Covid-19 Spezial

Eventbranche und Covid-19: Stillstand, Digitalisierung, neue Formate

Bettina Knauer

Bereits im März 2020 beschrieb Matthias Horx die Welt nach Corona folgendermaßen: „Wir werden uns wundern, wie schnell sich plötzlich Kulturtechniken des Digitalen in der Praxis bewährten. Tele- und Videokonferenzen, gegen die sich die meisten Kollegen immer gewehrt hatten (der Business-Flieger war besser) stellten sich als durchaus praktikabel und produktiv heraus. Lehrer lernten eine Menge über Internet-Teaching. Das Homeoffice wurde für Viele zu einer Selbstverständlichkeit – einschließlich des Improvisierens und Zeit-Jonglierens, das damit verbunden ist.“

Blicken wir auf die vergangenen Wochen zurück, so haben sich schon einige Thesen bewahrheitet. Covid-19 ist der Beschleuniger der Digitalisierung, wie sie kaum ein CMO oder CTO vorantreiben konnte. Videokonferenzen, digitale Events in allen Formaten und Home-Office gehören bereits heute zur Selbstverständlichkeit. Doch wie geht es mit den Offline-Events weiter? Was ist wieder erlaubt und wie schützen wir unsere Mitarbeiter und Eventteilnehmer? Genau darum geht es in diesem Blogbeitrag.

Die MICE-Branche fährt langsam wieder hoch

2020 hätten allein in Deutschland laut Messedatenbank m+a Expodatabase 1.551 Messen stattfinden sollen; 1.003 davon im ersten Halbjahr. Lediglich 438 Messen haben es vor dem Lockdown noch geschafft. Das von GCB, EVVC und EITW veröffentlichte Meeting- und Eventbarometer, mit Fokus auf die Auswirkungen des Coronavirus, verdeutlicht diese Entwicklung ebenfalls.

Meeting- und Eventbarometer: Mehr als die Hälfte aller Veranstaltungen wurde abgesagt, rund ein Drittel wurde vorerst verschoben (Stand 30. März 2020)
Meeting- und Eventbarometer: Mehr als die Hälfte aller Veranstaltungen wurde abgesagt, rund ein Drittel wurde vorerst verschoben (Stand 30. März 2020)

Doch es zeichnet sich ein Lichtblick am Ende des Tunnels ab. Für das zweite Halbjahr 2020 verzeichnet die m+a Datenbank ein Plus von 22 Prozent bei den veröffentlichten Messeterminen – vor allem verursacht durch die dorthin verschobenen Termine.
 

Warum Messen besondere Großveranstaltungen sind

Großevents wie Festivals und Konzerte bleiben nach wie vor bis zum 31. August untersagt. Allerdings haben die zuständigen Behörden Fachveranstaltungen wie Messen – die bisher wie alle anderen Großveranstaltungen betrachtet wurden – davon inzwischen ausgenommen und gestatten den Bundesländern deren Durchführung unter Beachtung strenger Sicherheitsvorkehrungen. Dafür hatten sich in den vergangenen Wochen und Monaten vor allem die Vertreter der Verbände FAMAB und AUMA eingesetzt. Denn Messen seien, so Jörn Huber, Vorstandsvorsitzender des FAMAB, professionelle und sehr gut steuerbare Veranstaltungen, die mit einem Minimum an Risiko durchgeführt werden könnten.

Eine ausführliche Auflistung der Vorschriften in den einzelnen Bundesländern finden Sie auch auf den Websites der Bundesregierung sowie des Rechtsanwalts Thomas Waetke.

Auch kleinere B2B-Events müssen differenziert beurteilt werden

Covid-19 hat sich in den jeweiligen Bundesländern unterschiedlich stark verbreitet. Daher wird nun auch die differenzierte Betrachtung von weiteren Veranstaltungen möglich. Darüber entscheiden ebenfalls die Bundesländer in eigener Verantwortung. So empfiehlt der EVVC beispielsweise, im ersten Schritt B2B-Veranstaltungen zu gestatten. Sie seien gut zu steuern, der Teilnehmerkreis wäre nachvollziehbar.

