Corona und Covid-19 stellen uns alle vor enorme Herausforderungen. Für Veranstalter und Eventorganisatoren ist in einer solcher Krisensituation eine regelmäßige und vor allem offene Kommunikation mit Gästen, Partnern aber auch Mitarbeitern entscheidend. Leider kann aktuell niemand genau sagen, wie sich die Situation in den nächsten Wochen und Monaten entwickelt, planen Sie daher jegliche nunmehr denkbaren Szenarien durch. Krisenmanagerin Steff Berger empfiehlt in der aktuellen Podcast-Folge der MICE Innovation Sessions zu Covid-19 die FORDEC Methode der NASA – ein Modell, mit dem schwierige Entscheidungen einfacher getroffen werden können. Spielen Sie so – sofern noch keine staatliche Anordnung zu Ihrer Veranstaltungsgröße oder dem Zeitraum vorliegt – die Optionen „Verschieben“, „Absagen“ und „Durchführen“ durch.
F – Facts: Was sind die Fakten? Wichtig: keine Interpretationen, keine Bewertungen. Denn nur wer seinen Standort kennt, findet den Steuerkurs zum Ziel.
O – Options: Nachdem Sie stichpunktartig alle Informationen notiert haben, überlegen Sie, welche Möglichkeiten sich ergeben und beschränken Sie sich dabei nicht nur auf die offensichtlichen Optionen.
R – Risks and Benefits: Versehen Sie jede Option mit zwei Pfeilen. Unterhalb des linken Pfeils notieren Sie die Gefahren, Risiken und Nachteile. Unterhalb des rechten Pfeils stehen die Vorteile und Chancen. Anschließend vergleichen Sie das Chancen-Risiko-Verhältnis. Das verschafft einen Überblick und verhindert, dass Risiken überbewertet und Chancen übersehen werden.
D – Decision: Sie haben nun alle Informationen auf dem Tisch. Jetzt müssen Sie konsequent sein und eine Entscheidung treffen. Grübeln gleicht einer „mentalen Warteschleife“ – es vergeht wertvolle Zeit, in der Sie nicht vom Fleck kommen.
E – Execution: Jetzt gilt, zeitnah ins Handeln zu kommen. Sie wissen, was zu tun ist – legen Sie los!
C – Check: FORDEC ist kein „Augen zu und durch“-Modell. Checken Sie daher regelmäßig, ob Sie noch auf Kurs sind und ob die beschlossenen Maßnahmen greifen, oder ob korrigiert werden muss.
Doch ganz gleich wie die Entscheidung ausfällt, die Kommunikation an Bestands- und Neukunden sowie Partner und der Umgang mit der Angst sind nicht einfach. Dazu fünf Empfehlungen:
Das heißt: Spielen Sie die Situation nicht herunter. Kommunizieren Sie angemessen, aufrichtig, klar und sachlich und machen Sie auch deutlich, was Sie (noch) nicht wissen.
Besonders positiv fallen das Statement der re:publica zur Verschiebung der Veranstaltung oder die Botschaft zur Event-Absage der OMR auf.
Die Entwicklung der Situation ist sehr dynmaisch, Einschätzungen von Experten und Verantwortlichen ändern sich täglich. Das heißt auch für Sie als Veranstalter: Denken Sie dynamisch. Wir alle gehen durch eine emotionale Phase - dennoch sollte Kommunikation nicht zu kurz kommen. Nehmen Sie die Emotionen Ihrer Partner, Sponsoren und Kunden ebenfalls ernst und begegnen Sie diesen offen. Gestehen Sie sich selbst und Ihren "Gesprächspartnern" Unwissenheit und Unsicherheit ein.
