Community Aufbau

Nach dem Event ist vor dem Event – so bleiben Sie im Gespräch

Um als Veranstalter·in mit Ihren Teilnehmer·innen im Gespräch zu bleiben, bis das nächste Event stattfindet, haben Sie mittlerweile zahlreiche Möglichkeiten. Genutzt werden sie leider noch von den wenigsten Eventplaner·innen und Marketing-Verantwortlichen. Dabei liegt genau hier viel Potenzial: Durch den kontinuierlichen Kontakt erfahren Sie, was Ihre Zielgruppe wirklich interessiert und können so das kommende Event viel leichter planen und vermarkten – ganz im Sinne eines Community-Aufbaus.
 

Warum Sie im Gespräch bleiben sollten

Wir haben es schon angedeutet – wollen Sie künftig erfolgreiche Events planen und durchführen, kommen Sie um ein 365-Tage-Community-Management kaum noch herum. Wohlwissend, dass ein gutes Community Management sowohl finanzielle als auch personelle Ressourcen benötigt, empfehlen wir es Ihnen als Ergänzung zu Ihrer Eventstrategie und
-vermarktung. Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • Sichtbarkeit an 365 Tagen
    Wer das ganze Jahr von sich hören lässt, hat eine deutlich höhere Sichtbarkeit; sowohl in der eigenen Community als auch in den sozialen Netzwerken.
  • Marktforschung leicht gemacht
    Sind Sie an 365 Tagen mit Ihrer Community im Gespräch, wissen Sie immer, was diese interessiert. Mit diesem Wissen können Sie Ihre Eventplanung, Ihr Programm und Ihre Vermarktung besser auf die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe anpassen.
  • Permanentes Feedback
    Wer täglich im Gespräch ist, weiß, wo der Schuh drückt – sowohl bei der Zielgruppe als auch beim eigenen Eventangebot. Ergebnisse aus Umfragen und Feedbackbögen nach Ihrem Event dürften Sie dann nur noch sehr selten überraschen.
  • Sie bauen Vertrauen auf
    Vor allem online baut sich Vertrauen deutlich langsamer auf als bei Präsenzevents. Bis zu sieben Mal häufiger muss ein·e Interessent·in zu Ihnen Kontakt gehabt haben, bevor er oder sie Ihnen Vertrauen schenkt. Ermöglichen Sie deshalb so oft es geht Touchpoints zu Ihrem Unternehmen und Ihren Angeboten.

XING Events Lesetipp: Netzwerk aufbauen mit XING Gruppen & Events – ein Erfahrungsbericht

Recap-Videos frischen Erinnerungen auf

Egal, ob bei einem Online- oder bei einem Präsenzevent: Recap-Videos bringen die Highlights Ihres Events auf den Punkt und frischen die Erinnerungen der Teilnehmer·innen auf. Sie als Anbieter bleiben damit positiv im Gedächtnis Ihrer Zielgruppe. Das Beste dabei: Sie bestimmen durch die Auswahl der Stimmen und Bilder, woran sich die Teilnehmenden besonders erinnern sollen.

Gute Recap-Videos sind kurz, haben eine emotionale Begleitmusik, zeigen unterschiedliche Personen und laden zum Weiterleiten ein. Zudem können Sie im Abspann bereits auf Ihr Folgeevent oder auf Ihre Eventseite hinweisen. 

Praxistipp für positive Stimmen von Ihrem Event: Fragen Sie Referent·innen, Teilnehmer·innen und Aussteller·innen, warum sie bei Ihrem (Online-)Event dabei sind und was ihnen hier besonders gut gefällt. Mit diesen beiden Fragen erhalten Sie ausschließlich positive Redebeiträge. Versprochen.

Fotomosaike und Fotowalls

Fotomosaike und Fotowalls von (Online-)Events können Sie ebenfalls hervorragend einsetzen, um die Teilnehmer·innen Ihres Events noch einmal mit positiven Erinnerungen aufzuladen. Überlegen Sie sich vorab, welches Ziel Sie mit dem Einsatz verfolgen. Sie könnten beispielsweise das Design der Fotowände so gestalten, dass es bereits auf das Folgeevent hinweist. Beispiel: „Warum sollte ich beim nächsten Event dabei sein?” oder „Deshalb werde ich auch im nächsten Jahr dabei sein”. Oder Sie weisen auf Ihre Community hin: „Ich bin gern Mitglied bei ABC, weil …”.

XING Events Lesetipp: Interaktion mit der Community – niemals ohne Events

Social Media und Community Management

Die eben erwähnten Recap-Videos oder Fotomosaike und Fotowalls können Sie hervorragend auf Social Media teilen. Taggen Sie in den Postings Teilnehmer·innen, die Sie kennen, und bitten Sie diese ruhig, Ihren Beitrag zu teilen. Noch besser: Stellen Sie Fragen, die leicht zu beantworten sind oder die polarisieren. Das sorgt für zahlreiche Reaktionen.

Allerdings enden Social Media und Community Building nicht mit dem Posting Ihres Event-Videos oder der Fotowall. Bleiben Sie regelmäßig im Austausch mit Ihrer Community. Bauen Sie dafür einen Redaktionsplan auf, messen Sie den Erfolg der einzelnen Postings und hören Sie genau zu. Worüber spricht die Community? Wie können Sie sich aktiv an Gesprächen beteiligen? Platzieren Sie thematische Beiträge, mit denen Sie testen, ob sich Ihre Zielgruppe dafür interessiert. Bringt ein Artikel eine große Resonanz, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass dies ein Thema für Ihr kommendes Event ist. Gibt es nur sehr wenig Feedback, scheint sich ihre Community dafür nicht zu interessieren – zumindest in diesem Moment. Testen Sie daher Themen und Beiträge das ganze Jahr lang und betreiben Sie aktives Community Management.

