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„Die Mutprobe” – Organisation von Offline-Events in 2021 Interview mit Vincent Nölting, Inhaber der Agentur Nölting GmbH und Gründer der Marke THE BLUE

Zurück zu Offline-Events – ja, nein, vielleicht? Sicher stellen sich viele Planungsteams gerade diese Frage. Klar ist, offline müssen einige Regeln beachtet werden – von der erlaubten Gästeanzahl über die Hygienevorschriften und Testnachweise bis hin zu verändertem Catering.

Wir haben mit jemandem gesprochen, der sich der Herausforderung stellt und kurz vor seinem ersten Offline-Event seit eineinhalb Jahren steht: Vincent Nölting. Er ist Inhaber der Agentur Nölting GmbH und Gründer der Marke THE BLUE, einer innovativen Veranstaltungsreihe, auf der Akteure der Energiewende regelmäßig zusammenkommen. Mit mittlerweile fünf eigenständigen Formaten und mehreren tausend Besuchern seit Einführung auf der globalen Windmesse WindEnergy Hamburg 2014 begleitet THE BLUE aktuelle Themengebiete aus den Bereichen Wirtschaft, Politik und Technik.

Nun soll am 29. Juli 2021 ein sechstes Format hinzukommen: THE BLUE BEACH, ein Sommer-Open-Air für die Macher der Erneuerbaren Energien in Deutschland. Und ja, es findet komplett offline statt. Wie die Eventplanung und das Eventmanagement aktuell aussehen, wie Sponsoren und Speaker auf eine der ersten Onsite-Präsenzen des Jahres reagieren und vor allem, wie sich am besten Tickets dafür verkaufen lassen – all das haben wir im Interview besprochen.

Mitgebracht hat uns Herr Nölting auch Lorenz Dietrich, Inhaber der mehrfach prämierten Designagentur FARGO aus Hamburg, die das Coporate Wording und Design des THE BLUE BEACH entwickelt haben.
 

Wir sind keine Fans von 3D-inszenierten Messen und virtuellem Networking über mehrere Tage hinweg. Networking bedeutet immer, eine emotionale Bindung zum Gegenüber aufzubauen. Das ist derzeit virtuell nicht abzubilden.
Vincent NöltingInhaber der Agentur Nölting GmbH und Gründer der Marke THE BLUE

Hallo Herr Nölting. Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit für unser Interview nehmen und uns an der turbulenten Planungsphase Ihres kommenden Events teilhaben lassen. Doch zunächst einmal zu Ihnen: Wer sind Sie und was sollten unsere Leser·innen über Sie wissen?

Ich bin ein passionierter Netzwerker. Man trifft mich auf nationalen sowie internationalen Messen, Tagungen und Veranstaltungen der Erneuerbaren Energien rund um den ganzen Globus. So erweitere ich mein eigenes Netzwerk und kann die Kunden der Nölting GmbH nach der Beratung ihrer Absatzmarktpolitik glaubhaft auf den geeigneten Offline-Plattformen präsentieren. Da internationale Messe-und Tagungsveranstalter zu unseren Kooperationspartnern zählen, kenne ich die Veranstaltungen selbst sehr gut. Dieser Aspekt macht uns seit zehn Jahren einzigartig als Agentur in den Erneuerbaren Energien. Im Jahr 2013 wollte ich meine eigene Offline-Plattform zum Netzwerken ins Leben rufen. Daraus wurde THE BLUE. Wir haben buchstäblich viel Rückenwind von der Hamburg Messe und der Marsh GmbH bekommen, die uns einen globalen Markeneintritt ermöglicht haben. Das Fundament des Erfolges von THE BLUE.

Erzählen Sie uns mehr über Ihre Veranstaltungsreihe THE BLUE. Wofür steht Sie, welche Events planen Sie für gewöhnlich?