EVVC Positionspapier zur Wiederinbetriebnahme

In einem Positionspapier des EVVC finden Veranstalter, Locations und Betreiber eine Maßnahmenliste für ihre Sicherheitskonzepte:

  • mehr Abstand durch die Reduzierung der Personendichte auf maximal eine Person pro vier Quadratmeter
  • mehr Abstand zwischen Sitzplätzen von mindestens 1,5 Meter in alle Richtungen
  • Verbreiterung der Gänge von 1,2 Meter auf 2,4 Meter
  • strenge Einhaltung von Hygienemaßnahmen
  • qualifiziertes Einlass- und Auslassmanagement sowie eine angepasste Besuchersteuerung

Gerade die Betreiber von Messegeländen, Kongresshäusern und -hotels, Multifunktions- und Stadthallen in Deutschland sind im internationalen Vergleich modern ausgestattet und auf höchstem technischen Niveau. Die geforderten Sicherheitsmaßnahmen und Hygieneregeln können sie somit zuverlässig umsetzen.

Stufenplan von RIFEL und FAMAB

Gemeinsam mit dem Research Institute for Exhibition and Live-Communication (RIFEL) hat der FAMAB bereits einen Stufenplan mit konkreten Handlungsempfehlungen entwickelt und den politischen Entscheidungsträgern vorgelegt.

Der Stufenplan sieht dabei drei Szenarien für Schutzleitlinien vor, die die Durchführung von Veranstaltungen ermöglichen. In Kürze stellen wir Ihnen diese hier vor, die Details dazu finden Sie in den Handlungsempfehlungen. 

  • Schutzleitlinie A:
    Veranstaltungen können grundsätzlich durchgeführt werden, wenn sichergestellt werden kann, dass während der gesamten Veranstaltungsdauer alle involvierten und anwesenden Personen nachweislich nicht mit Covid-19 infiziert sind beziehungsweise bereits eine Immunität erlangt haben. Dafür müssen Veranstalter eine manipulationssichere Teilnehmerliste führen und die Nutzung einer Tracing-App wird ausdrücklich empfohlen. Ergänzend dazu gelten weiterhin die gültigen und bekannten Hygienevorschriften des RKI.
  • Schutzleitlinie B:
    Können die Maßnahmen aus Schutzleitlinie A nicht sichergestellt werden, sind Veranstaltungen dann möglich, wenn zusätzlich Mindestabstand sowie weitere Hygienekonzepte eingehalten werden. Hierzu bedarf es einer Risikoanalyse.
  • Schutzleitlinie C:
    Sollten Mindestabstände nicht umsetzbar sein, gelten erhöhte Hygienebedingungen und Hygienemaßnahmen. Diese sind in der Risikoanalyse ausdrücklich zu benennen und behördlich zu genehmigen.

Diese Schutzleitlinien sollen anhand eines Stufenleitplanes für die Bewertung der maximal zulässigen Personenzahl bei Veranstaltungen zusätzlich reguliert werden. Somit werden flexible Anpassungen an die jeweilige regionale Situation ermöglicht.

Die Bemessung der Abstufungen wird in vier Phasen vorgenommen; basierend auf der Basis-Reproduktionsrate (R0) sowie der Herkunft der Besucher.

Handlungsempfehlungen des RKI

Das RKI hat ebenfalls Handlungsempfehlungen zur Durchführung von Großveranstaltungen herausgegeben und unterscheidet dabei die Risikoneigung

  • durch die Zusammensetzung der Teilnehmer,
  • aufgrund der Art der Veranstaltung
  • sowie des Veranstaltungsortes.

Darüber hinaus empfehlen die Experten vom RKI folgende Maßnahmen, um das Risiko einer Übertragung und weiterer Folge-Ausbrüche zu verringern:

  • eine angemessene Belüftung des Veranstaltungsortes
  • aktive Information der Teilnehmer über Hygienemaßnahmen
  • reduzierte Teilnehmerzahl
  • Ausschluss von Personen mit akuten respiratorischen Symptomen
  • Eingangsscreening auf Risikoexposition und/oder Symptome
  • Verzicht auf enge Interaktion der Teilnehmer
  • Veranstaltungsverschiebung oder Absage

Für das RKI ist eine der zentralen Maßnahmen die Verfolgung von Kontakten und damit die Unterbrechung von Infektionsketten. Können Sie das in Ihrem Sicherheitskonzept nachweisen, ist die Risikoneigung Ihrer geplanten Veranstaltung geringer einzustufen.