Umfragen, die den Nerv der Zeit treffen

In fast jedem sozialen Netzwerk können Sie Umfragen starten. Oder Sie erstellen separate Fragebögen, die Sie zentral auswerten und in sozialen Netzwerken teilen können. So wissen Sie sehr genau, wofür sich Ihre Community interessiert und können daraus wertvolle Hinweise für Ihre Eventplanung ableiten. Der Haken: Separate Umfragen sind häufig relativ lang. Das weiß auch Ihre Zielgruppe und nimmt daher vielleicht von vornherein nicht teil. Kombinieren Sie deshalb kurze, niedrigschwellige Umfragen mit ausführlichen Bögen ein- bis zweimal im Jahr.

Praxistipp: Blenden Sie die Umfrageergebnisse bei Ihren (Online-)Events ein. Ein guter Spannungsbogen und möglicherweise überraschende Ergebnisse führen dazu, dass Teilnehmende sie gern fotografieren und in den sozialen Medien teilen.

Webinare – regelmäßig und mit echtem Mehrwert

Es muss nicht immer der große (Online-)Kongress mit mehreren hundert oder tausend Teilnehmenden sein. Zwischendurch eignen sich kleine Webinare mit „How to-Content” oder kurzen Diskussionsrunden zu Trends oder kritischen Themen, die gerade jetzt aktuell sind. 

Die Webinare mit Fokus auf Wissensvermittlung können Sie sowohl monetarisieren als auch als Gradmesser für spannende Themen auf Ihrem Highlight-Event einsetzen. Zudem sorgt die Vermarktung Ihrer Webinare dafür, dass Ihre Zielgruppe permanent von Ihnen hört und Sie als kompetenten Anbieter auf dem jeweiligen Fachgebiet wahrnimmt.

Quiz, Gewinnspiele und Co.

Ähnlich wie bei Umfragen sorgen Quiz und Gewinnspiele dafür, dass Sie bei Ihrer Zielgruppe in Erinnerung bleiben und die Menschen gern mit Ihnen in Interaktion treten. Setzen Sie diese spielerischen Elemente zielgerichtet ein. Verlosen Sie beispielsweise echten Mehrwert wie ausgewählte Fachliteratur oder exklusiven Zugang zu Studienergebnissen. Achten Sie außerdem darauf, dass Sie glaubwürdig bleiben und wählen Sie etwas, das zu Ihren Unternehmenswerten und zu Ihrer Philosophie passt.

Mit Audio-only-Talks bleiben Sie im Gespräch

Podcasts und Audio-only-Talks sind weiterhin stark im Kommen. Gründe dafür gibt es viele. Wie die Audio-App Clubhouse eindrucksvoll bewiesen hat, sind niedrigschwellige Angebote zum Mitmachen und Zuhören derzeit sehr gefragt. Sie lassen sich fast überall konsumieren – auch mit schlechter Internetverbindung oder vom heimischen Sofa aus. Diesen Trend haben bereits erste Event-Plattformen erkannt und fest in ihr Tool integriert – beispielsweise Swapcard.

XING-Events Lesetipp: Podcasts im Eventmarketing – ein Muss für 2021?

Branchenbeispiele für die ganzjährige Kommunikation

Veranstalter·innen, die mit ihrer Community das ganze Jahr im Gespräch sind, gibt es zahlreiche.

So bietet beispielsweise die OMR regelmäßig kostenpflichtige Webinare und Master Classes sowie einen Podcast zu allen Themen rund um das Thema Online-Marketing an.

Einen ähnlichen Weg geht die K5, die Konferenz mit Fokus auf Online-Handel. Seit 2020 gibt es die K5 als Online-Format und zeitgleich baute der Veranstalter ganzjährige Online-Angebote wie den K5 Club, K5 TV, K5 Podcast, Master Classes sowie Lunch&Learn Sessions auf. Wer sich mit dem Online-Handel beschäftigt, kommt um die K5 kaum herum.

Das MICE-Netzwerk MEET GERMANY ging bereits im Mai 2020 mit einer digitalen Variante seiner Netzwerktreffen an den Start. Bis heute folgten weitere hybride und digitale Eventformate, darunter auch viele kleine Video-Meetings für den direkten Austausch. Bei diesen sind alle Teilnehmer mit Videobild und Ton zugeschaltet und können sich zum Beispiel im Rahmen eines Lean Coffee-Formates zu aktuellen Themen in der Eventbranche unterhalten. Außerdem lädt MEET GERMANY regelmäßig zu Clubhouse-Gesprächen ein.

Nach dem Event ist vor dem Event – bleiben Sie präsent !: Infografik
Die Clubhouse Meetagspause von Meet GERMANY und CIM

Fazit

Nach dem Event ist vor dem Event. Je besser und intensiver Sie mit Ihrer Zielgruppe im Gespräch bleiben, desto eher wissen Sie, was sie wirklich interessiert und wie Sie sie auf Ihr nächstes Event locken können. Mittel und Wege dafür gibt es viele – von kostenfreien Podcasts über kostenpflichtige Webinare bis hin zu regelmäßigen Video-Meetings. Zielbild ist eine aktive 365-Tage-Community, die ständig in Kontakt mit Ihnen ist und zu einem großen Event vielleicht ein- oder zweimal jährlich zusammenkommt.

XING Events Tipp:

Communities und Events sind übrigens auch für Ihre Leadgenerierung ein wichtiger Motor. Wie Sie diesen Motor am besten zum Laufen bringen und so Schritt für Schritt Leads einsammeln – das erfahren Sie in unserem neuen Whitepaper.
 

Bettina Knauer Senior Content Marketing & PR Managerin, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund acht Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

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