Wir haben THE BLUE 2013 ins Leben gerufen, um im Rahmen der globalen Windmesse, der WindEnergy Hamburg 2014, ein umfassendes Programm zum abendlichen Networking zu entwickeln. THE BLUE ist wie ein Shop-in-Shop-System. Es wird mit seinen verschiedenen Formaten dort präsentiert, wo das Zielpublikum schon vor Ort ist. THE BLUE verwandelt mit seinen außergewöhnlichen Veranstaltungskonzepten leere Messehallen in moderne Stages und lässt richtungsweisende Themen der wirtschaftlichen Entwicklung der Erneuerbaren Energien auch mal in einem Boxring oder Zirkuszelt diskutieren. Für die Messe- und Tagungsveranstalter ist THE BLUE mittlerweile ein gern gesehenes Format. Im Tagungssegment bieten wir das THE BLUE Expertenforum an, bei dem sich vier Marktbegleiter einem Expertenpublikum vorstellen. Das Spannende für die Unternehmen ist bereits die Vorbereitungszeit – eine bessere Wettbewerbsbeobachtung und Analyse kann man gar nicht vornehmen. Als Side-Party auf der Windmesse WindEnergy ist THE BLUE einer der populärsten Treffpunkte nach einem Messetag zum Netzwerken. Hier lädt THE BLUE nicht allein ein. Wir haben zwei feste Partner, die führend auf ihren Gebieten sind, national wie international. Große Unternehmen wirken manchmal schwer und unnahbar und zelebrieren Ihre Messefeier in schicken Hotelbars mit Sekt und Häppchen. THE BLUE feiert seine Side-Party in der angesagtesten Rock-Kneipe Zwick in Hamburg mit Gin Tonic und einem Barbecue. THE BLUE ist keine reine „Eventplattform“, sondern ein wichtiger Bestandteil der Marken-, Marketing- und Vertriebsstrategie der zwei Partnerunternehmen und fördert gleichzeitig das Kerngeschäft der Nölting GmbH. THE BLUE agiert an dieser Stelle als Netzwerkplattform und stellt sein Konzept sowie die gesamte Veranstaltungsorganisation den Partnerunternehmen zur Verfügung.

Wie ist es Ihnen in den letzten eineinhalb Jahren als Veranstalter ergangen? Haben Sie Digitalevents durchgeführt?

Als im April 2020 klar war, dass viele Veranstaltungen nicht realisiert werden würden, war das natürlich erstmal ein Schock. Anders kann ich das gar nicht ausdrücken. Da kam schon der Existenzgedanke für die Marke THE BLUE hoch. Keine Messen und Tagungen bedeuten eben auch einen absoluten Stillstand für THE BLUE. In der ersten Phase des coronabedingten digitalen Kommunikationshypes haben auch wir versucht, aus dem Offline-Format THE BLUE ein Online-Format zu machen. Wir sind damit kläglich gescheitert. Es hat uns gezeigt, dass man eine physikalische Netzwerkveranstaltung eben nicht 1:1 in die digitale Welt übersetzten kann. Mit der Erfahrung stehen wir mittlerweile auch nicht mehr allein da. Wir sind keine Fans von 3D-inszenierten Messen und virtuellem Networking über mehrere Tage hinweg. Networking bedeutet immer, eine emotionale Bindung zum Gegenüber aufzubauen. Das ist derzeit virtuell nicht abzubilden. Die Avatarkonzepte sind noch nicht ausgereift genug, und wirtschaftlich rechnet sich das nicht.

Am 29. Juli steht nun Ihr erstes Offline-Event seit Monaten an: THE BLUE BEACH. Wann haben Sie sich dazu entschieden und wie haben Ihre Partner und Sponsoren reagiert?

Ab November 2020 war kein Offline-Format auf längere Sicht planbar. Ich war der Meinung, dass wir uns nun für sehr lange Zeit nicht mehr persönlich würden treffen können, wenn es uns nicht gelänge, Mitte des Jahres 2021 wieder Offline-Formate umzusetzen. Das wollte ich nicht hinnehmen. Das klingt vielleicht merkwürdig, aber als passionierter Netzwerker war diese Vorstellung für mich undenkbar. Daher habe ich im Januar 2021 begonnen, das Konzept für THE BLUE BEACH zu entwickeln. Dabei war einer der Kernaspekte: Akzeptanz! Aus diesem Grunde habe ich mich intensiv mit den wichtigsten Netzwerkern der Branche auseinandergesetzt und gemeinsam mit ihnen THE BLUE BEACH ins Leben gerufen. Wir wollten unabhängig von der Machbarkeit einen positiven Ausblick in den Sommer 2021 geben. Viele Partner haben uns in unserem Tun bestärkt. THE BLUE BEACH hat in der Vorbereitungszeit von Januar bis April 16 Partnerunternehmen gewinnen können. Damit haben wir gemerkt, dass der Wille, sich zu treffen, und nicht nur auf Online-Formate zu setzen, weiterhin ungebrochen ist. März und April 2021 waren dennoch geprägt von einer großen Unsicherheit, da hier bereits für die Vorbereitung der Vermarktung Geld geflossen ist. Das Risiko war sehr hoch.

