Unproduktivität – jeder Eventplaner kennt sie. Sie sitzen an Ihrem Schreibtisch und springen zwischen Ihren Aufgaben hin und her, denn eigentlich müssen Sie alle davon im Laufe des Tages erledigt haben. Was aber tun? Wie gehen Sie in solchen Situationen mit Ihren geistigen Ressourcen um? Die Lösung heißt hier: Fokussieren. Nur so können Sie Ihre Konzentration und die damit einhergehende Produktivität erhöhen.
Im folgenden Artikel geben wir Ihnen fünf essenzielle Tipps, wie Sie Ihre Produktivität in der Eventplanung steigern können und damit nicht den Fokus Ihrer Business Veranstaltung verlieren:
Der Freund eines jeden Eventsplaners: Checklisten. Zwar werden Ihnen Checklisten nicht mehr Stunden pro Tag verschaffen, dennoch helfen Sie Ihnen, Ihr Zeitmanagement stets im Blick zu haben, um möglicherweise doch ein paar Minuten mehr für wichtige Projekte zu haben. Erstellen Sie dafür eine Checkliste für jeden einzelnen Tag oder für die anstehende Kalenderwoche. Wählen Sie für sich die erstere Variante, sollten Sie sich jeden Tag mindestens fünf Minuten für die Erstellung freiräumen. Sehen Sie es als Ihr neues Ritual an: Sammeln Sie Ihre Gedanken, nehmen Sie sich Ihren ersten Kaffee dazu und planen Sie entspannt Ihren Tag. Eine Checkliste, die die Aufgaben Ihrer gesamten Arbeitswoche abbildet, verschafft Ihnen zwar mehr Freiraum, verführt Sie aber eventuell auch, große Projekte eher an das Ende einer jeden Woche zu schieben. Allerdings schlägt die Produktivitätsuhr an einem Freitagnachmittag nicht unbedingt aus. Zum Stichwort Produktivitäts-Hochphase erfahren Sie mehr unter dem letzten Punkt!
Um Ihre Checkliste weiter optimieren zu können, priorisieren Sie Ihre Aufgaben und erledigen Sie die wichtigsten davon bereits am Vormittag. Stellen Sie auch sicher, dass diese Aufgaben nicht doch vielleicht vertagt werden müssen.
Ergänzend zu Ihrer Checkliste ist es auch sinnvoll, Ihren Kalender gut zu pflegen. Wieso? Gerade wenn Sie sich für die Ein-Tages-Checklisten-Variante entscheiden, sollten Sie in einem Kalender größere und auch langfristigere Projekte managen. So schön die Vorstellung auch ist, Aufgaben an einem Tag zu erledigen, ist nicht immer der Fall. Das Anschauen verschiedener Locations und Absprachen mit Grafikern für Messewände sind nur zwei vieler Beispiele. Denn: Inbesondere in der Eventbranche können Sich Tasks oft über mehrere Tage bis Wochen ziehen.
Ganz gegensätzlich dazu sollten Sie mit kleineren Aufgaben verfahren. Ist eine Aufgabe so klein, dass Sie in unter 5 Minuten zu erledigen ist: Just do it. In der Zeit, in der Sie ein To-Do aus einer solchen Aufgabe machen, haben Sie diese schon erledigt.
Kurze E-Mails, Telefonate etc. bieten Sich beispielsweise an, auf eine Tafel mit Post-Its zu schreiben. Nehmen Sie sich am Tag beispielsweise eine halbe Stunde Zeit, solche Aufgaben regelrecht abzuarbeiten. Dafür bieten sich die „unproduktiveren“ Phasen Ihres Tages an. Merken Sie zum Beispiel, dass Sie mit einem Blackout oder ähnlichem zu kämpfen haben, nehmen Sie sich diese halbe Stunde zum Abarbeiten Ihrer Post-Its. Danach können Sie oft produktiver und mit weniger festgefahrenen Gedanken an Ihrem Projekt weiterarbeiten.
E-Mails lesen, dabei telefonieren und ganz nebenbei noch einen Budgetplan in eine aufwändige Excel-Liste übertragen. Viele Arbeitnehmer versuchen mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten. Der Nachteil: Sie ermüden sehr viel schneller und machen dabei häufiger Fehler. Versuchen Sie also, Multitasking zu vermeiden und kleinere Ruhephasen einzubauen.
Wenn Sie ein Event planen, sind Sie als Eventmanager natürlich die Person, die den Überblick über alle Aufgaben hat. In der Regel sind Sie somit auch am optimalsten über alle Vorgänge und Details informiert. Lernen Sie dennoch, Aufgaben abzugeben, die nicht in erster Linie in Ihren Kompetenzbereich fallen. Planen Sie also genug Zeit ein, um Ihre Arbeitskollegen ausgiebig zu briefen. Auch wenn es Ihnen im ersten Moment möglicherweise zeitraubend und lästig vorkommt, Ihr Zeitmanagement wird es Ihnen danken. So können Sie sich auf Aufgaben konzentrieren, für die Sie der Experte sind.
Nicht nur Ihre Mitarbeiter, auch eine Eventmanagement-Software kann Ihnen jede Menge Arbeit abnehmen. Sie werden insbesondere bei aufwändigen Prozessen wie dem Ticketverkauf und der Eventvermarktung unterstützt, was Ihnen wertvolle Zeit für andere produktive Arbeiten einräumt.
…und zwar so, dass Sie die meisten To-Dos in der Tageszeit erledigen, in der Sie am produktivsten sind. Wann aber ist Ihre Hochphase der Produktivität? In der Regel sind die meisten Menschen morgens zwischen 9 bis 12 Uhr am leistungsfähigsten. Versuchen Sie also in dieser Zeitspanne Ihre wichtigsten Tasks zu erledigen. Das bekannte Mittagstief hingegen stellt sich als perfekte Zeit für Routinearbeiten wie das Beantworten von Mails etc. heraus. Wie bei allem gilt hier natürlich: Die Ausnahme bestätigt die Regel. Testen Sie, wann Sie am konzentriertesten arbeiten und passen die Ihren Arbeits- an Ihren Biorythmus an.
XING Events Lesetipp: So retten Sie Ihr Event doch noch vor einer Absage.
Fazit: Egal in welcher Phase Ihrer Eventplanung Sie sich gerade befinden – manchmal kann der Berg an Aufgaben unüberwindbar erscheinen. Bleiben Sie dran, denn: Produktives Arbeiten ist der Schlüssel eines jeden erfolgreichen Events! Nehmen Sie sich unsere Tipps als kleine Helfer zur Seite. Den großen Helfer geben wir Ihnen aber auch gerne mit auf den Weg: Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity von David Allen.
In diesem Sinne: Stay focused!