Hybride und virtuellen Veranstaltungen sind auf dem Vormarsch

Wie stark und wie lange die Corona-Pandemie die Veranstaltungsbranche beeinflussen wird, ist derzeit unklar. Eines scheint jedoch sicher: Sie wird den Trend zu digitalen und hybriden Formaten verstärken. Diese Ansicht scheint die Branche zu teilen – das machen die Zahlen des aktuellen Meeting- und Eventbarometers deutlich. Während bis Anfang März nur 27 Prozent der Anbieter hybride und räumlich verteilte Veranstaltungen als zukunftsweisend bezeichneten, waren es nach dem 9. März bereits 60 Prozent der Befragten. Ein ähnliches Bild zeigt der Blick auf die Bewertung virtueller Veranstaltungen durch die Veranstalter: Vor Corona antworteten 47 Prozent der Befragten, virtuelle Formate seien „ausbaufähig“. Wenig später lag diese Zahl bereits bei 75 Prozent.

Diese Meinung vertritt auch unsere Geschäftsführerin Kati Rittberger: „Die Digitalisierung der Branche war schon im Gange, jetzt wird sie beschleunigt. Sehr vieles spricht dafür, dass virtuelle Events auch für künftige Offline-Events eine wertvolle Erweiterung darstellen werden und diese hybriden Formate der neue Standard nach der Krise sind.“ Sie ergänzt aber auch: „Wir werden wieder Onsite-Veranstaltungen planen. Und wir werden es sehr zu schätzen wissen, wieder persönlich auf Events unterwegs sein zu können, anderen Leuten die Hände zu schütteln und bei einem Drink nach den Vorträgen Erfahrungen auszutauschen. Dieses Bedürfnis nach persönlicher Begegnung wird wesentlich zur Wiederbelebung der Branche – vermutlich in neuem Gewand – beitragen. Bis dahin sehen wir uns online.“

Kati Rittberger über Covid-19 und die Eventbranche: Die Digitalisierung der Branche war schon im Gange, jetzt wird sie beschleunigt.

Fazit

Auch wenn es noch eine Weile dauern wird, bis Veranstaltungen wieder auf dem Niveau der Zeit vor Corona stattfinden können, so glauben Experten und auch wir an eine Wiederbelebung der Branche. Zum einen aufgrund unseres Bedürfnisses nach persönlicher Begegnung, zum anderen, weil allein in den letzten Wochen viele kreative Geschäftsmodelle entstanden sind – für digitale und für hybride Events – die vermutlich bestehen bleiben.

XING Events Tipp: Mit uns an Ihrer Seite werden sowohl Ihre Offline- als auch Ihre Online-Events erfolgreich!

Speziell für Ihre virtuellen Veranstaltungen bieten wir Ihnen: 

  • Eine auf dem deutschsprachigen Markt einzigartige und direkte Verknüpfung mit GoToWebinar sowie Anbindungen an weitere Tools wie Zoom, EXPO-IP und viele mehr – in Kombination mit unserer Online-Registrierung ermöglichen wir Ihnen so die einfache Leadgenerierung oder den komfortablen Ticketverkauf; die digitalen Zugangsdaten versenden wir natürlich per Mail an Ihre Teilnehmer
  • Ein dreistufiges Konzept für die optimale Vermarktung von Business-Events, möglich dank unserer exklusiven Anbindung an das Business-Netwerk XING – hier erreichen Sie rund 18 Millionen Mitglieder und sprechen mit gezielten Marketing-Maßnahmen genau die richtige Zielgruppe an
  • Eine intelligente Event-Analyse, die Ihnen laufend zeigt, wie Ihre Veranstaltung performt – vergleichen Sie Ihr Event mit ähnlichen Veranstaltungen, werten Sie Ihre Marketing-Maßnahmen aus und sorgen Sie so dafür, dass Ihre Ergebnisse am Ende stimmen

Bettina Knauer Content Marketing & PR Manager, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund sieben Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

Close

XING Events logo download

Laden Sie unser Logo-Kit herunter

Schnappen Sie sich die ZIP-Datei mit unserem Logo.

Close