Community Aufbau

Community Management – von der Gründung bis zur Pflege

Eine starke Community im Rücken erleichtert generell und besonders für Sie als Veranstalter·in so einiges – einfachere Themenfindung, schnelle Speakersuche und konstruktives Feedback sind nur ein paar der zahlreichen Vorteile. Ganz abgesehen davon, dass in der Zusammenarbeit mit Ihrer Community allein der Weg zu Ihrem Event ein lehrreicher werden kann.

Doch aus einer Gruppe eine Gemeinschaft zu machen, ist leichter gesagt als getan. Eine starke, nachhaltige, loyale Community baut auf Langfristigkeit. Es braucht jemanden, der sich darum kümmert, sie pflegt und auf Dauer ein angenehmes, natürliches Umfeld schafft. Mit anderen Worten: Sie werden zum Community Manager.

Doch welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten liegen eigentlich bei einem Community Manager? Was verbirgt sich hinter dem Begriff „Community Management“? Und wie sieht erfolgreiches Community Management aus?

Antworten auf diese Fragen und hilfreiche Tipps finden Sie in diesem Artikel.

XING Events Lesetipp: So gelingt der Aufbau einer Community rund um Ihr Event

1. Was ist eine Community?

Was macht die Community, die sie fortan betreuen sollen, überhaupt aus? Das sollten Sie noch vor dem ersten Schritt in Ihrer Rolle als Community Manager verstehen.

Der Begriff „Community“ wird oft leichtfertig verwendet, um ein Treffen oder ein Gefühl von Zugehörigkeit zu beschreiben. Dass Menschen in einer Nachbarschaft beispielsweise Tür an Tür leben, macht sie noch lange nicht zu einer Community.

Eine echte Gemeinschaft hat einen viel tiefgründigeren Kern als das bloße Zusammenkommen – egal ob offline oder online. Essenziell für eine richtige Gemeinschaft sind Menschen, die dieselben Werte, Interessen und Ziele teilen und – ein entscheidender Faktor – bereit sind, miteinander zu kommunizieren und interagieren; die gemeinsam etwas schaffen und mehr wollen, als nur nebeneinander zu wohnen. Diese gleichgesinnten Menschen zu finden, in Ihrer eigenen Community zu versammeln und in aktiven Austausch zu bringen, macht gutes Community Management aus – und zu einer Herausforderung.

2. Was versteht man unter Community Management?

Community Management bezeichnet die Organisation und Betreuung einer solchen (oft virtuellen) Gemeinschaft. Es ist mit viel Verantwortung für Ihr Unternehmen und den Erfolg Ihrer Events verbunden, da es grundsätzlich als Bindeglied fungiert: Im Zentrum stehen die Beziehungen zu Ihren Kund·innen, Ihren Teilnehmer·innen oder, allgemein gesagt, Ihrer Zielgruppe.

Der direkte Dialog ist ein starkes Instrument zum Aufbau und zur Pflege dieser wichtigen Kontakte. Genau darin besteht der extrem hohe Mehrwert von effektivem Community Management. Nirgendwo sonst erfahren Sie so viel über ihre Wünsche, Bedürfnisse und Gedanken.

Nutzen Sie diese Chance und Informationen richtig, ergeben sich einige Vorteile:

  • Imageaufbau: Sie sind als direkter Ansprechpartner auf Augenhöhe präsent und verleihen Ihrem Unternehmen eine Stimme. Durch Authentizität und Vertrauen schaffen Sie eine Identität und setzen so das (von beiden Seiten) gewünschte Markenbild zusammen.
  • Bindung: Mitglieder Ihrer Community interessieren sich für Ihre Themen und den Austausch dazu. Dadurch öffnen sich viele Türen und Möglichkeiten für zukünftige Interaktionen, die nicht an ein Produkt oder Ereignis gebunden sind.
  • Markenbotschafter: Wie wertvoll ehrlich begeisterte Kunden oder Teilnehmer sind, dürfte außer Frage stehen. Mitglieder Ihrer interessanten, mehrwertstiftenden Community werden zu Markenbotschaftern und erzählen Freunden und Bekannten von Ihren spannenden Inhalten und Aktionen.
  • Feedback: Durch den engen Austausch sind Sie bestens informiert über Interessen oder neue, sich wandelnde Bedürfnisse und können schnell reagieren. Auch eigene Schwachstellen lassen sich dadurch leichter ausmachen.
  • Reichweitensteigerung: Eine logische Folge aus allem Vorangegangenen – Ihre Community wächst. Je mehr Menschen sich anschließen, umso größer wird Ihre organische Reichweite. So sparen Sie sich auf Dauer viel Zeit und Budget.