Können Sie uns kurz durch die letzten Monate führen? Wie läuft die Planung für eines der ersten Offline-Events des Jahres und was gilt es zu beachten?

In erster Hinsicht plant man komplett in ein Ungewisses hinein. Die Inzidenzzahlen lagen in Deutschland im Durchschnitt bei über 200. Dieser Wert war für mich aber unbedeutend. Viel wichtiger war der Ausblick auf eine durchgehende Impfstrategie in Deutschland. Hier war der Wissensaustausch mit den Netzwerkpartnern, die alle auch Veranstalter sind, enorm wichtig. Für das Thema Schutz- und Hygienekonzept haben wir einen Berater eingebunden, auch für die rechtlichen Fragen. Die Buchung der Location und das Erstellen des gesamten Programms haben wir bereits im März 2021 abgeschlossen. Dabei haben wir zunächst keine Verträge abgeschlossen, sondern Reservierungen und Angebote eingeholt, die wir mit einer Absichtserklärung versehen haben. Auch wenn wir im April weit entfernt von einer ernsthaften Realisierung waren, haben wir allen unseren Partnern immer wieder einen Ausblick auf die Veranstaltung gegeben. Jeder Partner hatte zu jederzeit die Option, seine Beteiligung zurückzuziehen. Das hat sehr viel Vertrauen und Lockerheit geschaffen. Wir haben keinen Partner verloren und sogar den einen oder andern dazugewonnen.

Ich spreche die ganze Zeit von Partnern. Es ist unmöglich, so ein Vorhaben allein zu meistern. Wir konnten das Vertrauen vieler Partner gewinnen. Sicherlich auch, weil THE BLUE BEACH keine schweren Themen hat und qualitativ in der Aufmachung und Konzipierung überzeugt hat.

Das gewählte Format, das Programm und die Location – alles sehr durchdacht und hochkarätig. Müssen Veranstalter mittlerweile auf ganzer Linie überzeugen, um Teilnehmer·innen offline wieder anzuziehen?

Ganz klar: Ja – und das hat absolut nichts mit der Pandemie zutun. Vor vielen Jahren hat mir einer der führenden Lobbyisten eines großen Windkraftprojektierers zugerufen, dass die Häppchen und Drinks in der Regel immer dieselben seien. Entscheidend sei das Programm und wen das Plenum auf dem Podium erwarten dürfe. Danach entschieden die Unternehmen, Ihre Vertreter·innen auf eine Veranstaltung zu entsenden. Es gäbe einfach zu viele Möglichkeiten in den Erneuerbaren Energien, sich auf Netzwerkveranstaltungen zu tummeln. Diesem Rat bin ich bei allen Formaten von THE BLUE gefolgt. Die Speaker·innen sind immer hochkarätig, entweder in ihrer Funktion im Unternehmen oder als ausgewiesene Expert·innen in ihrem Fachgebiet. Das Drumherum ergibt sich in der Regel von allein. Man kann sich fragen, ob mediale Gesichter Veranstaltungen beleben. Ich würde das ganz klar bejahen. Aus diesem Grunde haben wir sie bei THE BLUE BEACH mit ins Konzept aufgenommen. Wir bespielen unsere Themen der Erneuerbaren Energien, sind dabei dennoch anders und haben Speaker·innen auf dem Podium, die man nicht einfach so zu sehen bekommt. Die Speaker·innen bleiben auch nach ihrem Beitrag noch auf der Veranstaltung. Das ist wichtig, weil es so nicht nur eine Front-Show ist, sondern ein persönlicher Austausch stattfinden kann. Genau das ist doch THE BUE BEACH – eine Netzwerkveranstaltung!    

