Eventplanung während Corona

Arbeits- und Fachkräftemangel in der Eventbranche – wie geht man damit um?

Das gab es noch nie, ein Festival wurde wegen Personalmangel abgesagt. Zumindest hat es niemand so öffentlich ausgesprochen und den Finger in die Wunde gelegt. Dass die Eventbranche, wie auch viele anderen Branchen, wie beispielsweise die Hotellerie oder die Gastronomie, unter Personalmangel leidet, ist schon seit Längerem bekannt. Doch so gravierend war es noch nie. Der demografische Wandel, die Arbeitsbedingungen und nicht zuletzt Corona sind drei der vielen Gründe, warum wir auf allen Ebenen und in allen Gewerken händeringend nach Personal suchen. Einige der Gründe und Einflussfaktoren können wir nicht ändern, anderes jedoch schon. Was Sie konkret gegen den Fachkräftemangel tun können, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Die Basics müssen stimmen – sorgen Sie für adäquate Arbeitsbedingungen

Kennen Sie das Kano-Modell? Es hilft Ihnen beim Verstehen der verschiedenen Anforderungen von Kund·innen an ein Produkt oder eben von Arbeitnehmer·innen an einen Job. Hier ein kurzer Exkurs:

  • Basis-Anforderungen
    Das sind die Basics. Arbeitnehmer·innen oder Freelancer·innen sehen diese als selbstverständlich an. Erfüllen Sie die Basics nicht, fällt auf, dass sie fehlen. Erfüllen Sie jedoch die Basis-Anforderungen, sind Arbeitnehmer·innen noch lange nicht zufrieden. Das bedeutet auch, mit diesen können Sie sich kaum von anderen Arbeitgeber·innen abheben. Der Obstkorb und die Getränkeversorgung sind heute Beispiele für Basis-Anforderungen.
     
  • Leistungs-Anforderungen
    Diese Anforderungen sind den Arbeitnehmer·innen bewusst und sie entscheiden sich ausdrücklich dafür. Erfüllen Sie diese Anforderungen sind Ihre Arbeitnehmer·innen zufrieden. Fehlen sie jedoch, werden sie unzufrieden. Oftmals zählt inzwischen die Möglichkeit, remote arbeiten zu können, zu diesen Anforderungen.
     
  • Begeisterungs-Anforderungen
    Das sind Aspekte, mit denen Arbeitnehmer·innen nicht gerechnet haben. Sie lösen Begeisterung aus. Mit diesen können Sie sich von anderen Arbeitgeber·innen abheben. Beispielsweise könnte die 4-Tage-Woche bei vollem Gehalt oder ein besonders eindrucksvolles Team-Event Begeisterung auslösen.

An den Beispielen haben Sie vielleicht auch schon erkannt, dass die Anforderungen durchaus individuell unterschiedlich eingestuft werden. Was für den oder die eine·n Begeisterung auslöst, ist für eine andere Person vielleicht eine Basis-Anforderung. Außerdem verändert sich die Sichtweise auf die Anforderungen. War das Home-Office vor der Pandemie kaum verbreitet, wird es von vielen Arbeitnehmer·innen heute als selbstverständlich vorausgesetzt.

Zu adäquaten Arbeitsbedingungen gehören ebenfalls Aspekte wie eine angemessene Bezahlung, Gender-Equality, Teilzeit-Modelle, eine angenehme Arbeitsatmosphäre, sinnstiftende Tätigkeiten und vieles mehr.

Mit Blick auf den kommenden Herbst sollten Arbeitgeber·innen schon heute klären und kommunizieren, wie sie mit den steigenden Covid-19-Fallzahlen und der drohenden Energiekrise umgehen wollen. Was passiert, wenn Strom und Gas so knapp werden, dass es für manch eine·n im Home-Office nicht mehr bezahlbar wird? Spart sich das Unternehmen die Energie- und Stromkosten, während die Mitarbeiter·innen pandemiebedingt im Home-Office frieren? Hier lauern bereits weitere Aspekte, die den Fachkräftemangel erneut befeuern könnten.

