Eventplanung während Corona

Die Eventbranche nach Corona – wie Sie wieder richtig durchstarten!

Die Pandemie hat viele Branchen auf den Kopf gestellt – allen voran die Eventbranche. Die Herausforderungen mögen gewaltig sein und der Wandel fast unmöglich scheinen, allerdings bewiesen und beweisen noch heute zahlreiche Unternehmen aus der Eventbranche, dass Krisen auch Chancen bedeuten. Neben vielen negativen Aspekten hat Corona auch den Wandel vorangetrieben. Digitalisierung, neue Eventformate, kreative Geschäftsmodelle, aber auch Fachkräftemangel sind Themen, die die Eventbranche nach Corona begleiten. Wie Sie mit den Veränderungen und dem Wandel umgehen und Chancen aus der Krise nutzen, erfahren Sie hier.

Nach Corona – die Eventbranche nimmt 2022 wieder Fahrt auf

In den vergangenen zwei Jahren prägten ausnahmslos virtuelle Veranstaltungen die Eventbranche – persönliche Begegnungen vor Ort waren kaum möglich. Doch nun zeichnet sich ein Lichtblick am Ende des Tunnels ab. Die Befragungen des Meeting- & EventBarometers bestätigen: Präsenzveranstaltungen werden bis 2022 mit einem wachsenden Anteil hybrider Formate stark zurückkommen, wohingegen virtuelle Veranstaltungen wieder zurückgehen. Doch wie geht es mit den Offline-Events weiter? Was ist wieder erlaubt und wie schützen wir Eventteilnehmende  und unsere Mitarbeiter·innen?

Messen, Großveranstaltungen und kleinere B2B-Events – was ist in der Eventbranche nun erlaubt?

Bundesweit gelten seit dem 3. April keine Zugangsbeschränkungen, Kapazitätsbeschränkungen, Abstandsgebote oder Maskenpflichten mehr auf Messen. Einzelne Bundesländer können Einschränkungen nur noch dann festlegen, wenn das Landesparlament eine lokal begrenzte, bedrohliche Infektionslage feststellt. Messeveranstalter∙innen entwickelten während der Corona-Krise ganzheitliche Hygiene-Konzepte, die eine sichere Teilnahme für alle Besucher·innen gewährleisten. Gleiches gilt auch für kleinere B2B-Events. Aktuelle Informationen zu den geltenden Regelungen in den einzelnen Bundesländern – in Bezug auf die Eventbranche – stellt Ihnen der EVVC zur Verfügung.

Hybride Veranstaltungen – die Zukunft der Eventbranche?

Auch wenn wir wieder Veranstaltungen vor Ort entgegenfiebern, die Corona-Pandemie hat den Trend zu digitalen und hybriden Formaten verstärkt. Eine Studie während des Global Meeting Industry Day ergab bereits im April 2020, dass 62 Prozent der Eventveranstalter·innen in Zukunft Veranstaltungen im hybriden Stil durchführen werden.


Diese Entwicklung hat auch unsere Geschäftsführerin Kati Rittberger bereits im vergangenen Jahr vorhergesehen:


„Die Digitalisierung der Branche war schon im Gange, jetzt wird sie beschleunigt. Sehr vieles spricht dafür, dass virtuelle Events auch für künftige Offline-Events eine wertvolle Erweiterung darstellen werden und diese hybriden Formate der neue Standard nach der Krise sind.“ 

Die neuen Formate werden
einen hohen hybriden Anteil
sowie einen hohen virtuellen
Anteil verzeichnen.
Kati RittbergerGeschäftsführerin XING Events

Sie ergänzte aber auch:

„Wir werden wieder Onsite-Veranstaltungen planen. Und wir werden es sehr zu schätzen wissen, wieder persönlich auf Events unterwegs sein zu können, anderen Leuten die Hände zu schütteln und bei einem Drink nach den Vorträgen Erfahrungen auszutauschen. Dieses Bedürfnis nach persönlicher Begegnung wird wesentlich zur Wiederbelebung der Branche – vermutlich in neuem Gewand – beitragen.“

Was Sie bei der Offline-Eventplanung beachten müssen

Wir alle freuen uns, dass nun wieder die Möglichkeit besteht Events (zumindest teilweise) vor Ort durchzuführen. Dennoch ist es nach wie vor notwendig die Sicherheit aller Teilnehmer·innen zu gewährleisten. Dafür hat das RKI Handlungsempfehlungen zur Durchführung von Großveranstaltungen herausgegeben und unterscheidet dabei die Risikoneigung

  • durch die Zusammensetzung der Teilnehmer∙innen,
  • aufgrund der Art der Veranstaltung
  • sowie des Veranstaltungsortes.