Sie sind im B2B-Bereich unterwegs. Das heißt, Ihre Gäste kommen geschäftlich und im Namen ihrer Firmen. Stellen Sie hier noch eine Zurückhaltung fest, was den Besuch von Offline-Veranstaltungen angeht?

Auf jeden Fall. Derzeit sind viele Unternehmen noch sehr vorsichtig. Die Gesundheit der Mitarbeiter·innen ist das Wichtigste. Auch bei uns hat die Gesundheit der Mitarbeiter·innen die höchste Priorität. Umso wichtiger war und ist es, genau zu erläutern, wie wir das Schutz- und Hygienekonzept umsetzen. Dass das Konzept trotz der immer noch angespannten Situation Anklang gefunden hat, konnte man gleich zu Beginn der Ticketshop-Öffnung am 1. Juni 2021 sehen, denn es wurden sofort Tickets gebucht.

Das lag auch daran, dass wir uns bewusst für ein Ticketsystem entschieden haben, dass sowohl die gesamte Prozesskette des kontaktlosen Ticketings vorhält, als auch das Netzwerk bei der Vermarktung mit einbindet. Dafür habe ich mir viele verschiedene Ticketsysteme angesehen. Entschieden habe ich mich für den Anbieter XING Events. Die Ticketshops sind alle grundsätzlich gleich aufgebaut. Die Vermarktung dagegen kann ich über mein eigenes Netzwerk bei XING steuern und das Event genau bei den Zielgruppen bewerben, die die Tickets kaufen werden, die wiederum das Event durch ihre Teilnahme teilen und bewerben. Selbstverständlich gelingt das nur mit einer klaren digitalen Kommunikationsstrategie.

Wie wichtig ist gerade jetzt die richtige Kommunikation rund um ein Offline-Event und worauf haben Sie besonders geachtet?

Die Kommunikation hat bei mir einen so hohen Stellenwert, dass ich einen Teil der Markenstrategie von THE BLUE abgegeben habe. Die Hoheit über das Coporate Wording und Design hat die mehrfach prämierte Designagentur FARGO aus Hamburg. Gerne stelle ich Ihnen dazu den Inhaber Lorenz Dietrich vor, der hier seine Expertise einbringt, warum THE BLUE so ist wie es wirkt: alles aus einem Guss.

Hallo Herr Dietrich, auch von uns ein herzliches Willkommen an Sie. Mögen Sie sich in kurzen Sätzen vorstellen und uns dann von Ihrer Zusammenarbeit berichten? Herr Nölting hat einen Teil der Markenstrategie von THE BLUE in die Hände Ihrer Agentur gegeben. Welche Vorteile hat dieses Vorgehen für eine richtige Kommunikation rund um ein Offline-Event und welche Verantwortung tragen Sie dabei?

Guten Tag Frau Knauer, vielen Dank für die Einladung! Ich bin CCD von FARGO in Hamburg. Wir sind ein kleines, international ausgezeichnetes Designstudio mit renommierten Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen im In- und Ausland. Mit Vincent Nölting arbeiten wir seit vielen Jahren intensiv zusammen. So sind über die Zeit zahlreiche Projekte ganzheitlich realisiert worden, vom Konzept über die Entwicklung bis zur Implementierung im Markt.

Der Erfolg hat uns recht gegeben und so ist die Zusammenarbeit immer vertrauensvoller geworden. Inzwischen arbeiten wir sehr intuitiv miteinander. Nur in seltenen Fällen legt Vincent gegen eine Idee, ein Design, eine Illustration oder eine User Experience sein Veto ein. Das erleichtert und beschleunigt die Zusammenarbeit natürlich ungemein. Gerade bei THE BLUE sind wir so sehr mit der Marke und der Art, wie sie kommuniziert, verbunden, dass ein positiver Fluss entsteht. Das hilft gerade bei der Gestaltung eines Events. Hier kommen die arbeitsintensiven Phasen ja in Wellen, oft mit Überraschungen verbunden. Improvisationen gehören dazu. Wenn man dann immer noch die Markenarchitektur hinterfragen muss, dem Kunden etwas verdeutlichen soll und erklären muss, warum das Logo hier einfarbig ist und an anderer Stelle aus strategischen oder ästhetischen Gesichtspunkten unbedingt auf Sponsorenabbildungen verzichtet werden sollte, ist das kräftezehrend. Egal ob off- oder online. Wir haben hier gemeinsam einen echten Best Practice-Standard etabliert.