Gute Arbeitsbedingungen sind die Voraussetzung dafür, dass sich Ihre Mitarbeiter·innen wohlfühlen und ein angenehmes Arbeitsklima herrscht.
Gute Arbeitsbedingungen sind die Voraussetzung dafür, dass sich Ihre Mitarbeiter·innen wohlfühlen und ein angenehmes Arbeitsklima herrscht.

Betreiben Sie aktiv Employer Branding

Wie ist Ihr Ruf als Arbeitgeber·in?

Unter Employer Branding versteht man die Strategien der Personal- und Marketing-Abteilungen, die eine positive Arbeitgebermarke aufbauen sollen. Dazu gehören alle Maßnahmen, um sich als attraktiver Arbeitgeber·in zu positionieren, Besonderheiten und Vorteile für Arbeitnehmer·innen zu präsentieren und so Talente zu gewinnen und zu binden. Gerade letzteres gerät in der Praxis häufig in Vergessenheit.

Mit Employer Branding bauen Sie als Arbeitgeber·in den Ruf Ihres Unternehmens auf. Bewerber·innen sollen von vornherein ein bestimmtes Bild im Kopf haben und deshalb bei Ihnen arbeiten wollen. Dabei geht es bei Employer Branding nicht darum, falsche  Versprechungen aufzubauen, sondern das Unternehmen von der tatsächlich besten Seite zu zeigen.

Employer Branding beginnt lange bevor Sie mit potenziellen Kandidat·innen sprechen und endet weder mit dem ersten noch mit dem letzten Arbeitstag der Mitarbeitenden. Hier sind einige Fragen, die Sie sich mit Blick auf Ihr Image stellen können:

  • Kommunizieren Sie über Ihre Website und die sozialen Medien auch mit potenziellen Arbeitnehmer·innen? Ist diese Ansprache authentisch oder gibt es nur Hochglanz-Stockfotos auf diesen Seiten?
     
  • Sind Sie überhaupt auf unterschiedlichsten sozialen Medien aktiv und beherrschen Sie die dortigen Kommunikationsregeln?
     
  • Wie formulieren Sie Stellenanzeigen? Im Sprachstil der Zielgruppe oder doch eher bürokratisch? Muss ich mich bei personal@ unter der Referenznummer XYZ bewerben oder wird schon an dieser Stelle klar, dass bei Ihnen auch Menschen arbeiten, an die sich Bewerber·innen wenden können?
     
  • Wie sieht ein Bewerbungsprozess aus? Erhalten alle Kandidat·innen zügig Eingangsbestätigungen, Zwischenmeldungen, Ab- oder Zusagen?
     
  • Wie schneiden Sie in Bewertungsportalen für Arbeitgeber·innen ab? Kommentieren Sie auch gelegentlich die dortigen Bewertungen?
     
  • Wie ist die Arbeitsatmosphäre intern wirklich und schaffen Sie es außerdem, diese nach außen zu transportieren?
     
  • Haben Sie schon einmal etwas von “Green Recruiting” gehört und nehmen Sie es ernst, dass vor allem die jüngere Zielgruppe bei nachhaltig agierenden Unternehmen arbeiten will? Wer sich mit Blick auf diesen Aspekt auf Karrieremessen mit unzähligen Printflyern präsentiert, hat hier schon oftmals verloren.

Ein gut gemachtes Team-Event kann außerdem dazu beitragen, dass sich Mitarbeitende stärker an das Unternehmen binden lassen. Wichtig ist, dass Sie hier den Nerv des Teams treffen und kein “Ich bin dabei, weil es halt sein muss”-Event kreieren.

