Die gesamte Eventindustrie steht aktuell vor einer Frage: Was passiert mit meinen Veranstaltungen? Im Prinzip sind drei Szenarien möglich:
1. Absagen
2. Verschieben
3. Format ändern
Sicher ist keine der drei Entscheidungen schnell und leicht getroffen. Denn so oder so stehen enorme wirtschaftliche Schäden sowie die Ungewissheit, ob das Verschieben sinnvoll ist, zur Debatte. Klar ist, die Einnahmen werden nicht besser als vor der Corona-Krise.
Für Veranstalter und Eventplaner kann es dennoch durchaus von Vorteil sein, sich neue Ziele zu setzen und kreative Lösungswege zur erarbeiten. Je nach (finanziellen) Ressourcen, Mut und Schnelligkeit haben Sie jetzt die Chance, als digitaler und kommunikativer Vorreiter herauszustechen! Der große Vorteil: Ihre Teilnehmer haben aktuell vermutlich mehr Zeit und bewegen sich vermehrt online – hier erreichen Sie diese!
Die nachfolgende Entscheidungshilfe soll Sie bei der weiteren Planung unterstützen:
Ob Absage, Aufschub oder neues Format – alle drei Varianten setzten finanzielle und kommunikative Überlegungen voraus. In jedem Fall sind vor allem Ihre Partner und Sponsoren sowie Teilnehmer betroffen. Für die weitere Zusammenarbeit und Planung nachfolgend unsere Empfehlungen:
In diesem Fall ist eine offene Kommunikation entscheidend. Suchen Sie gemeinsam mit Ihren Partnern und Sponsoren nach Lösungen. Vielleicht haben sie Interesse an einem gemeinsamen Content-Hub? Bieten Sie ihnen Werbeplatzierungen und Gastbeiträge an. Gehen Sie außerdem auf die eingeplanten Speaker und Aussteller zu – auch sie freuen sich in der aktuellen Situation über gemeinschaftliche Zusammenarbeit. Durch die Nutzung Ihrer gemeinsamen Reichweite profitieren alle Beteiligten. So können Sie viele Inhalte Ihres Events digital abbilden – auch für die Teilnehmer ein Mehrwert. Blogartikel und Videos sind in kleinen Happen zudem ideal zu konsumieren. Mit gated Content – also Inhalten, die nach einer Kontaktdatenabfrage eingesehen werden können – generieren Sie zusätzlich Leads. Das können beispielsweise ein Whitepaper eines Speakers, ein Webinar oder eine Checkliste sein. Auch die Interaktion eines Offline-Events muss nicht zwingend verloren gehen. Erweitern Sie die Artikel um eine Kommentarfunktion und bieten Sie Experten-Chats an.
Wie bei einer Absage sollen Partner und Sponsoren Ihnen auch bei einem neuen Termin gewogen bleiben. Binden Sie diese darum unbedingt in Ihre Kommunikation ein und zeigen Sie sich als verlässlicher Partner. Ihre Teilnehmer binden Sie am besten mit laufender Kommunikation auf allen Kanälen. Informieren Sie sie über die aktuelle Planung, gerne mit „behind the scenes“ Berichten. Publizieren Sie zusätzlich Interviews oder kurze Botschaften Ihrer Speaker und Austeller – das macht Lust auf Ihr Event. Außerdem haben Sie nun Zeit, um sich weiter mit Akquise – sowohl auf Teilnehmer- als auch auf Partnerseite.
Ein neues Eventformat ist sicher aufwändig, birgt aber den großen Vorteil, dass zumindest ein Teil der Einnahmen sowie die Kundenbindung erhalten bleiben. Sprechen Sie darum zunächst mit Ihren Partnern. Sind diese bereit, ein Online Event oder ein hybrides Event auf die Beine zu stellen? Nutzen Sie auch deren Expertise und planen Sie gemeinsam. Bieten Sie dann beispielsweise ein kostenpflichtiges Online Event an und setzen Sie hier wie gewohnt auf Ticketverkauf und Eventvermarktung. Dafür eignen sich natürlich Ihre bisherigen Kanäle, doch lassen Sie neue Formate wie beispielsweise Social Media, einen Live-Blog oder Chats nicht außer Acht. Dafür bietet sich eine Zusammenarbeit mit Ihren Partnern ebenfalls an – nutzen Sie Ihre gemeinsame Reichweite!
Corona und Covid-19 schmeißen Pläne und Finanzen durcheinander und sind eine enorme Herausforderung. Es kann sich dennoch lohnen, die aktuelle Situation als Chance zu betrachten. Durch neue Kommunikationswege und Formate erschließen Sie eventuell neue Zielgruppen, können gewinnbringende Partnerschaften auf die Beine stellen und Sie profilieren sich mit einem modernen Event.