Darüber hinaus empfehlen die Expert∙innen vom RKI folgende Maßnahmen, um das Risiko einer Übertragung und weiterer Folge-Ausbrüche zu verringern:

  • eine angemessene Belüftung des Veranstaltungsortes
  • aktive Information der Teilnehmer∙innen über Hygienemaßnahmen
  • reduzierte Teilnehmendenzahl
  • Ausschluss von Personen mit akuten respiratorischen Symptomen
  • Eingangsscreening auf Risikoexposition und/oder Symptome
  • Verzicht auf enge Interaktion der Teilnehmenden
  • Veranstaltungsverschiebung oder Absage

Für das RKI ist eine der zentralen Maßnahmen die Verfolgung von Kontakten und damit die Unterbrechung von Infektionsketten. Können Sie das in Ihrem Sicherheitskonzept nachweisen, ist die Risikoneigung Ihrer geplanten Veranstaltung geringer einzustufen.

Weitere wichtige Punkte, die Sie bei der Offline-Eventplanung beachten sollten, finden sie in unserer Checkliste. Diese führt Sie durch alle wichtigen Themen und unterstützt Sie bei der sicheren Durchführung ihres Offline-Events.

XING Events Lesetipp: Events in Corona-Zeiten – sorgfältig planen, sicher durchführen!

Chancen aus der Corona Krise – inspirierende Beispiele aus der Eventbranche

Corona hat nicht nur die Digitalisierung der Eventbranche vorangetrieben. Während der Pandemie haben viele Unternehmen die Krise zur Chance gemacht. Dabei sind unzählige kreative Geschäftsmodelle entstanden – für digitale und für hybride Events. Einige könnten auch für Ihre zukünftige Eventplanung interessant sein.

Aus Messebauer und PR-Agentur wird der virtuelle Showroom

„Wenn Unternehmen nicht zur Messe können, dann kommt die Messe eben zu ihnen ins Haus”, dachten sich die Macher der „Home Fair Live”. So schlossen sich die PR-Agentur PR!ZM und der Messebauer LA CONCEPT zusammen und kreierten im Frühjahr 2020 die erste „Home Fair Live“. Das daraus entstandene Unternehmen NEYROO bietet heute erfolgreich virtuelle Showrooms für Events jeglicher Art an.

Vom AV-Dienstleister zum Streaming-Dienstleister

Zahlreiche Audio-Video-Dienstleister∙innen standen zu Beginn der Pandemie schlagartig vor gefüllten Lagerhallen mit eigener AV-Technik, die sonst national und international im Einsatz gewesen wäre. Anbieter∙innen wie btl nextNikkusBillmann Event oder Triolution  ließen sich davon nicht entmutigen. Heute nehmen sie bei virtuellen und hybriden Events eine tragende Rolle ein und sind zurecht von der hintersten Ecke des Tagungsraumes in die Mitte des Geschehens gerückt. 

Das Catering virtualisieren

Kann man das Catering virtualisieren? Nein, das Catering selbst natürlich nicht. Doch es lässt sich in die Home-Offices der Teilnehmerinnen und Teilnehmer schicken. Neben kreativen Gerichten, die auch dem Versand standhalten müssen, kreieren Anbieter·innen wie Kaiserschote virtuelle Kochshows oder gemeinsame Kocherlebnisse vor laufenden Kameras.

Hygienekonzepte dank neuer Software

Zahlreiche Anbieter∙innen von digitaler Leaderfassung oder Einlass-Systemen auf Großveranstaltungen standen unerwartet vor leeren Auftragsbüchern. Scan2Lead , Choose2Rent und auch FastLane ließen sich davon nicht ausbremsen und ergänzten ihre (Software-)Lösungen um Features wie Abstandswarner, Contact Tracking, Crowd-Management, komplette Teststraßen, virtuelle Plattformen und vieles mehr.

Das Unternehmen Kaiserschote bietet unterschiedliche Catering-Lösungen für die Eventbranche während Corona.
Das Unternehmen Kaiserschote bietet unterschiedliche Catering-Lösungen für die Eventbranche während Corona.

Fachkräftemangel in der Eventbranche – wie Sie neue Mitarbeiter·innen finden

Kurzarbeit, Überbrückungshilfen, Entlassungen – in den letzten zwei Jahren aufgrund von Corona alles keine Seltenheit. In der Eventbranche – sowie auch in vielen anderen Branchen – führte die Pandemie zu einem hohen Fachkräftemangel. Die gute Nachricht: Die Chancen, neue Mitarbeitende zu finden, stehen gut. Im Auftrag unserer Kolleg·innen von XING E-Recruiting führte das Markt- und Meinungsforschungsinstitut Forsa im deutschsprachigen Raum eine repräsentative Umfrage zur Wechselbereitschaft im Jahr 2022 durch. Es zeigte sich: Rund vier von zehn Erwerbstätigen denken über einen Jobwechsel nach. 37 Prozent sind offen für einen neuen Job – das sind vier Prozentpunkte mehr als im Vorjahr. Unter den 30- bis 39-Jährigen ist sogar fast jeder Zweite (48 Prozent) bereit, zu einem neuen Arbeitgeber abzuwandern.