Werden Sie Partner·in auf Augenhöhe

Es kommt ein wenig darauf an, wo Sie in der Eventbranche genau arbeiten – welches Glied Sie in der Prozesskette sind. Ist Ihr Unternehmen eher “Zulieferer”, kann es sein, dass Sie als solcher schnell in eine überzogene Dienstleistungsmentalität rutschen. Mit anderen Worten: Sie leisten viel mehr, als der Auftragebende bezahlt. Das macht sich in Überstunden Ihrer Mitarbeitenden und in geringen Honoraren bemerkbar. Dies wiederum führt dazu, dass Ihr Personal ausgelaugt ist und zu schlecht bezahlt wird. Das war auch schon früher so. Doch heute überlegt ein·e Arbeitnehmer·in nicht mehr so lange, ob sie diesem Unternehmen treu bleiben soll und wechselt einfach.

Begegnen Sie Ihren Partner·innen auf Augenhöhe und stellen Sie so sicher, dass diese Ihrem Unternehmen treu bleiben.
Begegnen Sie Ihren Partner·innen auf Augenhöhe und stellen Sie so sicher, dass diese Ihrem Unternehmen treu bleiben.

Sichern Sie sich frühzeitig Ihre Partner·innen und das notwendige Personal

Auch bei den anderen Gewerken und Unternehmen ist das Personal knapp. Wollen Sie auf deren Leistungen zugreifen, müssen Sie sich die Kapazitäten langfristig sichern.

Ein·e Auftraggeber·in, der oder die erst wenige Wochen vor dem Event die finale Bestellung auslöst, agiert eindeutig zu kurzfristig. Wer dann kein Sicherheits-, Aufbau- oder Hilfspersonal mehr engagieren kann, darf sich nicht wundern – auch wenn es in Zeiten der Pandemie und der Energiekrise zahlreiche Unsicherheiten gibt.

Darüber hinaus sollten Sie als Auftraggeber·in auch dafür sorgen, dass es bei Ihrem Gegenüber faire Arbeitsbedingungen geben kann. Wie? Indem Sie nach dem Motto agieren “Leben und leben lassen” und nicht den Anderen bis auf den letzten Cent herunterhandeln oder dessen Verfügbarkeit auch zu bürounüblichen Zeiten voraussetzen.

Digitalisieren und automatisieren Sie Ihre Eventprozesse

Auch wenn das Eventbusiness ein “People Business” ist, digitale Tools und Prozesse erleichtern Ihnen die Arbeit, sparen wertvolle Ressourcen und fördern sinnstiftende Tätigkeiten. All das führt dazu, dass sich Ihr Personal auf die Dinge konzentrieren kann, die sich kaum digitalisieren lassen. Häufig sind das die kreativeren Tätigkeiten und zählen damit zu den Leistungs- oder Begeisterungs-Anforderungen Ihrer Arbeitnehmer·innen.

Durch die Digitalisierung verschiedener Eventprozesse, sparen Sie wertvolle Ressourcen und erleichtern Ihren Mitarbeiter·innen die Arbeit.
Durch die Digitalisierung verschiedener Eventprozesse sparen Sie wertvolle Ressourcen und erleichtern Ihren Mitarbeiter·innen die Arbeit.

Fazit

Auch wenn Sie für viele Aspekte des Fachkräftemangels nicht verantwortlich sind oder diese gar beeinflussen können, ganz machtlos sind Sie nicht. Sorgen Sie für ein adäquates Arbeitsumfeld, für faire Arbeitsbedingungen und kreieren Sie ein oder zwei Begeisterungsmomente rund um die Tätigkeiten, die Ihre Arbeitnehmer·innen bei Ihnen ausüben, und sichern Sie sich externes Personal so früh wie nur irgendwie möglich.

Was müssen Sie bei der Offline-Eventplanung während Corona beachten? Unsere Checkliste unterstützt Sie bei der Durchführung von Offline-Events während Corona-Zeiten.

Antje Schwuchow Senior Content Marketing & Event Manager

Als Senior Content Marketing & Event Managerin verantwortet Antje den Content- und PR-Bereich sowie die Konzeption eigener Kundenveranstaltungen – dazu gehören Offline-Events wie die XING Events Academy ebenso wie die Online-Formate VExCon, Digital Stage und die Insights. Ebenso organisiert sie die Präsenz von XING Events auf externen Events und Messen

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