Covid-19 Spezial

Der alltägliche Wahnsinn eines Eventplaners in Zeiten von Corona

Antje Schwuchow

„Erstens kommt es anders und zweitens als man denkt“ – eine altbekannte Phrase denken Sie bestimmt; halt das alltägliche Geschäft eines Eventorganisators. Absolut richtig, aber das erste Quartal 2020 verleiht diesem Satz eine völlig neue Dimension. Unser Alltag dreht sich plötzlich nicht mehr darum, den Ausfall eines Speakers zu kompensieren, Unstimmigkeiten mit der Location zu klären oder Resttickets zu verkaufen. Jetzt wird einfach mal jedes geplante Event in der realen Welt abgesagt – ohne Wenn und Aber … und das ist auch gut und richtig so. Doch wenn wir ehrlich sind, es ist frustrierend. Da hat man seine Jahresplanung sorgfältig aufgestellt, abgestimmt und wird dann jäh gebremst in dem Moment, in dem man voll durchstarten wollte.

Jammern nutzt aber nichts! Die Devise lautet stattdessen: Aufstehen, Veranstalterkrone richten, neu planen!
 

Was jetzt angesagt ist: die Lage genau beobachten und kreative Alternativen suchen

Drei Aspekte sind aus unserer Sicht wichtig. Zunächst müssen natürlich die geplanten Events bis zu einem gewissen Zeitpunkt in diesem Jahr abgesagt und alle bereits Beteiligten informiert werden. In unserem Fall sind das sechs exklusive Kundenevents deutschlandweit verteilt. Das ist die Fleißarbeit.

Dann müssen Veranstalter trotzdem schon an „das Leben nach Corona“ denken – die Eventlocations sind bereits für die zweite Jahreshälfte extrem gut gebucht. Also gilt es, realistisch, aber trotzdem positiv zu denken: neue Termine auswählen und zumindest die Räumlichkeiten sichern – für alles andere haben wir ja noch viel Zeit. Auch unsere Messepräsenzen sind betroffen – die OMR ist bereits abgesagt, die dmexco … wer weiß.

Der wichtigste Punkt ist aber, was tun wir jetzt – heute, morgen, die nächsten Wochen. Welche Alternativen können wir kurzfristig nutzen, um Events durchzuführen, um unsere Zielgruppen zu erreichen und Ihnen relevante Trends und Tipps zu vermitteln. Besonders brisant bei den Events, die wir als XING Events selbst ausrichten: Unsere Zielgruppe sind eben jene gebeutelten Eventveranstalter.

Die Krise als Chance nutzen

Unsere Schockstarre – ja, es gab sie, aber sie hatte nur ganz kurz die Oberhand. Sehr schnell haben wir uns besonnen und sowohl für uns, aber vor allem auch für unsere Kunden nach Alternativen gesucht. Unser Vorteil: Bei XING Events gab es quasi schon immer digitale Events – schwerpunktmäßig als Webinare. Diese wurden als Schulung für Nutzer der Plattform eingesetzt, aber auch – wie letztes Jahr – mit externen Speakern im Rahmen der WebinarWeeks als gezielte Maßnahme, um Wissen zu vermitteln und Leads zu generieren. Unser digitales Flaggschiff – die VExCon – ist sogar eine komplette Messe mit Live-Konferenzprogramm, die wir nicht erst seit gestern planen. Erste Auflage war bereits 2017 – somit waren wir 2020 fast schon „alte Hasen“ in diesem Business … und genau das nutzen wir nun zum einen, um unsere eigenen Präsenzen von offline auf digital zu switchen, aber vor allem, um unsere Kunden bestmöglich zu unterstützen und durch diese Krise zu geleiten.

