Eventplanung während Corona

Die neue Art von Eventlocation während und nach Corona

Corona hat die gesamte Eventbranche einmal durchgeschüttelt – auch die Eventlocations. Während sich so manche·r zu Beginn der Pandemie noch fragte, wie wohl auch Eventlocations mit den Restriktionen und den neuen Chancen umgehen könnten, ließen die ersten Antworten nicht lange auf sich warten. Eventlocations wurden auf- und umgerüstet und können heute deutlich mehr als Flächen für Präsenz-Events vermieten. Wie sich Eventlocations gewandelt haben und welche Transformationen sie außerdem bereits heute oder in Zukunft meistern müssen, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Von der Eventlocation zum digitalen Sendestudio

Wer mehr als nur aus den Home-Offices der Referent·innen und Moderator·innen senden will, braucht ein professionelles Sendestudio oder eine attraktive Eventlocation. Das haben sowohl Eventplaner·innen als auch AV-Dienstleister·innen und die Vermieter·innen von Eventlocations bereits zu Beginn der Pandemie bemerkt. Folglich rüsteten viele Eventlocations ihre Räume auf und richteten innerhalb kürzester Zeit professionell ausgestattete Streaminglocations ein. Hier gab und gibt es alles, was das Herz der Online-Eventplaner·innen begehrt: Ausreichend Platz zur Einhaltung aller Abstandsregeln und zur Kreation attraktiv gestalteter Sendebilder, perfekte Bedingungen für Audio- und Videoaufnahmen, Räume für Künstler·innen und Speaker·innen, stabiles Internet sowie Kontakte zu professionellen AV-Dienstleister·innen und Catering-Services. 

Eventlocation während Corona: Ein Ausbau war und ist ein Muss.
Eventlocation während Corona: Ein Ausbau war und ist ein Muss.

Von der physischen Eventlocation zur hybriden Eventlocation

Was für Online-Events funktioniert, eignet sich ebenfalls perfekt für hybride Events. Deshalb – und wegen der weiterhin unsicheren Planungsbedingungen für Präsenz-Events – setzen viele Eventlocations noch immer auf den digitalen Part einer Veranstaltung. In Kombination mit den bestehenden Flächen in den Eventlocations wird daraus der perfekte Mix für eine hybride Veranstaltung. Was den Eventlocations wertvolle Einnahmequellen sichert, erweist sich auch für die Eventplaner·innen als Vorteil. Sie können in einer einzigen Eventlocation ihr hybrides Event planen – ganz egal ob daraus “lediglich” ein Sendestudio mit Technikcrew und Speaker·innen wird oder ob sich dort auch reale Teilnehmer·innen zum Eventtermin treffen. So profitieren die Eventplaner·innen von einem hybriden Event, das atmet und mal mehr online und mal mehr onsite sein kann. Das bedeutet auch für die Eventlocations mehr Planungssicherheit – wovon letztendlich in Verhandlungen und in allen Planungsschritten beide Seiten profitieren dürften.

Mehr Raum für neue Nutzungskonzepte

Vor allem die Vorschriften zur Einhaltung der Abstände in Innenräumen zwangen Eventlocations, deutlich mehr Raum für weniger Personen zur Verfügung zu stellen. Doch auch hier ließen kreative Antworten nicht lange auf sich warten: Plexiglas-Trennwände oder die Verlagerung von Teilen des Events in den Outdoorbereich machten Präsenz- und Hybrid-Events auch während der Corona-Pandemie möglich. Sie bereicherten sogar das ein oder andere Event um ganz neue Eventflächen und -konzepte. Bleibt nur zu hoffen, dass diese neuen Outdoor-Eventformate sich auch nach der Pandemie durchsetzen und Event-Teilnehmer·innen weiterhin Geh-Spräche, Grillevents oder Workshops unter freiem Himmel genießen dürfen.

Neues Equipment für mehr Sicherheit und digitale Angebote

Neben den reinen Flächen und den stabilen Internetverbindungen investier(t)en Eventlocations während Corona in deutlich mehr Equipment – für die Sicherheit der Teilnehmer·innen ebenso wie in digitale Event-Plattformen. Nahezu jede Eventlocation verfügt heute über neue, zusätzliche oder leistungsstärkere Filteranlagen, Desinfektionsspender, ausgefeilte Hygienekonzepte sowie kontaktfreie Check-in-Bereiche. Dabei bieten vor allem die kontaktlosen Check-in-Lösungen auch in Zeiten nach einer Pandemie erhebliche Vorteile. Damit werden der Einlass und das Besucher·innen-Management für Events jeglicher Größe automatisierter, kostengünstiger und schneller.