Kluges Community Management wirkt sich letztendlich auch positiv auf Ihre Erfolgskennzahlen aus – seien es mehr Follower in den sozialen Medien oder Zusagen zu Ihrem Event.

3. Wie sieht eine erfolgreiche Community Management-Strategie aus?

Community Management ist nichts, was Sie nebenbei laufen lassen sollten. Es erfordert – wie andere Projekte – viel Köpfchen und vor allem eine gute Strategie. Wenn Sie von Anfang an wissen, wo die Reise für Sie und Ihre Community hingehen soll, ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie auch am Ziel ankommen. Dafür sind die folgenden sieben Schritte unverzichtbar.

#1 Zweck der Community definieren  

Warum wollen Sie eine eigene Community auf die Beine stellen? Was wollen Sie mit Ihrem Community Management erreichen? Die Markensichtbarkeit erhöhen, Kunden binden oder Feedback zu Produkten erhalten? Diese Fragen sollten Sie beantworten können, bevor Sie weitere Schritte angehen. Denn es gibt verschiedene Arten von Communities mit verschiedenen Herangehensweisen. Das von CMX entwickelte SPACES-Modell bildet die Kernziele und Vorteile unterschiedlicher Varianten ab.

Fokussieren Sie sich für den Anfang auf einen Bereich und richten Sie Ihre Aktionen danach aus. Eine Community kann auch mehrere Teile des Modells in sich vereinen – mit der Zeit wird klarer, welcher für Sie zusätzlich relevant werden könnte.

SPACES-Modell: Verschiedene Varianten von Communities und Ihrem Management
Das Kernziel Ihrer Community bestimmt die Herangehensweise im Community Management.

#2 Zielgruppe und ihre Erwartungen definieren

Aus der Intention hinter Ihrer Community ergibt sich bereits oft die passende Zielgruppe. Versuchen Sie, sie so genau wie möglich zu beschreiben. Erkenntnisse aus der Marktforschung können dabei helfen. Recherchieren Sie, welchen Profilen Ihre Zielgruppe folgt. Gibt es andere Communities, in denen sie bereits stark vertreten ist? Auf welchen Content reagiert sie dort? Wann ist die Interaktion besonders hoch bzw. niedrig?

So stellen Sie fest, welche Ziele, Werte und Formate Ihre Community zusammenbringen. Gleichzeitig entwickeln sich Themen, die Ihrer eigenen Online-Gemeinschaft wertvolle Mitglieder einbringen werden.

Vor allem die Frage nach dem gemeinsamen Interesse als Fundament der Community ist entscheidend. Die Motivation Ihrer potenziellen Mitglieder gut zu kennen und zu verstehen, ist das A und O im Community Management. Ist Ihr eigenes Ziel mit dem der Community-Mitglieder kompatibel?  

#3 Plattform auswählen

Das „Wer“ ist geklärt – Sie kennen das Alter, Geschlecht, Interessen und Gewohnheiten Ihrer Zielgruppe. Nun stellt sich die Frage nach dem „Wo“. Über welche Kanäle erreichen Sie die richtigen Menschen? Findet sich Ihre Community auf sozialen Netzwerken wie Facebook oder mehr auf unternehmensseitigen Plattformen wie XING zusammen? Informieren Sie sich auch rechtzeitig, ob und wie die verschiedenen Plattformen Ihr Community Management erleichtern und unterstützen können. 

