Community Aufbau

Eventformate, die Ihre lokale Community zusammenbringen

Ein spontaner Restaurantbesuch, ein Vortrag vor vollem Saal oder der monatliche Stammtisch bis spät in den Abend – noch bis vor einem Jahr waren das die gängigen und selbstverständlichen Wege, mit der Community vor Ort zusammenzukommen. Spätestens mit dem erneuten Lockdown und der noch verhaltenen Aussicht auf die kommenden Monate zieht es jedoch immer mehr Veranstalter·innen vollends in die virtuelle Eventwelt. Denn mittlerweile ist sie einfach zu stark – die Sehnsucht der Community nach Austausch, Erlebnis und Horizonterweiterung.

Doch wie vorgehen, wenn die Community erstmals online zusammenkommt? Denn etablierte Eventkonzepte und bewährte Tricks können nur bedingt übertragen werden. Wie lassen sich auch virtuell alle „an einen Tisch bringen“? Welche Eventformate schaffen selbst online ein Community-Gefühl? Und welche Faktoren sorgen dafür, dass die Teilnehmer·innen trotz der generellen Online-Müdigkeit Stammgäste bleiben oder werden?

Wir haben für Sie nachgefragt und mit sechs Veranstalter·innen über ihre Erfahrungen aus fast einem Jahr virtueller Community Events gesprochen. Sie haben Handlungsempfehlungen, Fallstricke und handfeste Tipps aus ihrer Trickkiste mit uns geteilt. Ihre Community steht noch ganz am Anfang oder steht kurz vor dem Wechsel zu digitalen Events? Mit den Erfolgsfaktoren und Ideen für digitale Community Events in diesem Artikel steht dem erfolgreichen Startschuss nichts mehr im Wege. 

XING Events Tipp: Werfen Sie auch einen Blick in unseren Artikel „So gelingt der Aufbau einer Community rund um Ihre Events“.

Die Erwartungshaltung der Community hinsichtlich Online-Events ist sehr hoch.
Fabian RietzXING Ambassador Halle, Fördermittel- und Unternehmensberater

Seit April 2020 führe ich regelmäßig digitale Events für die Halle (Saale) | XING Ambassador Community durch. Ich bringe Impulse in die Community, schaffe virtuelle Räume für Wissensaustausch und verlagere das Netzwerken vor den PC. Etabliert haben sich dabei die Formate „Expertendialog“ und „After Work“. Zusammen ergeben sie einen ausgewogenen Mix aus Wissensvermittlung und Networking. Das ist es, was in der Community gut funktioniert. Bei der Themenauswahl orientiere ich mich vor allem an meinen persönlichen Interessen und trage diese Themen in die Community. Über den Erfolg bei einem Vortragsformat entscheiden einerseits die Expert·innen und andererseits die vermittelten Inhalte. Ähnlich verhält es sich beim digitalen After Work-Format. Schon mit der ersten Veranstaltung habe ich auch Impulse mit eingebunden. Die Themen, die in einem 20-minütigen Impulsvortrag aufgegriffen werden, sind sehr vielfältig; denn ich habe in den letzten Monaten erfahren, dass die Erwartungshaltung der Community hinsichtlich Online-Events sehr hoch ist. Das spornt mich jedes Mal aufs Neue an, spannende Inhalte zu finden und die passenden Speaker·innen zu organisieren.

Zudem probiere ich sehr viel aus, was die Interaktion und den Rahmen der Eventformate betrifft. Genau davor sollte man keine Angst haben, auch wenn einmal etwas schief gehen sollte. Was es jedoch bei meinen Veranstaltungen definitiv nicht geben wird, sind Aufzeichnungen. Bei meinem „Nein“ geht es nicht nur um die Datenschutzthematik. Aufzeichnungen zerstören den Live-Event-Charakter. Würde ich Aufnahmen zur Verfügung stellen, säße ich im Extremfall allein mit den Expert·innen im Online-Meeting. Das hätte den Charakter eines Youtube-Videos. Es würden dadurch keine lebhaften Diskussionen mehr entstehen und das wäre der Sargnagel für die Interaktion in Online-Events.