Darüber hinaus erweiterten Eventlocations in der Corona-Zeit ihr Portfolio um digitale Event-Plattformen, welche sie nun zusätzlich zu ihren physischen Eventflächen den Veranstalter·innen und Aussteller·innen anbieten können. Ein weiterer Service für die Abnehmer·innen und ein weiteres Standbein für die Anbieter·innen – eine klassische Win-win-Situation.

Mit Sicherheit hygienisch einwandfrei, nachhaltig und lecker

Ob aus eigenem Hause oder realisiert durch Service-Partner·innen: Auch das Catering musste sich wandeln und an die neuen Corona-Vorschriften anpassen. Neben der Lieferung in die Home-Offices der Teilnehmer·innen und kreativen Kochshows entstanden so Getränke- und Speisenangebote, die noch strengere Hygienevorschriften einhalten und zugleich lecker sein sollten. Trotz der nun verpackungsintensiveren Speisen und Getränke legen Cater·innen dennoch viel Wert auf Nachhaltigkeit und setzen vor allem auf regionale Angebote.

Eventlocation zur Zeit von Corona: Auch beim Catering sind Hygieneregeln und Nachhaltigkeit nicht zu vergessen.
Catering in einer Eventlocation während Corona: Hygieneregeln haben hier einiges verändert.

Noch nachhaltiger – die Zukunft wartet nicht

Apropos Nachhaltigkeit: Die Zukunft wartet nicht. Eventlocations sowie alle Dienstleister·innen der Eventbranche wappnen sich bereits für die nächste große Herausforderung in diesem Jahrhundert – den Klimawandel. Während erste Eventlocations bereits stolz auf nachhaltige Schritte und Zertifizierungen schauen dürfen, bleibt für die Eventbranche insgesamt noch einiges zu tun. Das Gute daran ist, dass es die Lösungen auf dem Weg hin zu klimaneutralen, ja sogar klimapositiven Veranstaltungen bereits gibt. Wir müssen sie “nur noch” gemeinsam umsetzen.

XING Events Lesetipp: In 5 Schritten zu einem klimaneutralen Event

Neue Eventlocations – neue Skills

Wer bei all den Veränderungen und Erweiterungen des eigenen Geschäftsmodells Schritt halten will, braucht neue Skills. So investierten Eventlocations bereits während der Corona-Pandemie vor allem in die IT-Skills ihrer Mitarbeiter·innen als auch in Schulungen für und zu Hygienebeauftragten. Nur so ist es möglich, dass Vermieter·innen von Eventlocations dem gestiegenen Beratungsbedarf ihrer Kund·innen und der Event-Teilnehmer·innen begegnen und passende Lösungen anbieten können.


XING Events Tipp: Hier können sich Ihre Mitarbeiter·innen weiterbilden in Sachen Hygiene für Events

DEKRA, Hygienebeauftragte·r Club, Messe und Event (m/w/d)

Studieninstitut, Hygienebeauftragte·r für die Veranstaltungswirtschaft

All das bedeutet unter anderem für die Eventlocations enorm gestiegene Kosten bei zugleich gesunkenen Einnahmen während der Pandemie. Dass sich dies früher oder später auf die Preise für Events auswirken wird, ist zu erwarten. Eventplaner·innen sollten dies frühzeitig in ihre Kalkulationen aufnehmen und auch nach internen Budget-Umverteilungen fragen. Vermutlich gibt es gerade im Topf der Dienstreisen den ein oder anderen noch nicht abgerufenen Euro.

Fazit

Eventlocations haben sich während der Corona-Pandemie innerhalb kürzester Zeit neu erfinden müssen. Vom Aufbau professioneller Sendestudios oder -locations, über die Aneignung und Umsetzung sämtlicher, sich permanent ändernder Hygienevorschriften, bis hin zur Aufnahme digitaler Event-Plattformen in das eigene Portfolio bewiesen sie eine enorme Flexibilität und Resilienz. Mit genau dieser Kraft werden sie, werden wir alle in der Eventbranche, auch die nächste Herausforderung meistern: den Klimawandel.

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Antje Schwuchow Senior Content Marketing & Event Manager

Als Senior Content Marketing & Event Managerin verantwortet Antje den Content- und PR-Bereich sowie die Konzeption eigener Kundenveranstaltungen – dazu gehören Offline-Events wie die XING Events Academy ebenso wie die Online-Formate VExCon, Digital Stage und die Insights. Ebenso organisiert sie die Präsenz von XING Events auf externen Events und Messen

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