Unser Anti-Krisen-ABC – was tun wir tatsächlich

Ganz konkret haben wir in kürzester Zeit eine Webinarreihe aufgesetzt, die vom 23. März an bis Ende April fast 50 Online-Events bietet. Hier können sich Eventorganisatoren rundum informieren – angefangen über das Thema Eventvermarktung, Aufsetzen eines Online-Events bis hin zu Best Practices, präsentiert von Experten aus der (digitalen) Eventbranche –, welche Möglichkeiten sie jetzt für Ihre tägliche Arbeit nutzen können.

Parallel haben wir in den letzten Wochen auf unserem Blog mit zwei speziellen Content Hubs alle wichtigen Informationen zusammengetragen und komfortabel aufbereitet – hier finden Sie alle wichtigen Aspekte, die die Eventbranche in Sachen Covid-19 beachten muss, bis hin zu Tipps und Tools für virtuelle Events.

Das Ziel all unserer Maßnahmen: Alle Veranstalter sollen gerüstet sein, um die Krise bestmöglich zu meistern. Das Angebot wird begeistert angenommen. Eventveranstalter sind eben von Haus aus flexibel.

Daneben organisieren wir unser eigenes Eventjahr neu, mit eindeutigem Fokus auf der VExCon – voraussichtlich im Oktober. Sie ist schließlich das einzige Event aus der ursprünglichen Jahresplanung, dass wir definitiv umsetzen können. Daneben werden wir die Webinare fortführen mit verschiedenen Themenkomplexen und sicher auch wieder mit externen Experten. Aber wir bleiben auch offline optimistisch und würden gerne drei unserer sechs abgesagten XING Events Academies im September nachholen, um unseren Kunden wieder die Möglichkeit zum persönlichen Austausch zu bieten.

Spannende Fragestellungen – Glaskugel oder faktenbasierte Voraussagen!?

Neben rein technischen und kostenbezogenen Fragen zu Online-Events, wird eine bestimmte Frage immer lauter: Wie werden sich Online-Events in Zukunft entwickeln? Werden sie die realen Events verdrängen?

Die einhellige Antwort: Nein. Soziale Kontakte können – nach jetzigem Stand – nicht digital komplett kompensiert werden. Unsere Hypothese: Die Online-Events haben sich durch die Corona-Krise in die Veranstalterherzen geschlichen. Oder drastischer ausgedrückt: Wer einmal das (digitale) Blut geleckt hat, wird auch in Zukunft online als Veranstalter unterwegs sein. Außerdem könnten die hybriden Events – mit einer Mischung aus lokalen Veranstaltungen und digitalen Touchpoints – nach der Krise einen enormen Boom erleben. Nicht zuletzt unterstützen digitale Eventteilnahmen auch den Nachhaltigkeitsgedanken. Aber wir werden uns persönlich wiedersehen – wann auch immer das sein wird.

Fazit

Die aktuelle Situation zwingt uns alle zum Umplanen. Für die einen ist es einfacher, weil sie schon zuvor digital unterwegs waren; die anderen müssen sich jetzt mit diesem Thema auseinandersetzen. Nach wie vor sehen wir es lieber als Chance, denn als  Katastrophe und versuchen Tag für Tag, diese Sichtweise im Kreise der Veranstalter zu etablieren.
Eins steht für uns aber fest: Wir alle werden es sehr zu schätzen wissen, wieder persönlich auf Events unterwegs sein zu können, anderen Leuten die Hände zu schütteln und bei einem Drink nach den Vorträgen Erfahrungen auszutauschen. Bis dahin sehen wir uns online. Stay tuned!

Lassen Sie sich zur Umsetzung Ihres virtuellen Events beraten

Antje Schwuchow Marketing & Event Manager, XING Events

Antje Schwuchow ist als Marketing und Event Managerin bei XING Events unter anderem für die Konzeption und Organisation der eigenen Kunden-Veranstaltungen verantwortlich. Dazu zählen Offline-Events wie die XING Events Academy-Reihe ebenso wie die virtuelle Messe VExCon, die sie zusammen mit Verena Gladiator plant, durchführt und moderiert.

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