr Event verwenden oder intern zur Seite legen können.
Einer der wichtigsten Termine in der Planungsphase von Events: Der Stop-or-go-Termin. Das ist der Zeitpunkt, an dem Sie entscheiden, ob Ihr Event wirklich stattfinden soll, oder ob Sie es absagen. Entweder aus finanziellen Gründen, weil die Teilnehmerresonanz nicht ausreicht oder Corona-Beschränkungen gelten.
Wichtig ist, dass Sie den Termin vorab festlegen und genau definieren. Beispielsweise: „Am 1. Juni 2021 benötigen wir 200 Anmeldungen mit einem Umsatz von mindestens 50.000 € sowie weitere feste Zusagen von Sponsor·innen in Höhe von 80.000 €. Haben wir dieses Minimum-Ziel nicht erreicht, müssen wir das Event absagen.” Dieser Termin beeinflusst außerdem, welche Stornofristen Sie bei Ihren Dienstleister·innen akzeptieren können oder müssen. Legen Sie den Stop-or-go-Termin daher erst fest, wenn Ihnen die Stornotermine Ihrer Dienstleister·innen bekannt sind.
Die psychologische Komponente des Stop-or-go-Termins: Je mehr Aufwand wir bereits in ein Projekt gesteckt haben, desto schwerer fällt es uns, es loszulassen. Und Kosten hat es schließlich auch verursacht. Dieses Phänomen ist auch unter dem Begriff Sunk Costs bekannt. Oder anders ausgedrückt: „Nun haben wir schon so viel Geld und Zeit in das Event gesteckt, da können wir es doch nicht einfach absagen.” Doch, das können und müssen Sie! Denn verbranntem Geld weiteres Geld hinterherzuwerfen, ist aus betriebswirtschaftlicher Sicht einfach keine gute Idee. Auch wenn es menschlich für die meisten von uns verständlich und nachvollziehbar ist.
Prüfen Sie, ob Sie für Ihr Event Fördermittel einwerben können. Denken Sie dabei unbedingt an Fördertöpfe für Digitalisierungsvorhaben und schauen Sie auch auf den Webseiten des Bundes und der Länder nach.
Als Aussteller sind vom Bund geförderte Messen auch eine Option, die sogenannten „Gemeinschaftsbeteiligungen”. Auch diese gibt es auf Länderebene.
Hier einige Quellen für Fördermittel:
Außerdem lohnt es sich, wenn Sie sich in Ihrer Branche genauer umhören. Es gibt durchaus Nischenthemen, die gefördert werden.
Leichter gesagt als getan: in die Zukunft Ihrer Veranstaltungen investieren. 2020 hat uns allerdings gezeigt, wie wichtig es ist. Wer rechtzeitig in digitale Teilnehmermanagement-Lösungen, in Online-Marketing und in digitales Know-how investiert hat, hatte 2020 einen deutlichen Vorteil gegenüber anderen. Reservieren Sie also auch 2021 finanzielle Mittel für Weiterbildungen, Event-Plattformen und vor allem effiziente IT-Prozesse. Werden Sie zur oder zum Vorreiter·in in Sachen smartes Eventmanagement und verabschieden Sie sich von veralteten, zeitaufwändigen und fehleranfälligen Prozessen. Das verschafft Ihnen in vielen Bereichen einen Wettbewerbsvorteil – übrigens auch beim Recruiting.
Damit Sie überhaupt in die Zukunft investieren können, müssen Sie einen Teil Ihrer Einnahmen beiseitelegen. Das ist natürlich – gerade jetzt – eine enorme Herausforderung und wird wohl auch in den kommenden Monaten und Jahren für viele Eventmanager·innen eine bleiben. Versuchen Sie es trotzdem. Kalkulieren Sie genau und schauen Sie sich alle Budgetposten an. Wo könnten Sie etwas einsparen? Welche Nice-to-haves lassen sich ins nächste Jahr schieben?
Neben der Möglichkeit, in Projekte, Personal oder Weiterentwicklungen Ihrer Events zu investieren, haben Sie nur mit einem Finanzpolster überhaupt die Chance, schwache Zeiten zu überbrücken. Bauen Sie also gerade jetzt Reserven für künftige bzw. weitere Krisenzeiten auf.
Planen Sie vorsichtig, kalkulieren Sie genau und regelmäßig, dann behalten Sie auch in unsicheren Zeiten den Überblick. Denken Sie daran, Einnahmen beiseitezulegen, in die Weiterentwicklung Ihrer Events und Ihrer Mitarbeiter zu investieren und überlegen Sie, ob Sie sich durch Fördermittel unterstützen lassen können. Besonders wichtig werden 2021 wohl die Stop-or-go-Termine, die Sie selbst festlegen und die Ihnen helfen, sich zum richtigen Zeitpunkt für oder gegen die Durchführung Ihres Events zu entscheiden.