Fabian Rietz

Community: Halle (Saale) | XING Ambassador Community

Entscheidend sind nicht die Eventformate für den Aufbau einer Community.
Ilka GroenewoldXING Ambassadorin Hamburg, Moderatorin, Journalistin, Coach

Digitale Events sind meiner Meinung nach die Zukunft. Noch nie war es so einfach, Menschen zu den unterschiedlichsten Themen zusammenzubringen. Dabei spielt das Eventformat keine Rolle. Wer das Event unter dem Aspekt des Networkings veröffentlicht, erreicht seine Zielgruppe: Menschen, die sich vernetzen wollen. Das geht sowohl beim Rätsellösen eines virtuellen Escape Room Games als auch bei einem digitalen Frühstück zum Thema Social Media oder CRM. Entscheidend sind nicht die Eventformate für den Aufbau einer Community, sondern die Teilnehmer·innen des Events und deren Einbindung, die Regelmäßigkeit der Events und das breitgefächerte, einzigartige Angebot. Ein spannendes Thema weckt zunächst das Interesse potentieller Mitglieder und kann somit beim Aufbau der Community helfen. Langfristig jedoch kann diese Person nur durch den Mehrwert – ein starkes Netzwerk aufbauen zu können – für die Gruppe begeistert werden.

Fünf Tipps gebe ich daher allen mit, die rund um ihre Events eine Community aufbauen wollen:

  1. Bieten Sie vielfältige Events an, sodass für Jedermann etwas dabei ist. Gerade mit Randthemen wie „Was wir in der Kommunikation von Pferden lernen können“ hebt man sich von anderen Communities ab.
  2. Teilen Sie Ihre Events auf verschiedenen sozialen Plattformen, um Sichtbarkeit für die Events und die Community zu erzeugen.
  3. Binden Sie Ihre Community ein und fragen Sie gezielt nach Wünschen und Feedback.
  4. Denken Sie Ihre Community möglichst groß: Digitale Events ermöglichen eine Vernetzung über Stadtgrenzen hinaus.
  5. Gehen Sie auf die Bedürfnisse Ihrer Community ein. Bieten Sie zum Beispiel ein Open End Networking an, wenn es das ist, was die Teilnehmer·innen wünschen.

Ilka Groenewold

Community: Hamburg | XING Ambassador Community

Als Veranstalter·innen sollten wir nun vor allem experimentieren.
Oliver GassnerXING Ambassador Bodensee, Trainer & Berater für digitalen Erfolg

Meine Bodensee | XING Ambassador Community hat 13.000+ Mitglieder. Sie verteilen sich auf ein Gebiet, dessen längste Achse 120 Kilometer und dessen kürzeste Achse 50 bis 90 Kilometer misst. Was bringt die Community da zusammen? Business-Themen natürlich, wie es sich für ein Business-Netzwerk gehört. Neben virtuellen Networking Lunches – bei denen man nicht zwingend essen muss – organisiere ich vor allem Impulsvorträge von Experten für die Community. Dabei achte ich stark auf den Nutzwert des Inputs und genügend Zeit zum Austausch. Das Timing von 12 bis 13 Uhr ist für viele eine willkommene Tageszäsur. Wir reden dann über Onlinemarketing, KI, Arbeit 4.0, XING-Nutzung … und spannen das Spektrum so weit wie möglich, um viele Interessen zu bedienen. Bei den Networking Lunches probiere ich zudem Zoom/Teams-Alternativen aus, sei es Weblin, wonder oder Meetaway für das Speed-Business-Networking. Gleichförmigkeit herrscht gerade genug, ich bringe gern Abwechslung auf Bildschirm und Tastatur. So veranstalte ich ab und zu auch Talkformate nach dem Lean Coffee-Prinzip oder Whisky-, Gin- und Wein-Tastings. Denn: Ist das Event öde, klickt man sich raus. Als Veranstalter·innen sollten wir nun vor allem experimentieren und nicht davon ausgehen, dass man alte Formate einfach digitalisiert. Wenn die Analog-Location vor allem wegen des Essens interessant war oder der schönen Aussicht bei Nacht, dann sind vielleicht jetzt ein originelles Thema und ein Interaktionstool der Magnet. Der Aufwand sinkt, wir können schnell scheitern und uns schnell verbessern. Das sollten wir nutzen, um auch für unser eigenes analoges Business zu lernen.