Speziell im B2B-Bereich oder für Business-Events empfehlen sich Karriereplattformen wie XING. Hier platzieren Sie Ihre Botschaften in einem professionellen Umfeld. Gleichzeitig greifen auf XING Gruppen und Events ideal ineinander. Als Administrator und Moderator Ihrer eigenen Gruppe kontaktieren und verwalten Sie ihre Mitglieder spielend leicht. Filtern Sie zum Beispiel nach neuesten Mitgliedern, um sie willkommen zu heißen oder sehen Sie sich mit einem Klick die Interessen Ihrer Event-Teilmehmer·innen an, um sie noch besser kennen zu lernen.

#4 Konkrete Ziele setzen

Auch im Community-Aufbau ist es wichtig, ein genaues Ziel vor Augen zu haben. Sie öffnen einen neuen Kanal, der von einer realistischen Zielsetzung getrieben werden sollte. Machen Sie sich klar, welchen Mehrwert Sie der Gruppe und die Mitglieder wiederum Ihnen bieten. Daraus können Sie kurz- und langfristige Ziele für Ihre Community ableiten.

Ein Beispiel: Sie wollen mehr Teilnehmer·innen für Ihre Events gewinnen?

Positive Einblicke und Erfahrungsberichte, Diskussionen über das eigene Angebot oder Austausch über Top-Themen Ihrer Branche sind Ziele und Verhaltensweisen, die darauf einzahlen. Fällt Ihnen die Definition Ihrer Ziele noch schwer, lohnt es sich zu testen, worauf Ihre Mitglieder am besten reagieren. Spielen Sie verschiedene Inhalte in verschiedener Form (z. B. Statements, offene Fragen, Abstimmungen mit Antwortmöglichkeiten) aus und sammeln Sie anfangs entsprechende Daten. Community Management ist ein laufender Prozess, bei dem immer wieder Anpassungen gemacht werden sollten.

#5 Erfolgsfaktoren festlegen und messen

Doch ab wann spricht man von einer erfolgreichen Community? Die offensichtlichste Kennziffer der Erfolgsmessung: die Follower- bzw. Mitgliederanzahl. Sicherlich ist sie wichtig und nicht zu missachten, allein ist sie allerdings nur bedingt aussagekräftig. Essenziell sind vor allem Austausch und Interaktion mit und zwischen den Mitgliedern. Eine große Community sieht auf den ersten Blick gut aus, bietet aber nur wenige Vorteile, wenn der Großteil passives Publikum bleibt.

Weitere KPIs zur Erfolgsmessung – je nach Ihren Zielen und der Art Ihrer Community:

  • Engagement (Likes, Shares, Kommentare, Erwähnungen etc.)
  • Teilnehmeranzahl bei Diskussionen
  • Steigende Conversion Rate (z. B. mehr Traffic, Zusagen oder Ticketverkäufe)

Abhängig von Ihrer Plattform können Sie für die Auswertung ein integriertes Analyse-Tool verwenden oder auf Klassiker wie Google Analytics zurückgreifen. Wichtig ist nur: Community Management läuft nicht ab Tag 1 perfekt. Sehen Sie sich Erfolge und Misserfolge an und optimieren Sie Ihre Strategie.

Kleiner Tipp: Eine Sentiment-Analyse kann zusätzlich Aufschluss über das Stimmungsbild in Ihrer Community und Ihnen gegenüber geben.       

#6 Guidelines festlegen

Um negativen Stimmungen entgegen zu wirken, ist es sinnvoll, von Anfang an einen Rahmen für die Kommunikation und Interaktion innerhalb der Gruppe abzustecken. Veröffentlichen Sie eine Art Verhaltens-Kodex, der Ihren Mitgliedern klar macht, wie die Dos und Don‘ts Ihrer Gemeinschaft definiert sind. So sichern Sie einen freundlichen und respektvollen Umgang miteinander und schaffen ein angenehmes Umfeld für offenen Austausch.

#7 Community pflegen

Ihr Fundament steht. Jetzt geht es darum, langfristig genügend Mitglieder zu generieren und sie auch zu halten.