THE BLUE als Marke hat schon einen starken Wiedererkennungswert, mit THE BLUE BEACH haben Sie nochmal eine Schippe draufgelegt – welche Bedeutung hat das Design?

Das ist eine interessante Frage. Gerade bei THE BLUE spielt das Design eine zentrale Rolle. Das Format verändert sich ständig, entwickelt sich, findet an unterschiedlichen Orten statt, mit wechselnden Techniken und Kanälen.

Da ist die Wiedererkennbarkeit bei gleichzeitiger Anpassungsfähigkeit schon sehr wichtig. Wir haben hier eine Marke, die sowohl von der visuellen Erscheinung als auch von der Gesamtwahrnehmung her eine hohe Bekanntheit erlangt hat und Vertrauen schafft. THE BLUE steht als Marke vor allem im Bereich der Erneuerbaren Energien für Qualität mit seriösem Inhalt bei gleichzeitiger Unterhaltung. THE BLUE BEACH ist die logische Konsequenz nach einer so langen Zeit im Home-Office, ohne unmittelbares Netzwerken und gemeinsame Erlebnisse.

Welche Tipps haben Sie für andere Veranstalter·innen, die gerade überlegen, wieder offline zu planen? Was wollen Sie noch loswerden, Herr Nölting?

Sprechen Sie unbedingt mit anderen Veranstaltern. Wir sitzen derzeit alle im selben Boot! Der Erfahrungsaustausch ist enorm wichtig und schafft Klarheit. Gehen Sie davon aus, dass die Preise bei den Dienstleistern an der einen oder anderen Stelle gestiegen sind. Daher ist eine klare Preisstrategie des Ticketings wichtiger denn je. Sparen Sie in keinem Falle an der Sensibilisierung bei der Vermarktung Ihres Eventformats und sprechen Sie offen über die Risiken, die ein Offline-Event derzeit mit sich bringt. Sprechen Sie mit beratenden Gewerken wie Ihrem Steuerberater, juristischem Vertreter und holen Sie sich einen Berater für die Schutz- und Hygienekonzepte mit an Bord. Das sind wichtige Zusatzkosten, die Ihnen Sicherheit geben, an der Umsetzung einer Offline-Veranstaltung festzuhalten oder gemäß Ihres Eventformats zu entscheiden, ob man an einer Realisierung in 2021 festhalten möchte. Versetzten Sie sich unbedingt in die Lage Ihrer Gäste: Wollen sie überhaupt wieder auf viele andere Menschen treffen, und wenn ja, geht das derzeit nur mit Konzepten in Outdoor-Bereichen. Versuchen Sie in keinem Fall ein bisheriges beliebtes Offline-Konzept in ein digitales umzuwandeln. Es wird nicht die gleiche Akzeptanz erreichen! Oder anders gesagt: Kein Bier schmeckt so gut wie das, das man persönlich mit einem Gegenüber trinken kann. Die digitale Bar gibt es nicht!

Vielen Dank für das spannende Interview Herr Nölting und auch Ihnen, Herr Dietrich, für die Einblicke!

Zurück zu B2B-Offline-Events im Sommer 2021 – THE BLUE BEACH zeigt, dass das funktionieren kann! Klar wird aber auch, dass ein starkes Netzwerk aus Dienstleistern und Partnern enorm hilfreich ist. Außerdem gilt es, ehrlich und transparent mit den Gästen zu kommunizieren. Gerade im B2B-Bereich. Denn hier kann es sein, dass sowohl die Teilnehmenden als auch die betreffenden Unternehmen Hemmungen haben, wieder an Offline-Veranstaltungen teilzunehmen. Mit einem gut durchdachten Marketing- und Designkonzept, sicheren Schutzmaßnahmen, wertvollen Inhalten und Networkingmöglichkeiten ist dennoch einiges möglich.

XING Events Tipp:

Sie wollen sich selbst ein Bild vom THE BLUE BEACH Eventkonzept machen?
 

Bettina Strohm-Knauer Senior Content Marketing & PR Managerin, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund acht Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

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