Oliver Gassner

Community: Bodensee | XING Ambassador Community

Wichtig ist, dass der Nutzen des Events klar erkennbar ist.
Sonja KellerXING Ambassadorin Zürisee, Inhaberin & Social-Web-Spezialistin Kundendialog

Bei der Masse an virtuellen Veranstaltungen finde ich es besonders wichtig, der Community einen konkreten Nutzen zu bieten. Daher suche ich nach Themen, die meine Gruppenmitglieder in ihrem Berufsalltag beschäftigen. Mit den passenden Inhalten kann man dann Workshops oder Vortragsformate ausrichten, die auch online richtig gut funktionieren. Zentral ist für mich, dass der Nutzen des Inhalts ganz klar erkennbar ist. Idealerweise wird ein Eventthema nicht nur angeschnitten, sondern im Detail vorgestellt und mit Lernziel und Nutzen beschrieben. Die eingeladenen Mitglieder sollen wissen, was sie erhalten. Nur dann sind sie mitunter auch bereit, für eine Event-Teilnahme zu bezahlen. Ich stelle den Nutzen schon im Titel heraus und nenne das Event z. B. „Fünf Tipps, um online Kontakte zu knüpfen“. Mit dieser Vorgehensweise können auch Event-Serien angeboten werden, die komplexe Themen in leicht verdaubaren Häppchen verpacken. Hier bietet sich den Teilnehmer·innen die Möglichkeit, das gesamte Event zu buchen oder sich gezielt diejenigen Module auszusuchen, deren Nutzen sie in ihrer aktuellen Situation gebrauchen können.

Sonja Keller

Community: Zürisee | XING Ambassador Community

Bei Online-Events spielt die Einbindung der Teilnehmer·innen eine große Rolle.
Thomas UrbaniakXING Ambassador Ahrweiler-Eifel-Rhein, Berater und Trainer für BPM

Wie kann ich meine lokale Community trotz Corona zusammenbringen? Diese Frage stellte ich mir das erste Mal im März 2020. Bis dahin traf sich unsere Community nur in Präsenz-Form. In der Ahrweiler-Eifel-Rhein | XING Ambassador Community hatten wir im Jahr 2020 rund 50 Veranstaltungen, davon fast 30 als Online-Events. Nachdem ich nun knapp 1.700 Teilnehmer·innen begrüßen durfte, kann ich eine Erfolgsformel formulieren: Gestalten Sie ein Erlebnis mit relevantem Content, interessanten Referenten und unbedingt interaktiver Eventgestaltung. „Content is King“, das wissen wir Veranstalter·innen auch von Präsenz-Events. Gerade bei Online-Events spielt aber auch die Einbindung der Teilnehmer·innen eine besonders große Rolle. Denn schließlich sind viele mittlerweile „Zoom-müde“.

In meiner Community haben sich 2020 drei digitale Eventformate bewährt:

  1. After Work mit Impuls: 20 Minuten Kurzvortrag und anschließende Austauschrunden in Breakouts.
  2. After Work 3 x 5 + 15: drei kurze Themenimpulse mit jeweils 5 Minuten für den Referenten und 15 Minuten Austausch in Kleingruppen.
  3. Expertendialog: 45 Minuten Vortrag, eine Frage- und Antwortrunde und Austausch in Kleingruppen.

Meine Online-Events finden in der Regel abends statt und dauern etwa 90 Minuten bis maximal zwei Stunden. Bei dieser Länge ist die Mischung aus Impuls und Einbeziehung der Teilnehmer·innen von großer Bedeutung, zum Beispiel durch einen Mix unterschiedlicher Medien. Hier greife ich auf den Chat, ein Gruppenbild, Mentimeter-Umfragen und Wortwolken zurück.

Thomas Urbaniak

Community: Ahrweiler-Eifel-Rhein | XING Ambassador Community

Teilnehmer·innen sind daran interessiert, wertvolle Learnings zu erhalten.
Monika ZehmischXING Ambassadorin Düsseldorf, Expertin für digitale Sichtbarkeit