Setzen Sie auf Relevanz

Gerade online ist die Aufmerksamkeitsspanne oft niedrig. User springen von der einen Plattform auf die nächste, swipen und scrollen fast automatisiert. Um auf dem virtuellen Radar Ihrer Mitglieder zu bleiben, sollten Sie sie regelmäßig mit neuen Informationen versorgen. Aber behalten Sie im Hinterkopf: Mehr ist nicht gleich besser. Über der Regelmäßigkeit steht klar die Relevanz. Es reicht allerdings nicht, darauf zu warten, bis die Mitglieder Ihrer Community die Plattform wieder besuchen und über Ihre Inhalte stolpern. Gehen Sie aktiv auf sie zu und weisen Sie sie (z. B. per Mail) auf die neuesten Postings hin.

Fördern Sie Interaktion

Dasselbe gilt für Interaktion. Eine Community lebt von der Kommunikation Ihrer Mitglieder. Leider funktionieren sie nur selten wie eine Party, auf der die Gäste einfach anfangen, sich zu unterhalten. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie den Austausch und die Interaktion fördern können:

  • Umfragen sind einfache Werkzeuge, um Reaktionen und Feedback zu erhalten.
  • Bilder und Videos ziehen die Aufmerksamkeit Ihrer Mitglieder auf sich.
  • Aktuelle Trends und Themen aufzugreifen, bietet eine ideale Diskussionsgrundlage.
  • Zeitnah und individuell Fragen zu beantworten, erhöht die Chance ein Gespräch in Gang zu bringen.

Achten Sie darauf, was in Ihrer Community am besten funktioniert und werden Sie kreativ.

Lösen Sie Konflikte aktiv statt abwartend

Viele Menschen bedeuten viele Persönlichkeiten, die möglicherweise nicht immer harmonieren. Je größer die Gruppe ist, umso größer ist auch das Konfliktpotenzial – das ist völlig normal. Versuchen Sie, bei Auseinandersetzungen zeitnah zu reagieren und überlassen Sie Ihre Mitglieder und die Kommunikation nicht sich selbst. Ein gut gelöster Konflikt positioniert Sie als zuverlässigen Ansprechpartner und schafft Vertrauen.

Zeigen Sie Ihre Wertschätzung

Sie bekommen wertvolles Feedback, Insights, einen Einblick in die Denkweisen und Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe – und das ganz offen und direkt von ihr selbst. Sich regelmäßig für die aktive Beteiligung und den transparenten Austausch zu bedanken, erhöht die Freude daran und stärkt Ihre Community nachhaltig. Mitglieder, die sich wertgeschätzt und ernst genommen fühlen, kommen wieder.

Fazit

Das Community Management ist DIE Schnittstelle zwischen Ihnen und Ihrer Zielgruppe. Nirgends sonst erhalten Sie so tiefe und ehrliche Einblicke in ihre Bedürfnisse und Wünsche. Das wichtigste: zuhören, lernen und optimieren. Denn Communities sind kein einzelnes, alleinstehendes Marketingtool. Sie sind Teil einer lebendigen Strategie, die ständige Nach- und Feinjustierung benötigt.

Kommunizieren Sie als Community Manager transparent und auf Augenhöhe, gestalten Sie Ihre Antworten persönlich und verzichten Sie auf Copy & Paste – das erkennt Ihre Community sofort.

Ein letzter Tipp: Behalten Sie immer den Mehrwert im Blick. Nur mit ihm bleibt das Interesse Ihrer Mitglieder bestehen und das ist entscheidend, um die eigenen Ziele zu erreichen.

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Laura Wanninger Werkstudentin Marketing, XING Events

Vor etwa sieben Jahren legte Laura mit ihrem Bachelor den Grundstein für ihren Weg in die Kommunikationsbranche. Dank des Masterstudiums „Informationsdesign und Medienmanagement“ kann sie ihrer Begeisterung für Online- und Content-Marketing weiter nachgehen. Seit August 2020 unterstützt sie das Marketing Team bei XING Events.
 

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