Die Chancen nach Corona neue Mitarbeiter·innen in der Eventbranche zu finden stehen gut.
Die Chancen nach Corona neue Mitarbeiter·innen in der Eventbranche zu finden stehen gut.

Doch wie erreichen Sie die wechselwilligen Kandidat·innen? Hierzu haben wir einige Tipps, die wir mit Ihnen teilen möchten.

1. Machen Sie aus Ihrer Webseite eine Karriereseite

Die Mitarbeitersuche hat jetzt oberste Priorität: Veröffentlichen Sie offene Stellen deshalb direkt auf der Startseite Ihrer Webseite – am besten grafisch abgesetzt, damit das Angebot die volle Aufmerksamkeit bekommt. Über einen Link können Sie Interessierte auf eine Unterseite lenken, auf der Sie ausführliche Informationen bereitstellen.

2. Nutzen Sie Mund-zu-Mund-Propaganda

So klein der Effekt auch erscheinen mag: Bitten Sie Ihre Mitarbeitenden, aktiv nach neuen Kolleg·innen zu suchen. Die meisten von ihnen haben ein gutes Netzwerk von Menschen mit dem gleichen beruflichen Hintergrund.

3. Nehmen Sie Ihre Mitarbeitenden unter die Lupe

Gerade für Controller oder Change Manager gilt: Vielleicht ist die passende Mitarbeiterin oder der passende Mitarbeiter ja schon längst in Ihrem Unternehmen – bisher nur auf einer anderen Position. Die Krise bietet auch die Chance, einmal genau zu schauen, welche Kolleg·innen sich mit bisher unbekannten Potenzialen noch anderweitig einbringen können.

4. Schaffen Sie Angebote für Studierende

Auch Studierende traf die Krise hart: Viele von ihnen sind auf Nebenjobs dringend angewiesen, doch Gastronomie und viele weitere Firmen, die traditionell angehende Akademiker·innen beschäftigen, kündigten zu Beginn der Pandemie viele ihrer Mitarbeiter·innen. „Fahnden“ Sie ganz gezielt nach diesen jungen Fachkräften, die Ihr Unternehmen mit neuartigen Denkweisen hervorragend bereichern können.

5. Suchen Sie nach Freelancern

Gerade wenn Sie Aufgaben nur vorübergehend zu vergeben haben, sind Honorarkräfte wie Freiberufler∙innen ideal. Sie sind es gewohnt, sich schnell einzuarbeiten und können in Auftragsspitzen, die jetzt einige Unternehmen erreichen, viel abfangen.

6. Greifen Sie auf Ihren Talentpool zurück

Jetzt ist die beste Gelegenheit, um auf die Kandidat·innen zurückzugreifen, die Sie zuvor vielleicht ablehnen oder vertrösten mussten. Idealerweise haben Sie alle Kontakte in einem Talentpool gespeichert. Und wenn nicht, sollten Sie spätestens jetzt damit beginnen.

Weitere Artikel zu den Themen, Recruiting, New Hiring und Employer Branding finden Sie auf dem XING E-Recruiting Blog.

Fazit

Der Wandel den Corona in der Eventbranche auslöste ist immens. Umso schöner ist es zu sehen, dass die Eventbranche langsam wieder Fahrt aufnimmt und Offline-Events im Jahr 2022 wieder möglich sind. Und natürlich welche kreativen Geschäftsmodelle sich in der Eventbranche während der Krise entwickelt haben. Auch weniger positive Entwicklungen, wie der Fachkräftemangel, stellen keinen Grund zur Sorge dar – die Wechselbereitschaft der Erwerbstätigen ist hoch. Die Eventbranche ist bereit für einen Neustart – Sie auch?

Die Eventbranche nimmt langsam wieder Fahrt auf – was müssen Sie bei Ihrer Offline-Eventplanung nun beachten? Unsere Checkliste unterstützt Sie bei der Durchführung von Offline-Events während Corona-Zeiten.

Tashina Schlecker Intern Content Marketing

Während ihrer schulischen Laufbahn mit dem Schwerpunkt Gestaltungs- und Medientechnik entstand Tashinas Leidenschaft für Medien und Kommunikation. Im Rahmen ihres Bachelors – der Kommunikationswissenschaft beschäftigt sie sich seither mit allen Formen der öffentlichen Kommunikation – das umfasst soziale Medien ebenso wie die Bereiche Print, TV und Hörfunk. Seit April 2022 unterstützt sie bei XING Events das Content Marketing mit ihrem umfangreichen Wissen und verknüpft Theorie mit beruflicher Praxis.
 

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