Auch im digitalen Raum ist es möglich, die Community zusammenzubringen. In meiner Düsseldorf | XING Ambassador Community ist das Interesse an Vernetzung derzeit sehr ausgeprägt. Die besten Online-Events sind die, bei denen die Teilnehmer·innen einen inspirierenden Abend mit neuen Impulsen verbringen. Das sorgt dafür, dass sie auch andere zur Teilnahme ermuntern und selbst wiederkommen. Denn aktuell sind die Teilnehmer·innen daran interessiert, wertvolle Learnings zu erhalten. Für meine Community funktioniert das Eventformat „Expertendialog“ daher besonders gut: ein Vortragsformat mit mindestens einem, manchmal auch zwei Impulsen zu verschiedenen Themen. Daher wird es meine Online-Expertendialoge auch weiterhin geben, denn sie bieten fantastische Möglichkeiten, mit überschaubaren Kosten eine große Bandbreite an Themen anzubieten. Für die Community gilt es, lebendige Events mit Interaktionsmöglichkeiten wie Diskussionen zu ermöglichen. So kann man den Austausch untereinander fördern. Unabhängig vom Eventformat ermuntere ich meine Community daher, mit der Kamera dabei zu sein, weil dies sehr viel persönlicher ist. Außerdem baue ich Maßnahmen zur Aktivierung ein, wie beispielsweise Break Out Rooms, Umfragen oder Quizfragen. Das hilft, die Teilnehmer·innen in das Geschehen mit einzubeziehen und sorgt für Abwechslung.

Monika Zehmisch

Community: Düsseldorf | XING Ambassador Community

Erfolgsfaktoren digitaler Community Events

Die Erfahrungen der Veranstalter·innen zeigen: Wer glaubt, die Community mal eben ohne Aufwand digital zu versammeln, hat weit gefehlt. Das grenzenlose Angebot an Online-Events macht es zwingend nötig, aus der Masse herauszustechen. Nach nunmehr einem Jahr der virtuellen Event-Erfahrungen sind zudem die Ansprüche an digitale Get-together gestiegen. Es gilt, der Community mit jedem Event auch einen klaren Mehrwert zu bieten. Die folgenden Erfolgsfaktoren helfen dabei:

1) Inhalte

„Content ist King“ in der virtuellen Event-Welt. Denn vor dem Bildschirm täuschen kein schönes Ambiente oder der interessante Sitznachbar über den eher mittelmäßigen Vortrag hinweg. Ein konkretes Thema mit klarem Nutzwert und Speaker·innen, die dieses auch zu vermitteln wissen, sind das A und O eines guten Online-Events. Das können dann auch gerne Nischenthemen sein, mit denen man sich gut von der Masse abhebt und womöglich diejenigen in der Community anspricht, die bislang einen Bogen um Online-Events gemacht haben.

2) Erkenntnisgewinn

In einer Zeit mit weniger Reisen, Erlebnissen und womöglich reduzierten Arbeitszeiten ist die Sehnsucht nach Horizonterweiterung besonders groß. Event-Teilnehmer·innen wollen daher etwas aus dem Event mitnehmen. Da reicht das bloße Networking per digitalem Stammtisch oder After Work vielfach nicht mehr aus. Durch Impulse, direkt anwendbare Tipps, hochaktuelle Themen oder auch interaktives Mitgestalten erreicht und hält man die Community virtuell.

3) Kontinuität

Bei der Fülle an Online-Events gilt es nicht nur thematisch herauszustechen, sondern auch in Erinnerung zu bleiben. Die Regelmäßigkeit der Events ist ein wichtiger Faktor, um ein „Abwandern“ der Community zur nächsten Gruppe zu vermeiden. Wiederkehrende Formate oder feste Eventdaten (z. B. der „1. Montag im Monat“) sorgen dafür, dass die Community weiß, dass sie auf der Suche nach Veranstaltungen bei Ihnen fündig wird.

4) Abwechslung

Bei aller Kontinuität sollte die Abwechslung jedoch nicht zu kurz kommen. Mit einem vielfältigen Themenspektrum stellt man sicher, dass die Interessen aller in der Community abgedeckt werden. Verpackt in „gut verdaubare“ Impulse und im Mix mit Interaktion und Spaß gelingt es leichter, eine größere Menge Teilnehmer·innen anzusprechen.  

5) Mitgliedereinbindung

Welcher Mix sich empfiehlt, hängt maßgeblich von den Bedürfnissen der Community ab. Daher ist es unerlässlich, zunächst und immer wieder in die Community reinzuhören und (Themen-)Wünsche aufzugreifen. Die Einbindung der Mitglieder kann jedoch auch im Event passieren –  Diskussions- und Chatmöglichkeiten sowie Speaker·innen aus den „eigenen“ Reihen sorgen dafür, dass das Community-Event auch zu einem wird.

