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Wie Sie die No-Show-Rate für Ihre (Online-)Events reduzieren

No-Shows, also Teilnehmende, die sich anmelden und dann nicht zum Event erscheinen, sind ein Dorn im Auge vieler Eventplaner·innen. Sie verursachen Kosten und verbrauchen Ressourcen, die nicht notwendig gewesen wären. Bereits gedruckte Eventtickets, übriges Catering oder abgewiesene Teilnehmende aufgrund begrenzter Kapazitäten vor Ort. Bei Online-Events entfallen zwar viele der eben genannten Beispiele, und trotzdem sind No-Shows im virtuellen Raum mindestens genauso ärgerlich. Enttäuschte Sponsor·innen und Referent·innen, zu viel bestelltes Datenvolumen auf den Event-Plattformen oder übrig gebliebene Präsentboxen – das könnten Sie sich bei weniger No-Shows sparen. Wir haben ein paar Tipps zur Reduzierung für Sie zusammengefasst, 
 

Das richtige Ziel und die passende Zielgruppe

Alles steht und fällt damit, dass Sie gleich zu Beginn ein Ziel für Ihr Online- oder Offline-Event definieren. Was wollen Sie mit der Ihrer Veranstaltung erreichen und welchen Mehrwert soll sie für welche Gäste bieten? Nur wenn Sie das klar herausgearbeitet haben, können Sie für Ihre Zielgruppe ein passendes Eventkonzept entwickeln und umsetzen.

Dann wird Ihr Event für die Gäste schon von vornherein so spannend sein, dass sie es auf keinen Fall verpassen wollen.

Reminder, Reminder und nochmal Reminder

Apropos verpassen: Unsere Welt dreht sich immer schneller und die Terminkalender vieler Personen füllen sich im gleichen Tempo. Daher sollten Sie Ihre angemeldeten Eventgäste mehrmals an Ihre (virtuelle) Veranstaltung erinnern.

Und achten Sie auf die unterschiedlichen Vorlaufzeiten für die Erinnerungen. Wer ein Präsenzevent besucht, muss sich rechtzeitig um An- und Abreise sowie um eine Übernachtung kümmern. Je nach Event- oder Messetermin sollte das sogar mehrere Monate im Voraus geschehen.

Bei Online-Events ist der Takt viel kürzer. Allerdings stehen Sie als Veranstalter·in bei Events vor den Bildschirmen in Konkurrenz mit ganz neuen Ablenkungen: Vom Postboten über die piepende Waschmaschine bis hin zum nächsten Browser-Tab. Erinnern Sie Ihre Teilnehmenden bei Online-Events daher zusätzlich noch am Tag vor der Veranstaltung und am Tag des Events an den Start. In diese Reminder gehören unbedingt die Login-Daten oder der Verweis darauf, wo Gäste diese erneut finden können.

Weniger No-Shows dank kostenpflichtiger Eventtickets

Die No-Show-Rate können Sie außerdem reduzieren, indem Sie kostenpflichtige Tickets mithilfe eines professionellen Tools anbieten. Selbst wenn sie nur einen symbolischen Preis haben, sorgen sie dennoch für ein höheres Commitment bei den angemeldeten Gästen. Frei nach dem Motto: „Das habe ich jetzt bezahlt, also nutze ich es auch“.

XING Events Lesetipp: Stichwort Monetarisierung: Auch Online-Events sind ihr Geld wert

Absagen und Stornierungen in Rechnung stellen

Es gibt durchaus Veranstalter·innen, die ihren Gästen eine Stornogebühr berechnen, auch wenn das Event selbst kostenfrei gewesen wäre. Kommunizieren Sie die Regelung offen von Anfang an, kann das auch eine Möglichkeit sein, die No-Show-Rate zu reduzieren.

Sie wollen No-Shows mit etwas Positivem verbinden? Dann versuchen Sie es in der milderen Variante und spenden Sie entweder die Stornogebühr oder den Ticketpreis für eine gute Sache – am besten mit öffentlichkeitswirksamer Dokumentation.

Die Wartelisten-Funktion in der Teilnehmermanagement-Software

Ihr Event ist schnell ausgebucht und es gibt deutlich mehr Interessent·innen als Sie Plätze zur Verfügung haben? Dann nutzen Sie doch eine professionelle Lösung für Ihr Teilnehmermanagement und die Online-Registrierung, mit der Sie auch Wartelisten anlegen können. Je automatisierter dieser Prozess abläuft, desto besser für Sie. So sorgen Sie dafür, dass reale oder digitale Eventplätze, die kurzfristig frei werden, von anderen Teilnehmenden genutzt werden können.

Begrenzte Slots offen kommunizieren und Absagen leicht machen

Kommunizieren Sie offen, dass Sie wenige Tickets für bestimmte Kategorien haben und bitten Sie alle, die absagen müssen, dies schnell und aktiv zu tun, damit Sie die Plätze erneut vergeben können.

Machen Sie es Ihren Offline- und Online-Gästen gleichzeitig so einfach wie möglich abzusagen. Je weniger Klicks und Erklärungen notwendig sind, desto eher werden sich die Menschen an Sie wenden, wenn sie verhindert sind. Fügen Sie beispielsweise einen „Ich kann doch nicht kommen“-Button in Ihre Bestätigungsmails ein. Hinterlegen Sie dabei am besten einen vorgefertigten Standardtext, der den Teilnehmenden weiteres Eintippen erspart.

Manchmal hilft auch Humor

Den Punkt „Absagen“ können Sie auch in Ihre FAQ-Liste einfügen sowie die Kontaktdaten Ihres Event-Teams offen kommunizieren. Wie wäre es mit einer E-Mail-Adresse, die extra dafür gemacht ist? Seien Sie doch bei dem Namen der Adresse kreativ. „Stornierungen@...“ klingt sehr bürokratisch. Wenn es Ihre Zielgruppe erlaubt, dürfen Sie hier ruhig mit einem Hauch von Humor ran.

Gleiches gilt für den FAQ-Punkt. Statt „Wie kann ich mein Ticket stornieren?“ könnten Sie fragen „Ich wäre so gern dabei gewesen, jetzt muss ich aber doch das Büro, den Hund und die Kinder hüten. Wie kann ich am besten Bescheid geben?“

Halten Sie die Kommunikation vor dem Event hoch

Hier meinen wir vor allem die Außen-Kommunikation auf Ihrer Eventseite und in den Sozialen Medien. Denn dort tummeln sich sowohl bereits angemeldete als noch nicht angemeldete Teilnehmer·innen, die vermutlich gern über ihr Event sprechen. Beziehen Sie auch Ihre Referent·innen und die Sponsor·innen ein und bitten Sie sie, ebenfalls über Ihr Event zu sprechen. Bereiten Sie dafür am besten schon Vorlagen vor, die einfach verbreitet werden können.

Fazit

No-Shows lassen sich mit zielgruppengerechten Events und einer proaktiven Kommunikation deutlich verringern. Nutzen Sie außerdem eine professionelle Teilnehmermanagement-Lösung inklusive Wartelisten-Management und bepreisen Sie Ihre Events, haben Sie gute Chancen, die No-Show-Rate weiter zu reduzieren. Probieren Sie es aus und analysieren Sie die Ergebnisse, dann wissen Sie, an welchen Stellschrauben Sie beim nächsten Mal noch ein wenig mehr drehen müssen. 

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Bettina Knauer Content Marketing & PR Managerin, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund sieben Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

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