Covid-19 Spezial

Bitte lächeln! Tipps für das Verhalten auf Offline-Events

Bettina Knauer

In den vergangenen Wochen und Monaten haben wir sehr schnell gelernt, wie wir uns in Online-Meetings verhalten sollten. Die Kamera-Platzierung, das passende Headset, die richtige Haltung vor dem Laptop und so weiter. Nun wird es Zeit, dass wir uns auch auf Offline-Events an das neue Normal gewöhnen. Darum haben wir genauer hingeschaut: Wie verhalten Sie sich als Veranstalter·innen, Austeller·innen, Speaker·innen und Teilnehmende jetzt möglichst „Corona-konform“ auf Veranstaltungen?

XING Events Lesetipp: Vertrauen in Ihre Offline-Events: wie Sie es jetzt gewinnen
 

Ein Event sicher und hygienisch organisieren

Vor allem benötigen Sie ein Hygienekonzept, das Sie der Gesundheitsbehörde je nach Bundesland und geplanter Eventgröße vorlegen müssen. Darüber hinaus ist es enorm wichtig, dass gerade Sie mit gutem Beispiel für Corona-konformes Verhalten vorangehen. Statten Sie Ihre Mitarbeitenden mit gebrandeten Masken aus und stellen Sie transparente Trennwände am Check-In und überall dort auf, wo viel Personal arbeitet. So signalisieren Sie gleich von Anfang an, dass Ihnen die Hygiene- und Abstandsregeln wichtig sind.

Bitten Sie außerdem ihr Team, aktiv auf die Teilnehmenden, Vortragenden und Aussteller·innen zuzugehen, die die neuen Regeln noch nicht richtig umsetzen statt deren Fehlverhalten zähneknirschend zu ignorieren oder einfach darüber hinwegzusehen.

XING Events Lesetipp: In 5 Schritten zum Sicherheits- und Hygienekonzept für Events

Tipps für Sprecher·innen

Erscheinen Sie vor allem jetzt besonders pünktlich, damit Sie möglichst vor den Teilnehmenden durch den Raum gehen und einen Platz in der vordersten Reihe einnehmen können. Während Sie durch den Raum laufen, sollten Sie unbedingt Ihre Maske tragen. Auf Ihrem Platz oder am Pult können Sie diese dann ablegen und frei sprechen. Fassen Sie während des Vortrages möglichst wenig Dinge an, damit der Veranstalter während des kurzen Rednerwechsels nur wenige Flächen neu desinfizieren muss.

Organisiert und möglichst kontaktlos ausstellen

Vermutlich hat Ihr Veranstalter Ihnen Vorschriften und Tipps mit auf den Weg gegeben. Neben den im Hygienekonzept festgehaltenen Regeln können auch Sie dazu beitragen, dass die gesamte Veranstaltung Corona-konform über die Bühne gehen kann.

Standtermine vorab online vereinbaren

Keine neue Erfindung, das wissen wir. Dennoch Hand aufs Herz: Haben Sie das bisher für Ihre Teilnahme an einer Messe oder einem Kongress wirklich umgesetzt? Jetzt wird es höchste Zeit, dass Sie Ihre Standbesucher·innen und Ihr Standpersonal vorab online koordinieren. Der Markt bietet dafür schon seit ein paar Jahren viele spannende Tools, unter anderem Acuity Scheduling, Appointlet, Calendly, Calenso, Doodle Kalender oder Timify.

Visitenkarten kontaktlos tauschen

Die gute alte Papierkarte hat in Pandemiezeiten wirklich ausgedient. Hygienischer und sogar schneller verarbeitet sind digitale Visitenkarten. Spannend ist beispielsweise die „In Ihrer Nähe” Funktion der XING App. So finden Sie oder Ihre Gäste schnell, einfach und kontaktlos Personen, die sich auf dem Event gerade in Ihrer Nähe befinden.

XING Personen in Ihrer Nähe

Digitale Präsente

Kongress- und Messetaschen über eine Veranstaltung schleppen war schon vor der Pandemie anstrengend. Jetzt ist die Zeit gekommen, sich endgültig von dieser haptischen Give-away-Variante zu verabschieden. Verschenken Sie stattdessen digitale Aufmerksamkeiten wie Gutschein-Codes oder exklusive Zugänge zu begehrten Inhalten. Oder verschicken Sie die Präsente an die Postadresse Ihrer Standbesucher·innen. So vermeiden Sie vor Ort das Durchreichen von Geschenken durch viele Hände.

Hygienische Snacks und Drinks

Offene Buffets, offene Getränke und stundenlang auf Tellern liegende Kekse haben ausgedient. Planen Sie in Pandemiezeiten besser etwas Verpacktes ein. Das ist tatsächlich nicht immer die umweltfreundlichste Variante, aber ganz sicher eine hygienische.

Rücksichtsvoll teilnehmen

Neben den inzwischen gut bekannten AHA-Regeln sollten auch Sie möglichst pünktlich, am besten sogar zu einem individuell vereinbarten Zeitslot, zum Check-In kommen. Tragen Sie Ihre Maske, wenn Sie sich durch die Location, den Raum oder die Messehalle bewegen. Hinterlassen Sie an allen Touchpoints, die der Veranstalter aufstellt, Ihre Kontaktdaten oder verraten Sie via App oder Barcode, wo Sie einchecken.

Suchen Sie sich indoor möglichst schnell einen Platz, an dem Sie auch Ihre Maske ablegen können. Wollen Sie netzwerken, sind die Outdoor-Flächen oder eben auch mit transparenten Trennwänden ausgestattete Gesprächsbereiche gute Orte dafür.

Das in Plastik abgepackte Essen sieht schon beim ersten Anblick so aus, als wäre es nicht Ihr Geschmack? Dann lassen Sie es unberührt und verpackt einfach für den nächsten liegen. Die Umwelt, der Gast nach Ihnen und der Veranstalter freuen sich darüber.

Neue Begrüßungsformen für alle

Ob Sie nun das Event organisieren, ausstellen, teilnehmen, sprechen oder als Dienstleister vor Ort sind: Sie brauchen neue Begrüßungsformen. Vom Whuhan-Shake bis Ebola-Gruß ist alles erlaubt, was den Händekontakt vermeidet und uns ein wenig auf Abstand hält. Schauen Sie außerdem einmal in andere Kulturen, wie sich diese begrüßen.

  • Whuhan-Shake: Sich mit den Füßen begrüßen, allerdings kommt man sich dabei schon relativ nahe.
  • Ebola-Gruß: Dabei berühren sich nur die Ellenbogen. Achtung: 1,50 m Abstand ist dabei schwer einzuhalten.
  • Namaste: Hände aneinandergelegt und eine kleine angedeutete Verbeugung. Das geht auch aus großer Entfernung.
  • Hand aufs Herz: Das wird unter anderem in arabischen Ländern schon lange praktiziert.
  • Sich zunicken: Das allerdings kann in einigen Kulturen missverstanden werden.
  • Einander zuwinken: Wohl eher eine Variante, wenn Sie Ihr Gegenüber recht gut kennen.

Fazit

Mit ein wenig Umsicht, Einsicht und Vorsicht können wir auch Offline-Events wieder veranstalten und besuchen. Dafür ist es ganz wichtig, dass sich alle Beteiligten an die neuen Hygieneregeln halten und auch hier und da ein wenig mehr Puffer für Eincheck-Zeiten oder das Warten mit dem gebotenen Abstand einplanen.

Wir unterstützen Sie gern bei den Themen Einlassmanagement und Event-Hygiene!

Bettina Knauer Content Marketing & PR Managerin, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund sieben Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

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