Empfehlungen für digitale Eventformate

Aus den Meinungen der Veranstalter geht ebenso hervor: Das Erfolgsformat für die Community gibt es nicht. Jedoch lassen sich aus den vorangegangenen Erfolgsfaktoren eine Reihe von Veranstaltungs-Typen ableiten, die auch virtuell in jeder Hinsicht funktionieren. Hier sind fünf Varianten, die den Zahn der Zeit treffen:

1) Online-Impuls

Spannende Themen, kurzweilig verpackt, z. B. als Themenaufhänger für eine anstehende Diskussion wie beim Expertendialog der Community Ahrweiler-Eifel-Rhein oder als Themenabend mit mehreren kurzen Impulsen wie beim XING Puls zum Thema New Work.

2) Online-Workshops

Es muss kein perfekt durchgetakteter Nachmittag mit Methoden-Overload sein. Um die Community zum Nachdenken und Mitmachen anzuregen, funktionieren auch Online-Events wie z. B. Lego Serious Play Sessions oder Open Space Formate wie der Scrumtisch Hamburg.

3) Online-Selbsthilfe

Austausch, Fragen oder einfach nur eine zweite Meinung: Der Bedarf nach gegenseitiger Hilfe dürfte größer nie gewesen sein. Bei Diskussionsformaten im Selbsthilfe-Stil gibt die Community den Ton an, z. B. beim lockeren Expertendialog der Zentralschweiz Community oder klar strukturierten Austausch nach dem Lean Coffee-Prinzip.

4) Online-Besichtigung

Sind die Läden, Museen und Betriebe für Besucher·innen geschlossen, ist ein Blick hinter die Kulissen wertvoller denn je zuvor. Mit etwas Kreativität und gründlicher Vorbereitung kann ein Einblick fast wie vor Ort gewährt werden, z. B. durch eine Übertragung von einer realen Location wie beim XING Backstage in Freiburg oder eine Verkostung der Produkte wie beim After Work in der Weinmanufaktur.

5) Online-Erlebnis

Natürlich darf auch ein wenig Spaß nicht fehlen. Und so bietet sich für die Community gelegentlich auch ein gemeinsames, virtuelles Erlebnis an wie beim Escape Room Event der Hamburger Community oder beim Bier-Tasting.

Fazit

Es ist nicht das Format, nicht die Uhrzeit, nicht das Tool: Ein erfolgreiches, virtuelles Event definiert sich allein über den Mehrwert, den es den Mitgliedern Ihrer Community bietet. Vor allem gute Inhalte sorgen dafür, dass sich die Community aller Online-Müdigkeit zum Trotz vor dem Bildschirm versammelt, um gemeinsam zu lernen, zu diskutieren und sich inspirieren zu lassen.

Sind die Themen gefunden, gilt es dranzubleiben und die Community regelmäßig online zusammenzubringen. Das erfordert Zeit und mitunter auch ein offenes Ohr: Hören Sie genau in Ihre Community rein, um zu verstehen, was sie interessiert, braucht und meint. So können Sie breite Interessen abdecken und immer wieder Neues schaffen.

Denn letztlich ist eine lokale Community online nicht allzu starr zu denken. Digitale Events bieten die Chance, die eigene „Bubble“ aufzulösen und die Community je nach Interesse breiter zu fassen. Gerade dieser frische Wind von außen sorgt für neue Ideen und Perspektiven. Und das erhöht wiederum den Mehrwert für die gesamte Community.

XING Events Tipp: Online-Events haben Zukunft – mit unserer Hilfe ist die Umsetzung ganz leicht. Sie konzentrieren sich auf Ihr Event und wir kümmern uns um den Rest!

Annemarie Sauter Community Programs & Communication Manager, XING Events

Seit der „Einführung in die PR“ vor 10 Jahren hat sich Annemarie der Unternehmenskommunikation verschrieben. Auf die Grundlagen im Kommunikations-Bachelor folgte die Vertiefung im Master Communication Management. Ihr Lieblingsthema: Die Kommunikation durch Markenbotschafter. Seit 2018 sorgt sie bei XING Events dafür, dass die Marke lokal erlebbar wird. Im Community Programs Team betreut und berät sie über 100 Veranstalter offizieller XING Networking Events im gesamten DACH-Raum.

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